Pasta apvienošana programmā Word - vienkāršs ceļvedis

Vai vēlaties nosūtīt personiskas vēstules vairākiem adresātiem un personalizēt sveicienu? To varat izdarīt ātri un vienkārši, izmantojot Microsoft Word pasta apvienošanas funkciju. Šajā rokasgrāmatā ir parādīts, kā noteikt saņēmējus, izmantojot Excel izklājlapu, un kā pareizi lietot dažādas uzrunas formas, piemēram, "kungs" un "kundze". Uzreiz ķersimies klāt un kopīgi izstaigāsim efektīvas pasta apvienošanas izveides soļus.

Galvenās atziņas

• Jūs uzzināsiet, kā izveidot un pielāgot pasta apvienošanu programmā Word.
• Izmantojot Excel sarakstu, būs viegli pārvaldīt saņēmēju datus.
• Apsveikuma formātus var dinamiski pielāgot, lai piešķirtu personisku raksturu.

Soli pa solim sniegtas instrukcijas

Lai izveidotu pasta apvienošanu programmā Word, rīkojieties šādi:

1. solis: Sākt pasta apvienošanu

Vispirms atveriet programmu Microsoft Word. Pārejiet uz cilni "Pasta sūtījumi" un izvēlieties iespēju "Sākt pasta apvienošanu". Pēc tam noklikšķiniet uz "Vēstules", lai sāktu pasta apvienošanas procesu.

Solis 2: Izvēlieties saņēmēju sarakstu

Pēc tam ir jāizvēlas saņēmēju saraksts. Jums ir iespēja vai nu ievadīt jaunu sarakstu, vai izmantot esošo sarakstu, vai izvēlēties Outlook kontaktus. Šajā rokasgrāmatā mēs izmantosim Excel izklājlapu, kas saglabāta jūsu darbvirsmā.

Solis Nr. 3: Saņēmēja datu rediģēšana

Tagad varat rediģēt saņēmēju sarakstu. Izmantojot datu avotu, kas mūsu ceļveža piemērā nosaukts par "Address list.xls", varat pievienot adreses, meklēt dublikātus vai filtrēt pēc noteiktiem kritērijiem. Tiek parādīts pārskats par uzvārdu, vārdu un nosaukumu.

Solis Nr. 4: Pievienojiet adrešu bloku

Tagad pievienojiet adrešu bloku, noklikšķinot uz "Address block". Šeit varat izvēlēties atbilstošus lauciņus sveicienam un adresei. Word automātiski atpazīst laukus, lai nepieciešamā informācija tiktu vienkārši pārnesta.

Solis 5: Pārbaudiet priekšskatījumu

Ir svarīgi pārbaudīt vēstules priekšskatījumu. Jūs varat redzēt, kā vēstulē būs redzama adrese un cits saturs. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz "Rādīt priekšskatījuma rezultātus", lai pārliecinātos, ka viss ir sakārtots pareizi.

Solis 6: Pievienojiet tematu un datumu

Tagad sagatavotajā dokumentā varat ievietot vēstules tematu. Piemēram, ierakstiet "Testu sērijas vēstule" un pievienojiet datumu. Tas piešķir jūsu vēstulei formālu struktūru.

7. solis: Dinamiski ievietojiet sveicienu

Lai pielāgotu sveicienu, izmantojiet ar lielajiem burtiem rakstītās komandas. Varat izmantot funkciju, lai atšķirtu "Cienījamais kungs" un "Cienījamā kundze", pamatojoties uz jūsu Excel sarakstā esošajiem datiem.

8. solis: Turpiniet pasta apvienošanu

Tagad izveidojiet vēstules tekstu atbilstoši savām vajadzībām. Varat uzrakstīt vispārīgu tekstu, kas attiecas uz visiem saņēmējiem. Pārliecinieties, ka tas ir visaptverošs un pievilcīgs.

Solis 9: pārbaudiet, vai nav kļūdu

Pirms pasta apvienošanas pabeigšanas veiciet kļūdu pārbaudi. Varat klikšķināt pa atsevišķām adresēm un pārliecināties, vai nav kļūdu adrešu formātos vai adrešu datos.

10. posms: izdrukājiet vai nosūtiet pasta apvienošanu

Tagad, kad pasta apvienošana ir pabeigta un izskatās labi, atgriezieties cilnē "Mailings" un noklikšķiniet uz "Finish and merge". Tur jums ir iespēja izdrukāt dokumentu, nosūtīt to pa e-pastu vai saglabāt dokumentus turpmākai apstrādei.

Solis 11: Ievietojiet papildu laukus

Ja nepieciešams, varat vēstulē integrēt papildu atsevišķus laukus, piemēram, tālruņa numurus. Izvēlieties attiecīgās kolonnas no Excel faila, lai izveidotu papildu personalizācijas vērtību.

12. solis: Pabeigšana

Pēc visiem šiem soļiem jūs esat veiksmīgi izveidojis vēstuli pasta apvienošanai. Tagad varat saglabāt savu dokumentu un nosūtīt vai izdrukāt to, kā vēlaties.

Kopsavilkums

Šajā rokasgrāmatā jūs uzzinājāt, kā viegli un efektīvi izveidot pasta apvienošanas vēstuli, izmantojot Microsoft Word. Jūs esat izgājuši cauri visam procesam, sākot no saņēmēju saraksta un personalizēta sveiciena izvēles līdz galīgajai rediģēšanai un vēstules drukāšanai vai nosūtīšanai.