Tussen co-workingruimtes en een thuiskantoor - Stefan Riedl beweegt zich al jarenlang tussen deze twee werkomgevingen. Hij vindt lichtpunten zowel daar als hier - evenals schaduw. En dan is er nog deze vraag: Is het lokale kantoor eigenlijk nog nodig? Een ervaringsverslag ...
E-mails beantwoorden, werkbladen van commentaar voorzien, presentaties voorbereiden en vergaderingen met collega's houden - al deze zaken zijn geen redenen waarom je eigenlijk naar kantoor zou moeten gaan. Of misschien toch wel? Sinds de wereld en alle daarin gewortelde en vertrouwde processen in 2020/21 flink door elkaar zijn geschud als gevolg van de coronapandemie, werd duidelijk dat er geen weg meer terug is als het gaat om digitalisering, de bijbehorende vooruitgang en een nieuw soort arbeidsmodel. Ik beoefen dit model persoonlijk sinds 2013 en wil graag mijn ervaringen met je delen.
Hybride werken en co-working
Hybride werken houdt in dat je een deel van je reguliere werktijd op kantoor, bij het bureau of bedrijf doorbrengt en een ander deel thuis of - voor wie zich daar opgesloten voelt of pijnlijke Lego-stukjes onder de voeten krijgt - in zogenaamde co-workingruimtes. Dit zijn grootschalige kantoorunits die gespecialiseerd zijn in mensen die tijdelijk een werkplek nodig hebben.
Dergelijke aanbiedingen vind je voornamelijk in elke grote stad, en "tijdelijk" heeft in dit geval geen betrekking op deeltijdwerk, maar specifiek op de periode waarin wordt gewerkt. Met een "Daypass" krijg je toegang voor een dag van 9 tot 17 uur, kun je gebruik maken van wifi, printer en koffiezetapparaat en ongestoord je werk van de dag verrichten. Of je boekt voor een paar weken een co-workingruimte voor een opdrachtgerelateerd project, tot aan de laatste optie: je blijft daar praktisch altijd.
In elk geval is één ding duidelijk: Voor dit soort arbeidsmodel heb je niet alleen plezier in autonoom werken nodig. Nee, er moeten ook nieuwe spelregels voor sociale interacties worden gedefinieerd, zodat het beste van de tijd buiten kantoor kan worden benut - het brengt immers zowel uitdagingen als kansen met zich mee.
Voordelen van co-workingruimtes
Sta je voor het eerst in een "co-working", dan begint een spannende dag, vergelijkbaar met die in een nieuw bedrijf: je leert daar een groot aantal 'collega's' kennen, iedereen is bezig met verschillende taken, en dus biedt de ruimte ook een gediversifieerd ecosysteem van talrijke branches en vakgebieden. Alleen lunchen? Alleen als je er zelf op staat. Moderne werkplekken in industriële loft-stijl? Altijd welkom! In zogenaamde denktanks kun je rustig samen "brainstormen", en nieuwe ideeën kunnen rijpen terwijl je bij de printer een gezellig praatje kunt beginnen. Over het algemeen is alles in de werkruimtes zeer gericht op stilte en rust. Bellen is bijvoorbeeld volgens het huisreglement alleen toegestaan in de daarvoor bestemde telefooncellen. Een goed doordacht concept zorgt dus voor een aangename sfeer.
In een co-workingruimte worden veel positieve aspecten gecombineerd: Door de flexibele bezoektijden kun je werk en gezin gemakkelijk combineren. Zelfs als het thuis een chaos is, kan een ontsnapping naar co-working wonderen verrichten. Ook de tijd is beperkt en je kunt heel efficiënt je takenlijst afwerken. 's Avonds nog even snel iets printen aan de gemeenschappelijke printer? Geen probleem. Je meegebrachte lunch in de koelkast bewaren? Werkt net als in elke andere personeelskeuken (al is het maar voor korte tijd).
Talenten kunnen gerekruteerd worden daar waar ze woonachtig zijn, en überhaupt is de woonplaats voor werknemers daardoor vrij te kiezen, zoals mijn persoonlijk voorbeeld laat zien: Terwijl ons bureau gevestigd is in Waren (Müritz), bevind ik me persoonlijk in het zuiden van de Bondsrepubliek, en specifieker in de op twee na grootste stad van Beieren: Augsburg. Er liggen dus ongelooflijke 750 kilometer tussen mij en mijn bazen. Slechte vooruitzichten voor gevoelige patriarchen met een neiging tot het controleren van werknemers.
Voor mensen met een gezond vertrouwen en een prestatiegerichte kijk op de dingen (zoals mijn bazen) is hybride werken daarentegen een logische optie en een efficiënte aanpak. Ook omdat ondernemers profiteren van dergelijke arbeidsmodellen, doordat er minder kantoorruimte hoeft te worden gehuurd en de bijbehorende kosten direct worden bespaard.
Geen twijfel mogelijk: Een dergelijke flexibiliteit verhoogt over het algemeen de tevredenheid van de betrokkenen en de persoonlijke werk-leven-slaap-balans. En uiteindelijk is het bekend uit de natuurwetenschappen dat alles zich voortplant naar zijn eigen soort: Tevreden bazen zorgen voor tevreden werknemers, die op hun beurt zorgen voor tevreden klanten, enzovoort. Een win-win-win situatie dus.
