Moderne trends en technologische ontwikkelingen veranderen steeds meer van de dingen waar we aan gewend zijn. Een van deze veranderingen is het indienen van een sollicitatie via e-mail, wat een belangrijke stap is geworden in het proces van het zoeken en vinden van werk. Bedrijven geven zelfs de voorkeur aan een sollicitatie via e-mail, omdat daarmee de stap wordt overgeslagen om bij een afwijzing het sollicitatiemapje per post terug te sturen.
Er zijn een paar zaken om rekening mee te houden bij het versturen van een sollicitatie per e-mail. De juiste opmaak en verzending van de sollicitatie kunnen de eerste indruk die een werkgever van jou heeft aanzienlijk beïnvloeden. In een e-mail met jouw sollicitatiedocumenten komt het aan op elk detail, van het onderwerp tot de correcte bijlagen.
Inhoudsopgave
Waarom is het belangrijk om een sollicitatie per e-mail zo correct mogelijk in te dienen?
De correcte indiening van een sollicitatie per e-mail is de start van een succesvolle zoektocht naar werk. Ten eerste bewijs je hiermee dat je oog hebt voor details en in staat bent om instructies vanaf het begin op te volgen. Werkgevers waarderen sollicitanten die taken zorgvuldig uitvoeren en nauwkeurig op eisen kunnen reageren. Ten tweede toont een goed geschreven motivatiebrief aan dat je serieus en professioneel met jouw zoektocht naar werk omgaat. Het signaleert aan de werkgever dat je daadwerkelijk geïnteresseerd bent in de functie en bereid bent tijd en moeite te steken in het voorbereiden van jouw sollicitatie.
De eerste indruk van de werkgever ontstaat zodra hij jouw e-mail opent. Het onderwerp, de begroeting, de inhoud en de handtekening geven een beeld van jou, nog voordat de werkgever jouw cv en motivatiebrief leest. Een onjuist opgemaakte of slordig geschreven e-mail kan leiden tot een negatieve indruk, zelfs als jouw kwalificaties en ervaringen voldoen aan de eisen van de functie. Daarom is de juiste indiening van een sollicitatie per e-mail de sleutel tot een succesvolle start van de interactie met een potentiële werkgever. Hoe je dit correct doet, zal ik je hieronder uitleggen.
Opbouw van een sollicitatie per e-mail
- E-mail ontvanger
- Blindkopie
- Onderwerp van de e-mail
- Motivatiebrief tekst
- Bijgevoegde bestanden
Belangrijk!
- PDF: Het voorkeursformaat voor documenten. PDF's behouden hun opmaak en zijn op alle apparaten te openen.
- DOC/DOCX: Nog net acceptabel, maar PDF verdient de voorkeur om opmaakproblemen te voorkomen.
- Bestandsgroottebeperkingen: De totale grootte van alle bijlagen mag de 5-10 MB niet overschrijden. Sommige bedrijven hanteren hun eigen limieten, die in de vacature kunnen worden vermeld. Onthoud gewoon dat veel mailboxen geen e-mails met bijlagen groter dan 10 MB doorsturen.
Onze duidelijke aanbeveling is het PDF-formaat, omdat niet iedereen Microsoft Word gebruikt en omdat problemen met stijl kunnen optreden. Als je bijvoorbeeld lettertypen in jouw Word-document gebruikt die de ontvanger niet heeft geïnstalleerd, worden deze in het document vervangen. Hierdoor kan de lay-out verstoord raken. Dit gebeurt niet bij een PDF-document. Daar wordt op alle apparaten en systemen dezelfde lay-out gegarandeerd.
Voorbereiden van een sollicitatie per e-mail
De voorbereiding van een sollicitatie per e-mail vereist zorgvuldigheid en een grondige aanpak van het proces. Voordat je de documenten verstuurt, moet je ervoor zorgen dat je bekend bent met alle eisen van de werkgever, zoals bestandsformaten, bestandsnamen en inhoud. Het is belangrijk dat je alle specifieke instructies opvolgt die in de vacature worden vermeld. Door aan deze eisen te voldoen, toon je aan dat je verantwoordelijk bent en instructies kunt opvolgen. Bovendien vergroten correct voorbereide documenten jouw kansen op succes, aangezien de werkgever niet alleen de inhoud, maar ook de vorm van de sollicitatie beoordeelt.
