Lai veiksmīgi pārvaldītu projektu, ir ļoti svarīgi izprast ieinteresēto pušu vēlmes un vajadzības. Šajā pamācībā uzzināsiet, kā noteikt ieinteresētās puses un iekļaut to prasības projekta plānošanā. Ņemot vērā dažādas interešu grupas, jūs ne tikai radīsiet skaidrību, bet arī samazināsiet iespējamos konfliktus. Pāriesim tieši pie lietas būtības un aplūkosim nepieciešamos soļus, kas palīdzēs jums veikt šo svarīgo uzdevumu.
Galvenās atziņas
- Ieinteresētās puses ir visi, kas ietekmē projektu vai kurus projekts ietekmē.
- Rūpīga ieinteresēto pušu identificēšana ļauj uzlabot saziņu un līdz minimumam samazināt konfliktus.
- Jums ir regulāri un pārredzami jāinformē ieinteresētās puses par to, ko tās sagaida.
Soli pa solim ieinteresēto personu analīzes ceļvedis
Solis Nr. 1: Ieinteresēto pušu identificēšana
Pirmais ieinteresēto personu analīzes solis ir identificēt visas attiecīgās ieinteresētās personas. Tas ietver gan iekšējās, gan ārējās ieinteresētās personas. Padomājiet, kuras personas un organizācijas ir kaut kādā veidā saistītas ar jūsu projektu. Sāciet ar savu produktu vai pakalpojumu un pēc tam iziet cauri dažādiem ražošanas procesa posmiem.
Piemēram, apsveriet, kas ir jūsu produkta tiešie patērētāji, piemēram, pārdošanas nodaļas darbinieki vai loģistikas partneri. Attiecībā uz tādu produktu kā bezalkoholiskais dzēriens jūs varētu noteikt pircējus lielveikalā, lielveikala vadītāju un veikala darbiniekus. Taču tās nebūt nav visas ieinteresētās puses, kas iesaistītas šajā procesā.
Padomājiet arī par to tiešsaistes klientu vajadzībām, kuri iepērkas jūsu interneta veikalā. Apsveriet arī iekšējās ieinteresētās puses, piemēram, darbiniekus, kas uzņēmumā ir atbildīgi par produkta iepakošanu vai tirdzniecību. Visām šīm ieinteresētajām personām ir nozīme jūsu projektā.
2. solis: klasificējiet ieinteresētās personas
Kad esat izveidojis ieinteresēto personu sarakstu, nākamais solis ir klasificēt tās. Ir svarīgi sarindot ieinteresētās personas pēc to ietekmes un ieinteresētības projektā. Izmantojiet vienkāršu matricu, lai noteiktu, kurā kategorijā ietilpst katra ieinteresētā persona.
Klasifikāciju var veikt četrās galvenajās kategorijās:
- Augsta ietekme, augsta ieinteresētība
- Liela ietekme, maza ieinteresētība
- Zema ietekme, liela ieinteresētība
- zema ietekme, zema ieinteresētība
Šī kategorizācija ļauj noteikt prioritātes, kā sazināties un mijiedarboties ar dažādām ieinteresētajām personām.
3. solis: analizējiet ieinteresēto personu gaidas
Nākamajā solī jums jāanalizē identificēto ieinteresēto personu gaidas un vajadzības. Kāpēc tās ir ieinteresētas jūsu projektā? Ko viņi no jums sagaida? Ir svarīgi noteikt un izprast ieinteresēto personu prioritātes, lai jūs varētu uz tām reaģēt.
Izveidojiet dokumentu, kurā fiksēsiet katras ieinteresētās puses svarīgākās cerības. Tas varētu ietvert produkta kvalitāti, ilgtspēju, godīgu cenu vai salīdzināmu informāciju par produktu. Mūsu piemērā vides aizsardzības iestāde varētu pieprasīt, lai viss iepakojums būtu videi draudzīgs. Šis punkts noteikti ir jāņem vērā.
4. solis: Izstrādājiet saziņas stratēģiju
Kad ir noteiktas ieinteresētās personas un to vēlmes, ir pienācis laiks izstrādāt saziņas stratēģiju. Šeit ir svarīgi izlemt, kā un kad vēlaties sazināties ar ieinteresētajām personām, lai tās būtu efektīvi informētas par projekta norisi.
Piemēram, jūs varētu plānot regulāru atjauninājumu nosūtīšanu pa e-pastu, rīkot informatīvus pasākumus vai pat tikties klātienē. Komunikāciju var organizēt dažādi atkarībā no ieinteresēto personu kategorijas: Galvenās ieinteresētās personas ar lielu ietekmi regulāri jāinformē par visiem notikumiem, savukārt mazāk ietekmīgās ieinteresētās personas var apmierināt ar vispārīgiem jaunumiem.
posms: Saņemiet atsauksmes un veiciet pielāgojumus
Pēdējais šā procesa posms ir nepārtraukti vākt ieinteresēto personu atsauksmes un vajadzības gadījumā veikt korekcijas. Projekta gaitā ieinteresētajām personām var rasties jaunas vajadzības vai mainīties to gaidas. Tāpēc ir ļoti svarīgi saglabāt elastību un vajadzības gadījumā pielāgot projekta plānus šīm prasībām.
Atgriezenisko saiti var iegūt dažādos veidos, tostarp aptaujās, klātienes sanāksmēs vai atsauksmju veidlapās. Pārliecinieties, ka ieinteresētās personas jūtas uzklausītas un ka viņu vēlmes tiek uztvertas nopietni. Atklāta saziņa var palīdzēt agrīnā posmā atpazīt iespējamos konfliktus.
Kopsavilkums - Ieinteresēto pušu analīze projektu vadībā: detalizēti norādījumi
Visaptverošas ieinteresēto pušu analīzes veikšana ir galvenais priekšnoteikums veiksmīgai projekta vadībai. Identificējot un iedalot ieinteresētās personas kategorijās un izprotot to vēlmes, jūs varēsiet izstrādāt pamatotas saziņas stratēģijas. Atgriezeniskā saite ir atslēga, lai saglabātu elastību projekta īstenošanā.
Biežāk uzdotie jautājumi
Kāda loma projektos ir ieinteresētajām personām?Ieinteresētās personas tieši vai netieši ietekmē projekta gaitu un rezultātus.
Kā noteikt pareizās ieinteresētās personas?Izveidojiet sarakstu, pamatojoties uz produkta nozīmīgumu, ietekmi un interesēm.
Kas man jāiekļauj saziņas stratēģijā? Regulāra atjaunināšana, atgriezeniskās saites mehānismi un saziņas kanāli, piemēram, e-pasts un sanāksmes.
Cik elastīgam jābūt, sazinoties ar ieinteresētajām personām?Vienmēr jābūt atvērtam gaidāmo izmaiņu gadījumā un, ja nepieciešams, jāpielāgo sava pieeja.
Cik bieži jācenšas saņemt atgriezenisko saiti? Ieteicams regulāri saņemt atgriezenisko saiti, lai nodrošinātu, ka ieinteresētās personas jūtas sadzirdētas, un lai veiktu korekcijas.
