Korte handleiding en voorbeeld van het bewerken van een factuursjabloon

Hier ontdek je hoe je velden bewerkt in Word en alles bijwerkt in een Word-document. Kort en vervolgens meer gedetailleerd uitgelegd aan de hand van ons Word-factuursjabloonvoorbeeld.

Snelnavigatie

Korte handleiding: velden bewerken in Word en alles bijwerken

Zo schakel je alle veldfuncties in voor het bewerken van velden in Word:

Markeer het volledige document met de sneltoets Ctrl + A.
Open het contextmenu met een rechtermuisklik.
Klik daar op Veldfuncties aan/uit.

Veldfuncties in Word weergeven en verbergen — Om alle velden in Word te bewerken, markeer je het volledige document en kies je via het contextmenu de optie Veldfuncties aan/uit.

Zo kun je alles bijwerken in een Word-document, zoals velden of de inhoudsopgave:

Markeer het volledige document met de sneltoets Ctrl + A.
Druk vervolgens op de toets F9.

Velden bijwerken in Word – algemene werking van de factuursjablonen

Onze factuursjablonen voor Word bevatten velden voor automatische berekening van waarden. Aan de hand van dit voorbeeld leggen we uit hoe je individuele en alle velden van een Word-document bewerkt:

Open na het downloaden de versie van het Word-factuursjabloon met rekenfunctionaliteit. Als je in de achterste kolom klikt waar de totaalprijzen worden berekend, wordt een nummer grijs gemarkeerd. Dit gebeurt omdat dit velden met formules zijn. In het getoonde voorbeeld vermenigvuldigt het veld in de kolom Totaal de opgegeven Hoeveelheid met de bijbehorende Eenheidsprijs.

Velden in Word aan de hand van een factuurvoorbeeld — In dit voorbeeld vermenigvuldigt het veld automatisch de hoeveelheid met de eenheidsprijs.

Als je waarden wijzigt waar een veld voor berekening naar verwijst, blijft het resultaat in het veld in eerste instantie ongewijzigd.

Wijzigingen in de berekeningen vinden in Word niet automatisch plaats. — Na wijziging van de verwijzingen veranderen velden niet direct zelf. In het voorbeeld is de hoeveelheid verlaagd van 7 naar 2, maar de totaalprijs voor deze regel staat nog steeds onjuist op 7.000 €.

Om het veld opnieuw te laten berekenen, moet je het veld bijwerken. Hiervoor zijn er drie mogelijkheden:

Enkelvoudig veld bijwerken via het contextmenu: Klik met de rechtermuisknop op het veld en kies Velden bijwerken.
Enkelvoudig veld bijwerken met een sneltoets: Selecteer het veld door erop te klikken met de linkermuisknop en druk op het toetsenbord op F9.
Alle velden in het Word-document bijwerken: Selecteer de inhoud van je volledige document met Ctrl + A. Druk vervolgens op F9.

Velden in Word bijwerken — Om een enkelvoudig veld bij te werken, klik je er met de rechtermuisknop op en kies je in het contextmenu de optie "Velden bijwerken". Als alternatief selecteer je het veld en druk je op F9.

Alles bijwerken in Word — Alles bijwerken in een Word-document: Selecteer alle inhoud met de sneltoets Ctrl + A en druk vervolgens op F9.

Nieuwe velden toevoegen en bewerken – het personaliseren van het factuursjabloon

Natuurlijk zullen je facturen zelden dezelfde hoeveelheid factuuritems hebben. Als je meer items wilt toevoegen, volg dan deze stappen:

Klik met de rechtermuisknop in de rij van de huidige laatste positie. In het contextmenu selecteer je onder Plakken de optie Rij hieronder plakken.

Nieuwe regel toevoegen aan een Word-tabel — Voorbeeld van het bewerken van een factuursjabloon (Stap 1): Voeg een nieuwe positie toe aan de factuur door in het contextmenu Plakken een extra regel toe te voegen.

Vul de nieuwe regel in met de gewenste waarden. Voor de achterste kolom om de totaalprijzen automatisch te berekenen, neem je gewoon een bestaand veld: Markeer een veld in een van de bovenste regels, kopieer het en plak het in de nieuwe regel.