Controleren van de vereisten van de werkgever
Deze stap is uiterst belangrijk, want het correct voldoen aan alle vereisten laat zien dat je verantwoordelijk en attent bent. Deze controle omvat de volgende stappen:
- Analyseer de vacature
Lees eerst de vacature nauwkeurig door. Het kan specifieke eisen aan de sollicitatie bevatten, zoals het bestandsformaat, de documentstructuur, de vereisten voor de motivatiebrief en andere details. - Bestandsformaat
Werkgevers geven vaak het formaat aan waarin de documenten moeten worden verzonden. Het meest gebruikelijke is PDF, omdat het de opmaak van de documenten behoudt en gemakkelijk op verschillende apparaten kan worden geopend. Zorg ervoor dat al jouw bestanden in het juiste formaat zijn opgeslagen. - Bestandsnaam
Ook de benaming van bestanden kan belangrijk zijn. Werkgevers kunnen een specifieke naamconventie eisen om de organisatie van jouw sollicitaties te vergemakkelijken. Bijvoorbeeld: "Voornaam-Achternaam_CV.pdf" voor jouw cv en "Voornaam-Achternaam_Motivatiebrief.pdf" voor jouw motivatiebrief. Als er niets is voorgeschreven, voeg dan alle pagina's samen in een document en noem het "Voornaam-Achternaam_Sollicitatie.pdf" - Structuur van de documenten
De werkgever kan specifieke eisen stellen aan de structuur van de documenten. Een cv moet bijvoorbeeld specifieke secties bevatten (contactgegevens, opleiding, werkervaring, vaardigheden) en een motivatiebrief moet op een bepaalde manier gestructureerd zijn (inleiding, hoofddeel, afsluiting). Lees de eisen nauwkeurig door en zorg dat jouw documenten aan deze criteria voldoen. - De inhoud van de e-mail
Sommige werkgevers stellen specifieke eisen aan de inhoud van de e-mail waarin je jouw sollicitatie verstuurt. Dit kan gaan om bepaalde formuleringen of informatie die in de e-mail moet staan. Het gaat hier om het interne beheer van jouw sollicitatie, zodat deze direct naar de juiste contactpersoon wordt doorgestuurd. Zorg ervoor dat je deze instructies opvolgt om een positieve indruk achter te laten. - Extra documenten
Naast jouw cv en jouw motivatiebrief kan de werkgever om aanvullende documenten vragen, zoals aanbevelingsbrieven, certificaten of een portfolio. Controleer of al deze documenten in jouw sollicitatie zijn opgenomen en dat ze voldoen aan de eisen met betrekking tot formaat en bestandsnaam. Als hier niets over is vermeld, zorg er dan ook voor dat je deze documenten samen met de motivatiebrief en cv in één document opslaat. Het is handiger voor de ontvanger om met één document te werken dan vijf afzonderlijke bestanden te openen, lezen, opslaan, etc. - Controleer of alle documenten aanwezig zijn
Voordat je jouw e-mail verstuurt, controleer nogmaals of alle vereiste documenten zijn bijgevoegd. Het ontbreken van een van de documenten kan een negatieve invloed hebben op jouw sollicitatie.
Het controleren van de eisen van de werkgever aan de sollicitatie voordat je deze per e-mail verstuurt, voorkomt fouten en latere vragen.
Standaardeisen voor opmaak en inhoud van e-mails
Als de vacature geen specifieke eisen van de werkgever bevat met betrekking tot de opmaak en vorm van het elektronische antwoord, is het raadzaam om een standaard briefformaat in A4-portret- of landschapsformaat te gebruiken, vooral in creatieve sectoren. Je e-mailtekst hoeft niet precies hetzelfde te zijn als de tekst van je sollicitatiebrief, maar moet verwijzen naar de bijgevoegde sollicitatie.
