Darbs ar lieliem dokumentiem prasa ne tikai organizētību, bet arī efektivitāti. Jo īpaši plaši izmantotā teksta apstrādes programma Microsoft Word ļauj jums komandā izstrādāt sarežģītus dokumentus. Pateicoties filiāļu un centrālo dokumentu funkcijai, Word ļauj strukturēti apstrādāt lielas teksta vienības, piemēram, grāmatas vai pārskatus, kas sastāv no dažādām sadaļām. Šajā rokasgrāmatā es jums parādīšu, kā izmantot kontūru skatu, lai efektīvi pārvaldītu un rediģētu dokumentus.
Galvenie secinājumi
- Kontūru skats programmā Word ir noderīgs rīks dokumentu strukturēšanai.
- Dokumentu atzarojums ļauj eksportēt dokumenta sadaļas, lai tās rediģētu atsevišķi.
- Centrālie dokumenti apvieno visus filiāļu dokumentus atpakaļ vienotā darbā, nezaudējot formatējumu.
Soli pa solim
1. Izveidojiet jaunu dokumentu
Palaidiet programmu Microsoft Word un izveidojiet jaunu dokumentu. Piemēram, kā galveno virsrakstu varat izmantot tēmu Eiropa un zem tās iekļaut dažādas sadaļas. Aizpildiet tekstu pēc vajadzības, lai izveidotu sākotnējo struktūru.
2. Aktivizējiet kontūru skatījumu
Pārslēdziet uz kontūru skatu, lai labāk vizualizētu un rediģētu dokumenta satura hierarhiju. Šis skats sniedz jums skaidru pārskatu par esošajām sadaļām un to struktūru.
3. strukturējiet dokumentu
Pievienojiet apakšvirsrakstus atsevišķām valstīm, piemēram, Vācijai un Austrijai. To var izdarīt, attiecīgi formatējot tekstu un izmantojot Word kontūru funkcijas, lai attēlotu hierarhiju.
4. Atdaliet sadaļas
Ja dokuments kļūst apjomīgāks, varat atdalīt kādu konkrētu daļu, piemēram, Austrijas sadaļu. Atlasiet virsrakstu Austrija un noklikšķiniet uz "Rādīt dokumentu", lai nodalītu sadaļu.
5. izveidojiet dokumenta filiāli
Pēc Austrijas sadaļas atlases izvēlieties iespēju izveidot jaunu filiāles dokumentu. Šis dokuments tiek saglabāts atsevišķi, un to var rediģēt citas personas. Tas ir īpaši noderīgi, ja komandas kolēģi strādā pie dažādām sadaļām.
6. saglabājiet filiāles dokumentu
Saglabājiet jaunizveidoto filiāles dokumentu. Pārbaudiet Windows Explorer, vai fails ir izveidots kā "Austria.docx". Tas parāda, ka struktūra un saturs ir saglabāts pareizi.
7. rediģējiet nozares dokumentu
Atveriet filiāles dokumentu, lai veiktu izmaiņas. Piemēram, varat pievienot tekstu, lai sniegtu vairāk informācijas. Rediģēšana ir neatkarīga no galvenā dokumenta, kas nodrošina elastību.
8 Atgriezties galvenajā dokumentā
Aizveriet filiāles dokumentu un atgriezieties galvenajā dokumentā. Šajā dokumentā tagad būtu jāredz saite uz jūsu filiāles dokumentu, kas ļauj atkal apskatīt visas Austrijā veiktās izmaiņas.
9. Ievietojiet filiāles dokumentus
Lai filiāles dokumentu ievietotu savā centrālajā dokumentā, atgriezieties kontūras skatā un noklikšķiniet uz opcijas "Izvērst filiāles dokumentu". Tādējādi visi dati no filiāles dokumenta tiks ievietota atpakaļ jūsu centrālajā dokumentā.
10. visa faila rediģēšana
Izmantojot centrālo dokumentu, jums tagad ir pilnīgs pārskats par visām rediģētajām daļām. Jūs varat apkopot visas izmaiņas vienā failā un pielāgot visu dokumentu, nezaudējot sākotnējo formatējumu. Pārliecinieties, ka visas izmaiņas ir saglabātas.
11. Pārvaldīt saites
Ja vēlaties noņemt saiti uz filiāles dokumentu, varat to pārvaldīt kontūru skatā. Tas ļauj jums izlemt, vai noteiktām sadaļām jāturpina būt saistītām vai arī tām jāpaliek kā atsevišķiem failiem.
12. Optimizēt dokumentu pārvaldību
Šī dokumentu pārvaldības metode var būt ļoti noderīga komandas projektos, kuros piedalās vairāki cilvēki. Tas rada kārtību rediģētajā saturā, kas optimizē sadarbību un saglabā skaidrību.
Apkopojot
Izmantojot konspekta skatu programmā Microsoft Word, izveidojot atzarojuma dokumentus un integrējot tos atpakaļ centrālajā dokumentā, varat efektīvi pārvaldīt lielas teksta vienības. Šāda struktūra ļauj viegli strādāt komandā un nodrošina, ka visi formāti un saturs paliek neskarti, kad tos atkal apvieno.
Biežāk uzdotie jautājumi
Kuras Word versijas atbalsta atzarojuma un centrālos dokumentus?Word 2013 un 2016 atbalsta šīs funkcijas.
Kā pareizi saglabāt atzarojuma dokumentu?Atzarojuma dokumentu var saglabāt tieši no kontūras skata.
Kas notiek ar formatējumu apvienošanas laikā? Formatējums tiek saglabāts, kad filiāļu dokumentus integrējat centrālajā dokumentā.
Vai es varu redzēt izmaiņas filiāles dokumentā, kamēr strādāju centrālajā dokumentā? Jā, izmaiņas var tikt atjauninātas kontūras skatā.
Vai vairāki cilvēki vienlaikus var strādāt pie dažādiem filiāļu dokumentiem? Jā, tā ir šīs metodes galvenā priekšrocība, jo katrs var strādāt pie savas daļas.