Nadelen van Co-Working-Spaces
Zoals het gezegde luidt: waar veel licht is, is ook veel schaduw. Zoals altijd hangt dit volledig af van het eigen perspectief, maar in sommige gevallen maakt ook gewoon de dosis het gif. Er zijn dus een paar nadelen die zeker overwogen moeten worden, zodat het niet uitmondt in een blijvende frontale aanval op de goede stemming. Het gebeurt misschien minder vaak, maar niet altijd is de Co-Working Space de spreekwoordelijke professionele tuin van Eden van stilte. Onbeschofte collega's, een lawaaierige omgeving, vieze keukens of slecht uitgeruste kantoorunits ... De lijst van mogelijke misstappen kan lang zijn. De lijst van tegenslagen nog langer.
Daar komen dan nog de collaboratieve aspecten bij: wie permanent niet fysiek aanwezig is op kantoor, wordt ook wel eens vergeten door het vaste personeel ter plaatse. Niet uit kwaadwillige opzet, gewoon omdat de moeite om een e-mail te sturen of de telefoon op te nemen simpelweg hoger is dan de medewerkers simpelweg door de open kantoordeur de laatste nieuwtjes toe te roepen. Hieruit ontstaat dan ook bij de thuiswerker of Co-Worker de angst, iets te missen - ongeacht of het nu om zeer explosief nieuws gaat of om een onbeduidend detail.
Omgekeerd missen de collega's ter plaatse vaak gedetailleerde informatie over waar de medewerker weg van de drukte eigenlijk momenteel mee bezig is. Men is er immers nooit, en bij de koelkast of bij de papiervernietiger komt men elkaar ook nooit tegen. Het gebeurt dan ook vaak dat men simpelweg wordt genegeerd. Het leiden van een centraal georganiseerd team vanuit een decentrale positie wordt een evenwichtsoefening. Over teamwork, integratie in de structuur of het inwerken van nieuwe medewerkers hoeven we bij het telewerken niet eens te praten...
Veel van deze nadelen gelden ook voor het thuiswerken. In je eigen vier muren ben je namelijk zonder de juiste technologie gewoon hulpeloos, niet aansluitbaar zonder glasvezel, en zonder een goede HD-camera zie je jezelf minimaal als "wazig" tijdens elke vergadering. Zo wordt er melding gemaakt van een aanzienlijke stijging van schoonheidsoperaties vanwege de vele videovergaderingen tijdens de coronaperiode, zoals gemeld door de ZDF.
Het beste van twee werelden
Corona heeft ons heel wat geleerd, maar drie zaken in het bijzonder die ik in dit verband het vermelden waard vind:
- De technologie, hardware en software moeten gewoon up-to-date zijn. Hiermee doe je niet alleen jezelf als bedrijf een plezier, maar ook de werknemers.
- De waarheid is: Om te doen wat we moeten doen, hoeven velen van ons niet elke dag naar kantoor, een bureau of een bedrijf te gaan.
- Maar alleen thuiswerken maakt latent eenzaam, isoleert mensen van elkaar (en belast soms de portemonnee door schoonheidsoperaties).
Als ondernemer is er dus meer nodig dan simpelweg het personeel naar hun eigen vier muren te sturen in de hoop dat de zaak blijft draaien als voorheen. En voor de werknemer is eigen initiatief en zelforganisatie in aanzienlijke mate nodig om de checklists aan het einde van de dag ook naar tevredenheid van alle betrokkenen af te kunnen vinken. Zo werd het hybride model van de gulden middenweg geboren: Een deel van de tijd breng je door op kantoor en het andere deel thuis of in de Co-Working-Space.
Een fulltime werkschema van de afgelopen decennia, waarbij men simpelweg de tijd doorbracht, is voor de toekomst zeker niet duurzaam. Maar mensen alleen thuis aan zichzelf en hun lot overlaten brengt ook gevaren met zich mee. Niet alleen voor de betrokken persoon, maar ook voor de kracht van het bedrijf: De directe face-to-face ontmoetingen zijn in elk geval essentieel voor ons menselijk welzijn. Ze vormen een belangrijke sociale basis voor communicatie en interactie. Offline zijn er al vanaf 7:30 uur talloze mogelijkheden om non-verbaal met zwaaiende armen een goede stemming te verspreiden, of bij latere ontmoetingen in de cafetaria, het stilstaan in de gang of de twee minuten durende praatje met de collega van de boekhouding.
Uit dergelijke interacties ontstaan ook buiten het werk kansen voor vriendschappen: men praat over het weekend, de hobby, de groei van de familie of sport. En als niemand aan sport doet, dan valt er in ieder geval genoeg te discussiëren over sportevenementen. Elk van deze interacties versterkt de band met deze mensen. En juist deze verbindingen vormen de essentiële voorwaarde voor echt sterke teams, met de bereidheid om bij te springen, de extra mijl af te leggen of vrijwillig een evenement te organiseren. Teams die zich onderscheiden door een tolerante samenwerking en een sterke onderlinge band als een gemeenschap, en pas daardoor in staat zijn tot immense topprestaties.