- Onderwerpregel: De onderwerpregel van je e-mail moet duidelijk en beknopt zijn. Het moet informatie bevatten over de functie en je naam. Bijvoorbeeld: "Sollicitatie voor [functie] - [jouw naam]".
- Aanhef: Begin je e-mail met een passende aanhef. Als je de naam van de contactpersoon kent, gebruik die dan (bijv. "Geachte mevrouw Müller"). Als je de naam niet kent, kun je een algemene aanhef gebruiken (bijv. "Geachte dames en heren").
- Inleiding: Stel jezelf kort voor en geef aan voor welke functie je solliciteert.
- Hoofdtekst: Beschrijf kort je vaardigheden en ervaringen die overeenkomen met de eisen van de functie. Vermeld dat je je cv, motivatiebrief en andere documenten hebt bijgevoegd.
- Afsluiting: Bedank voor het in overweging nemen van je sollicitatie en kijk uit naar reactie. Sluit de brief af met een standaardformulering zoals "Met vriendelijke groet" en voeg je naam toe.
Belangrijk! De totale tekst van de e-mail mag niet langer zijn dan 10 regels. Gebruik korte en duidelijke zinnen. Structureer je tekst om deze gemakkelijker leesbaar te maken.
E-mailteksten voor jouw sollicitatie - vier voorbeelden voor jou
Voorstel 1 - professioneel en natuurlijk:
Onderwerp: Sollicitatie voor [functienaam] - [jouw naam]
Geachte mevrouw/heer [naam],
hierbij stuur ik u mijn sollicitatiedocumenten voor de functie van [functienaam] in uw bedrijf. Met veel interesse heb ik uw vacature gelezen en ben ervan overtuigd dat mijn kwalificaties en ervaringen uitstekend aansluiten bij de eisen van deze functie.
In de bijgevoegde documenten vindt u mijn sollicitatiebrief, mijn cv en mijn diploma's. Ik kijk ernaar uit om me persoonlijk aan u voor te stellen en blijf
met vriendelijke groeten
[jouw naam]
Voorstel 2 - professioneel en klassiek:
Onderwerp: Sollicitatie voor de functie [functienaam] - [jouw naam]
Geachte mevrouw/heer [naam],
met deze e-mail solliciteer ik naar de door u uitgeschreven positie van [functienaam]. In de bijlage vindt u mijn volledige sollicitatiedocumenten, bestaande uit een sollicitatiebrief, cv en relevante diploma's.
I ben zeer geïnteresseerd om in uw bedrijf te werken en kijk uit naar de mogelijkheid om mezelf persoonlijk aan u voor te stellen. Voor eventuele vragen ben ik uiteraard altijd beschikbaar.
Met vriendelijke groeten
[jouw naam]
Voorstel 3 - creatief en slim
Onderwerp: Uw nieuwe [functienaam] ligt voor u klaar!
Hallo mevrouw/heer [naam],
ik ben [jouw naam] en uw vacature heeft me meteen geïnspireerd! Als gepassioneerde [functienaam] breng ik precies datgene mee wat u zoekt. Hierbij mijn sollicitatiedocumenten, die hopelijk net zo overtuigend zijn als uw advertentie.
Ik kijk er al naar uit om u persoonlijk te laten zien waarom ik de perfecte kandidaat ben voor deze positie.
Warmhartige groeten
[jouw naam]
Voorstel 4 - creatief en moedig
Onderwerp: Sollicitatie voor [functienaam] - De perfecte kandidaat staat klaar!
Geachte mevrouw/heer [naam],
wat gebeurt er wanneer passie competentie ontmoet? Mijn sollicitatie voor uw bedrijf! Bij deze stuur ik u mijn documenten voor de openstaande positie van [functienaam], die ik met veel enthousiasme op uw carrièrepagina heb ontdekt.
