Spēja skaidri un efektīvi sazināties ir viena no projektu vadības pamatprasmēm. Labi izstrādāta saziņas plāna nozīme bieži vien netiek pietiekami novērtēta. Tomēr tas var būt izšķirošs, lai noteiktu, cik labi informētas ir projekta ieinteresētās puses un cik raiti norit sadarbība. Šajā rokasgrāmatā uzzināsiet, kā izveidot efektīvu saziņas plānu, lai nodrošinātu, ka visas ieinteresētās puses ir informētas par projekta pašreizējo stāvokli.
Galvenie secinājumi
- Komunikācijas plāns palīdz noteikt dažādas ieinteresētās personas un to vajadzības pēc informācijas.
- Pareizo saziņas līdzekļu izvēle ir izšķiroša projekta veiksmīgai norisei.
- Projekta komunikācijas matrica nodrošina strukturētu pamatu efektīva plāna izstrādei.
Soli pa solim
Solis Nr. 1: Ieinteresēto pušu identificēšana
Vispirms ir jāsagatavo pārskats par projekta ieinteresētajām personām. Tās ir klienti, klienti, komandas locekļi, piegādātāji un citas attiecīgās grupas. Padomājiet, kuras grupas ir iesaistītas jūsu konkrētajā projektā, un pierakstiet tās.
Solis Nr. 2: Izvēlieties saziņas līdzekļus
Nākamais uzdevums ir noteikt katrai ieinteresēto personu grupai piemērotus saziņas līdzekļus. Apsveriet, vai piemēroti ir e-pasti, klātienes tikšanās, prezentācijas vai statusa ziņojumi. Ir svarīgi, lai jūs pielāgotu izmantotos saziņas kanālus ieinteresēto personu vajadzībām.
posms: analizējiet ieinteresēto personu prasības
Katrai ieinteresētajai pusei ir atšķirīgas prasības un gaidas attiecībā uz projekta komunikāciju. Analizējiet, kas katrai ieinteresētajai pusei ir nepieciešams un cik bieži tā vēlas saņemt informāciju. Tas palīdzēs jums precizēt saziņas stratēģijas un nodrošināt efektīvu informācijas plūsmu.
4. solis: Aizpildiet projekta saziņas matricu
Tagad ir jāveic īpaši svarīgs uzdevums: projekta komunikācijas matrica. Šī matrica palīdz jums sasaistīt visas ieinteresētās puses, saziņas līdzekļus un saziņas biežumu. Šeit ierakstiet, kā vēlaties informēt attiecīgās ieinteresētās puses par projekta statusu.
Solis Nr. 5: Plānojiet elastīgumu
Saziņas plānā ir svarīgi paredzēt elastīgumu. Dažkārt neparedzētas situācijas vai izmaiņas projekta grafikā var nozīmēt, ka jums ir jāpielāgo savas saziņas stratēģijas. Saglabājiet visu atvērtu, lai varētu ātri un efektīvi reaģēt.
6. solis: Saņemiet atgriezenisko saiti
Kad esat izveidojis saziņas plānu, jums ir jāiegūst atsauksmes no attiecīgajām ieinteresētajām personām. Viņu atsauksmes var palīdzēt novērst nepilnības un uzlabot plānu. Izmantojiet šo informāciju, lai pārliecinātos, ka jūsu plāns darbojas visiem iesaistītajiem.
7. posms: īstenojiet saziņas plānu un regulāri to pārskatiet
Komunikācijas plāns ir tik labs, cik labs ir tā īstenošana. Īsteno noteiktos komunikācijas pasākumus un pārliecinieties, ka regulāri pārskatāt un koriģējat plānu. Katrs saziņas plāns ir dzīvs dokuments, un tas ir jāpielāgo atbilstoši projekta gaitai.
Kopsavilkums
Labi pārdomāts komunikācijas plāns ir veiksmīgas projekta vadības pamats. Identificējot ieinteresētās puses, izvēloties piemērotus saziņas līdzekļus un regulāri meklējot atgriezenisko saiti, jūs varat nodrošināt, ka visi iesaistītie ir optimāli informēti. Sāciet strādāt pie sava komunikācijas plāna jau šodien un optimizējiet projekta komunikāciju.