Velden kopiëren in Word. — Voorbeeld van het bewerken van een factuursjabloon (Stap 2): Kopieer een veld uit een andere regel.

Als je nu de inhoud van het veld bijwerkt, zul je merken dat de waarden onjuist zijn. De reden hiervoor is dat de formule verwijst naar de cellen die in het door jou gekopieerde veld stonden. Je moet de verwijzingen in de formule dus aanpassen.

De formule van een veld kun je bekijken door met de rechtermuisknop op het veld te klikken en Veldfuncties in/uitschakelen te selecteren.

Veldfuncties weergeven voor een veld in Word. — Voorbeeld van het bewerken van een factuursjabloon (Stap 3): Schakel de veldfuncties in voor het gekopieerde veld.

Je kunt nu de verwijzingen aanpassen. De celnummering werkt hier net als in Excel: De telling begint linksboven in de tabel met cel A1.

Voor het getoonde voorbeeld: In de kolom Totaal werd het veld voor de nieuwe positie eerder gekopieerd uit rij 5 van de tabel. Om echter de juiste waarde te berekenen voor rij 6, hebben we de verwijzingen ingesteld op D6 en E6.

Velden bewerken in Word — Voorbeeld van het bewerken van een factuursjabloon (Stap 5): Wanneer je nieuwe regels hebt toegevoegd, dien je de celverwijzingen bij nieuwe velden dienovereenkomstig aan te passen. In het voorbeeld zijn de waarden van voorheen D5 en E5 gewijzigd in D6 en E6.

Belangrijk: Ook de nettoprijs, het bedrag voor de omzetbelasting en het totale factuurbedrag worden automatisch berekend. Dus zodra je nieuwe regels aan je tabel toevoegt, moet je ook de daar ingevoerde verwijzingen aanpassen. Hetzelfde geldt wanneer je bestaande regels verwijdert.

Voor het getoonde voorbeeld: Om ook regel 6 in de onderste totalen op te nemen, moeten de verwijzingen daar ook worden gewijzigd van F5 naar F6.

Nadat je alle formules correct hebt aangepast, schakel je de veldfuncties weer uit (rechtermuisklik > Veldfuncties in/uitschakelen) en werk je de velden bij.

Veldfuncties verbergen en alles bijwerken. — Voorbeeld van het bewerken van een factuursjabloon (Stap 7): Zodra alle verwijzingen correct zijn aangepast, verberg je de veldfuncties opnieuw en werk je het hele document bij.

Alle velden bewerken en alles bijwerken - Tips voor een snelle workflow

Om de factuursjablonen snel aan te passen aan je factuurposities, wordt de volgende workflow aanbevolen:

Open het Word-sjabloon en voeg de regels toe voor alle nieuwe posities op je factuur en voeg de juiste informatie toe voor alle posities. Of verwijder teveel bestaande regels.

Vul de factuursjabloon in Word met posities. — Snelle workflow (Stap 1): Pas de tabel aan zodat al je gewenste posities worden vermeld. Je kunt posities verwijderen of nieuwe toevoegen.

Kopieer nu een van de velden uit de kolom met totaalprijzen en voeg ze toe aan alle nieuwe regels.

Markeer per sneltoets Ctrl + A het gehele document. Klik met de rechtermuisknop en toon via het contextmenu alle veldfuncties.

Alles selecteren en veldfuncties weergeven in Word — Snelle workflow (Stap 3): Markeer het gehele document en toon de veldfuncties.

Wijzig nu de verwijzingen voor alle nieuw toegevoegde velden evenals voor het netto-, btw- en totaalbedrag.

Velden aanpassen in Word. — Snelle workflow (Stap 4): Pas de verwijzingen in de velden aan.

Markeer opnieuw het gehele document, verberg de veldfuncties opnieuw via het contextmenu en druk op F9 om alle velden te actualiseren.

Alles updaten in Word — Snelle workflow (Stap 5): Markeer het gehele document, verberg de veldfuncties en druk op F9 om alles in je document te actualiseren.

Alles bijwerken en velden bewerken.

Helpcentrum startpagina Sjablonen bewerken Word: Sjablonen bewerken