I ben benieuwd om mijn vaardigheden en ideeën in uw team te brengen en hoop dat we binnenkort persoonlijk kennis kunnen maken.
Beste groeten
[Je naam]
Zorg ervoor dat de tekst wordt aangepast aan jouw persoonlijkheid en de bedrijfscultuur.
E-mailadres waar de sollicitatie naartoe moet worden gestuurd
De naam van het e-mailadres dat je gebruikt om je sollicitatie te versturen, is zeer belangrijk en kan de eerste indruk van de werkgever beïnvloeden. Het moet professioneel, eenvoudig en in overeenstemming met de algemeen aanvaarde normen van zakelijke communicatie zijn. Houd hier rekening mee:
Professionaliteit
Het beste is als je je voor- en achternaam gebruikt. Bijvoorbeeld: "alex.schmitt@example.com" of "anna.komarrmann@example.com". Dit adres ziet er professioneel uit en stelt de werkgever in staat om je gemakkelijk te identificeren.
Vermijd het gebruik van informele of te creatieve elementen in de titel van je e-mail. Bijvoorbeeld, adressen zoals "cooldude@example.com" of "princess_123@example.com" zien er onprofessioneel uit en kunnen een negatieve indruk achterlaten.
Eenvoud en leesbaarheid
Je e-mailadres moet zo eenvoudig en gemakkelijk te onthouden zijn als mogelijk.
Gebruik je volledige naam of een unieke afkorting.
Bijvoorbeeld: "a.schmitt@example.com" of "a.komarrmann@example.com".
Gebruik leestekens zoals punten en streepjes om het adres beter leesbaar te maken.
Bijvoorbeeld: "alex.schmitt@example.com" ziet er beter uit dan "alexschmitt@example.com".
Geen overbodige tekens
Vermijd getallen of speciale tekens, indien mogelijk. Ze kunnen ervoor zorgen dat het adres moeilijker te lezen en te onthouden is, of verkeerde interpretaties mogelijk maken.
Bijvoorbeeld, "anna.komarrmann1991@example.com" ziet er slechter uit dan "anna.komarrmann@example.com".
In Duitsland kan "anna.komarrmann88@example.com" vanwege de 88 problematisch zijn. Het kan wijzen op de geboortedatum, maar ook geïnterpreteerd worden als een afkorting voor een neonazistische achtergrond (H=8 ... de achtste letter van het alfabet. 88 is in Duitsland een veelgebruikte afkorting in de neonaziscene voor "H..L H....r").
Gebruik professionele domeinen
Gebruik bekende en professionele domeinen zoals "gmail.com", "outlook.com" of "yahoo.com". Dit geeft extra geloofwaardigheid aan het e-mailadres. Bijvoorbeeld: "a.schmitt@gmail.com".
Vermijd het gebruik van domeinen die er verdacht of onprofessioneel uit kunnen zien. Bijvoorbeeld, "anna.komarrmann@coolmail.com" kan minder serieus overkomen.
Onthoud dat de keuze van de juiste e-mailnaam voor je sollicitatie een onderdeel is van professionele communicatie. Een professioneel, eenvoudig en leesbaar e-mailadres kan helpen om een positieve indruk op de werkgever te maken en je kansen op succes te vergroten.
Waar je verder op moet letten bij het versturen van een sollicitatie via e-mail
Zorg ervoor dat je alle benodigde documenten voor de sollicitatie als bijlage bij de e-mail klaar hebt staan - je CV, motivatiebrief en extra documenten zoals certificaten en referenties. Alle documenten moeten in PDF-formaat worden opgeslagen om ervoor te zorgen dat ze correct opgemaakt zijn en zoals jij ze hebt aangemaakt worden bekeken. Zo kun je ervoor zorgen dat de documenten correct worden geopend op de verschillende apparaten van de werkgever.
Hoe bestanden correct aan te hangen
- Voeg bestanden toe aan een e-mail: Open je e-mailprogramma en stel een nieuwe e-mail op. Klik op de knop Bestand toevoegen of op het overeenkomstige symbool in je e-mailprogramma. Selecteer de PDF-bestanden vanaf je computer en voeg ze toe aan je e-mail.
