Cilvēkiem ar redzes vai citām funkcionālām traucējumiem PDF faila lietderībai nepieciešamas īpašas aprīkojuma pazīmes. Nozīmīgs priekšnosacījums ir faila strukturēšana, kas nodrošina pieejamību neredzīgiem lietotājiem. Šajā struktūrā atšķirīgie elementi, piemēram, 1. vai 2. līmeņa virsraksts, rindkopa, attēls ar īsu aprakstu, tabula vai dekoratīvie elementi, tiek atzīti kā tādi un tādējādi atvieglo lietotājam navigāciju (piemēram, izmantojot tastatūru, nevis peli) un orientāciju. Šie struktūras elementi tiek saukti par tagiem. Šie tagi ļauj loģiski izsekot PDF faila saturu, vadoties pēc skaņas atskaņotāja.
Papildus skaidrībai valodas piešķiršanai un standartizētai zīmju kodēšanai jānosaka skaidrs satura secības un navigācijas palīglīdzekļu veidā izklājāmi grāmatzīmes garākās failos.
Vēl viena veids, kā nodrošināt pieejamību, ir dinamiski pielāgot rindkopu pārrāvumus lielākam zoom faktoram, kā tas ir nepieciešams redzes traucējumu gadījumā, bet arī lasot no viedtālruņa vai planšetdatora. Šī reprezentācija tiek saukta par Aplūkošana Acrobat programmā, un šeit arī atbilstoši strukturēts fails ir ieteicams.
Optimālas priekšnosacījums pieejamībai tiek nodrošinātas, ja jau sākotnējā avota failā, piemēram, Word vai InDesign, tiek izmantotas formātu veidnes. Šajā gadījumā šī struktūra var tikt nodota uz PDF failu, un Acrobat no tā var radīt tagus.
Rīku joslas Pielāgošanas palīglīdzekļos esošajā kategorijā ietilpst struktūras rediģēšanai relevants rīku komplekts. Lietotāja skatījuma pamata iestatījumi var tikt noteikti ar Uzstādījumu palīglīdzekli.
Šajā otrajā ekrānā, ja nepieciešams, var iestatīt īpaši kontrastainus krāsu toņus teksta un fona krāsojumam. Šie var būt cita veida nekā melns un balts noteiktiem redzes traucējumiem.
Šajā vietā var tikt pielāgota arī veidlapu laukumu krāsa.
Pēc klikšķa uz pogas Turpināt nākamajā solī varat veikt iestatījumus attiecībā uz Lasīšanas virzienu. Nepievēršoties ieteiktajam standartam, kurš īpašo virzienu var izveidot no dokumenta, to varat noteikt arī citādi.
Pēc klikšķa uz Turpināt ceturtajā solī var tikt izlemts, vai lasot, izmantojot ekrāna lasītāju, piekļūs tikai redzamajām lapām vai visam dokumentam.
Šeit arī var tikt noteikti pamata iestatījumi attiecībā uz lapu izvietojumu kā atsevišķas vai divu lapu attēlus vai ritināšanu.
Ja zoomam ir jābūt iepriekš iestatītam noteiktā faktorā, aktivizējiet izvēles rūtiņu Pārrakstīt dokumenta zoomu un no nolaišanas izvēlnes izvēlieties vēlamo vērtību.
Pēdējā solī Uzstādīšanas palīglīdzeklī tiek apspriests automātiskā saglabāšana – tā ir atspējota lietotājam, izmantojot ekrāna lasītāju, jo citādi katru saglabāšanas reizi dokuments tiek atkārtoti ielādēts, un skaņas atskaņotājs sāk no jauna.
Spiežot pogu Gatavs, šie pamatuzstādījumi tiek saglabāti.
Lai pārbaudītu atvieglošanas svarīgās īpašības atvērtajā dokumentā, noklikšķini uz ieraksta Tas pilnīga satura un īpašo virzienu pilnīgā pārbaude rīku joslā.
Pirms pārbaudes iedarbināšanas vēl var tikt precizēti dažādi aspekti, piemēram, izvades ziņojuma saglabāšanas vieta, iekļaujamās lapas vai pārbaudes jomai, uz kuru tiks vērsta pārbaude (lapu saturs, veidlapas un tabulas, alternatīvo tekstu un virsrakstus vai visu dokumentu). Pēc tam noklikšķini uz Sākt pārbaudi.
Acrobat tagad analizē pašreizējo dokumentu un rezultātu parāda navigācijas cilnes Pieejamības pārbaude kreisajā ekrāna malā kā koku struktūrā. Šī pārskata kategorizācija ietver sekcijas tādas kā Dokuments, Lapu saturs, veidlapas, Alternatīvā informācija, Tabulas, Virsraksti utt., kuras var atvērt, noklikšķinot uz iepriekšēji ielādes pluss zīmes.
Kā alternatīvu šim priekšrocībam ar klikšķi uz Konteksta izvēlnes simbola vari aplūkot atvieglojošo snieguma ziņojumu.
Šajā tabulā tiek parādīti noteikumi, pēc kuriem tika pārbaudīts dokuments, īss apraksts par noteikumu un pārbaudes rezultāts. Noteikumi ir saistīti ar Adobe palīdzības lapām, …
… kurās tiek precīzi aprakstīts, kā rīkoties gadījumā, ja pārbaude nav bijusi veiksmīga.
Izvēlgalībās atvieglojošās snieguma ziņojumā vari to pievienot kā pielikumu PDF dokumentam (piemēram, lai citam lietotājam turpinātu rediģēšanu) vai atvērt kā HTML failu.
Ērtākais veids, kā pārbaudīt faila pieejamību, ir izmantojot ar standarta instalāciju piegādāto darbību Padarīt pieejamu, kas ir pieejama darbību palīgu. Pēc klikšķa uz to …
… darbību palīgs atveras un soli pa solim vada lietotāju caur atsevišķajām uzdevuma stadijām, sākot no Virsrakstā, Tēma un Autors norādēm, līdz pat dokumentā atrasto attēlu indeksēšanai un valodas identificēšanai un birkšu pēdējai pieejamības pārbaudei.
Tādējādi arī mazāk pieredzējušam lietotājam izdodas pārveidot PDF failu par pieejamu dokumentu.