- Controleer de bijlagen: Nadat je de bestanden hebt toegevoegd, controleer nogmaals of alle nodige documenten zijn toegevoegd. Zorg ervoor dat er geen extra of irrelevante bestanden zijn.
Controleer voor het verzenden van een e-mail
- Eindcontrole van de e-mail: Controleer de e-mail op spelfouten en grammaticafouten. Zorg ervoor dat alle gegevens (e-mailadres van de werkgever, onderwerpregel, tekst van de e-mail) correct zijn en dat de e-mail er professioneel uitziet.
- Testverzending: Voordat je je sollicitatie naar de werkgever stuurt, stuur een test-e-mail naar jezelf. Op die manier kun je controleren hoe de documenten en de tekst van de e-mail eruit zullen zien voor de ontvanger. Verifieer dat de bestanden correct worden geopend en dat alles correct wordt weergegeven.
- Vraag je vrienden om hun mening: Stuur de e-mail naar vrienden of collega's en vraag hen om deze vanuit het perspectief van de werkgever te bekijken. Hun opmerkingen en indrukken kunnen je helpen details op te merken die je mogelijk over het hoofd hebt gezien.
Het verzenden van de sollicitatie naar de werkgever
Nadat je je brief hebt gecontroleerd en feedback hebt gekregen van vrienden of collega's, kun je deze gerust naar de werkgever sturen. Verifieer dat het e-mailadres en de naam van de ontvanger evenals de naam van het bedrijf correct zijn gespeld en dat alle documenten zijn bijgevoegd.
Veelvoorkomende fouten bij het verzenden van een sollicitatie naar een werkgever
Elk detail is belangrijk wanneer je een sollicitatie per e-mail verzendt, omdat zelfs de kleinste fout de eerste indruk van de werkgever en het algehele resultaat van je sollicitatie kan beïnvloeden. Zelfs als je kwalificaties perfect aansluiten op de functie-eisen, kan een onoplettendheid leiden tot een negatief resultaat.
Wat zijn dus de meest voorkomende fouten die sollicitanten maken bij het verzenden van een sollicitatie via e-mail.
Verkeerd bestandsformaat
De meest voorkomende fout is het verzenden van documenten in formaten die moeilijk of helemaal niet te openen zijn. Documenten moeten in PDF-formaat zijn, aangezien dit formaat de opmaak behoudt en gemakkelijk te openen is op elk apparaat. De werkgever heeft mogelijk niet de juiste software om bepaalde bestandsindelingen te openen, wat ertoe kan leiden dat je documenten onleesbaar zijn. Verifieer daarom voordat je ze verzendt dat alle documenten in PDF-formaat zijn opgeslagen. Stuur een test-e-mail naar jezelf om ervoor te zorgen dat de bestanden correct worden geopend. Verstuur ook geen gecomprimeerde bestanden in ZIP- of RAR-formaat. De firewalls van bedrijven blokkeren dergelijke e-mails direct.
Verkeerde onderwerpregel
Bij het opstellen van het onderwerp van je sollicitatie per e-mail is het belangrijk om precies en informatief te zijn. Een goede onderwerpregel bevat je naam en de exacte positie waarop je solliciteert. Indien beschikbaar, moet ook het referentienummer van de vacature worden vermeld. Dit vergemakkelijkt de werkgever om je sollicitatie toe te wijzen en toont aan dat je zorgvuldig hebt gekeken naar de vacature.
Vermijd algemene of vage onderwerpen zoals "Vraag over uw vacature". Deze geven de werkgever geen concrete informatie en kunnen ertoe leiden dat je sollicitatie over het hoofd wordt gezien. In plaats daarvan moeten onderwerpen altijd specifiek en relevant zijn, zoals bijvoorbeeld "Sollicitatie als marketingmanager - Max Mustermann" of "Sollicitatie voor uw vacature: Projectleider (Referentienummer 12345) - Lisa Schmidt".
Positieve voorbeelden:
- Sollicitatie als marketingmanager - Max Mustermann
- Spontane sollicitatie als softwareontwikkelaar - Anna Müller
- Sollicitatie voor uw vacature: Projectleider (Referentienummer 12345) - Lisa Schmidt
- Sollicitatie voor een opleidingsplaats tot mediavormgever - Jonas Becker
- Sollicitatie voor een stage bij Human Resources - Laura Fischer
Negatieve voorbeelden:
- Sollicitatie
- Job
- Vraag over uw vacature
- CV van Max Mustermann
- Geïnteresseerd in de openstaande positie
Fouten in de tekst van de e-mail
Onthoud dat ongeacht de methode die je kiest, spelfouten en grammaticale fouten in je e-mails, ook in je vacature, de indruk van onoplettendheid en nalatigheid wekken. Ze ondermijnen het vertrouwen van de werkgever in jouw professionele competentie. Voordat je je e-mail verstuurt, gebruik de automatische spellingscontrole in je tekstverwerker. Lees de tekst meerdere keren door of vraag iemand anders om hem te controleren.
Ontbrekende of verkeerd bijgevoegde documenten
Het kan soms voorkomen dat documenten niet of verkeerd zijn bijgevoegd. Daarom kan het ontbreken van de vereiste bijlagen leiden tot een automatische afwijzing van je sollicitatie. Nadat je de bestanden hebt bijgevoegd, controleer nogmaals of alle benodigde documenten zijn opgenomen. Stuur een test-e-mail naar jezelf om ervoor te zorgen dat alle bestanden correct zijn bijgevoegd en correct worden geopend.
Verkeerd e-mailadres van de ontvanger
Een simpele fout zoals het invoeren van een verkeerd e-mailadres kan ertoe leiden dat een e-mail de juiste ontvanger helemaal niet bereikt. Dit betekent dat het de werkgever niet bereikt en dat je de kans op de baan verliest. Voordat je het veld voor de ontvanger invult, moet je het zorgvuldig meerdere keren controleren voordat je het verzendt. Het is het beste om het adres uit de vacature te kopiëren om fouten te voorkomen.
Onjuiste aanhef
Als je geen contactpersoon kent, schrijf dan "Geachte dames en heren". Het is ideaal om informatie in te winnen over de juiste contactpersoon. In kleine bedrijven is dit vaak de directeur. In grotere bedrijven zijn er personeelsverantwoordelijken. Een telefoontje is genoeg en dan kom je erachter wie de juiste persoon is die je moet aanspreken. Let erop dat je de naam correct spelt. Controleer het liefst nog eens door de gegevens te vergelijken met informatie van de website.
De slechtste aanheffen die we zelf in ons bedrijf hebben ervaren bij sollicitaties waren overigens de "Hallo," zonder enige contactpersoon.
Gebruik een informeel e-mailadres
Een onprofessioneel e-mailadres, zoals bijvoorbeeld "cooldude123@example.com", kan bij veel werkgevers een negatieve indruk achterlaten. Het kan worden gezien als teken van onprofessionaliteit en gebrek aan seriositeit. Ook kan het de gedachte doen opkomen dat het om een spambericht gaat. Let erop een professioneel e-mailadres met je naam te gebruiken, bijvoorbeeld "alex.schmitt@example.com".
Gebrek aan een afsluitende groet
Het ontbreken van een handtekening in het tekstveld van een e-mail kan ervoor zorgen dat een e-mail minder officieel en incompleet lijkt. Bovendien kan zo'n ogenschijnlijk onbelangrijk detail bij de werkgever de indruk wekken van slordige communicatie. Voeg bij zakelijke e-mailcorrespondentie altijd een beleefde handtekening toe aan het einde van je e-mail, bijvoorbeeld "Met vriendelijke groet, [jouw naam]".
Sollicitatie per e-mail: Tips voor succesvolle e-mail sollicitaties
