Hier is een overzicht van de afzonderlijke hoofdstukken:
01: Beroepswens Fotografie
Verlangen naar erkenning als drijfveer
De beroep Fotograaf tussen cliché en werkelijkheid
02: Vragen over geschiktheid
Persoonlijke geschiktheid: "Do'er" vs. bezwaarder
Zakelijke vereisten
Financiële vereisten
Ondersteunende omgeving
03: De start in het beroep van fotograaf
Stages en assistenties
De klassieke, ambachtelijk gerichte opleiding
De academische weg (fotografie studie)
Privé fotoscholen
De autodidactische weg (zij-instroom)
04: De fotostudio
Eigen studio vs. gehuurde studio
Voor- en nadelen van een studiogemeenschap
Tips voor het huurcontract
Tips voor de locatie
Tips voor de geschiktheid en de zinvolle inrichting van je eigen fotostudio
05: Positionering en doelstelling
Allrounder of specialist?
Werkgebieden
Vloek en zegen van de beeldbankactiviteiten
06: Bezoekjes aan instanties & Co.
De kunstenaarseigenschap
Registratie bij de belastingdienst
Registratie bij de Kamer van Koophandel
Kamer van Koophandel en Gildes
Sociale verzekering: registratie bij de kunstenaars sociale verzekering
Registratie bij de beroepsvereniging
VG Bild-Kunst
07: Effectieve marketingmaatregelen
Gerichte marketing
Flyermarketing
Visitekaartjes
Online aanwezigheid
Etalageontwerp
Acquisitie bij reclamebureaus en uitgevers
08: Hoe voer ik professioneel, efficiënt, financieel succesvol en juridisch veilig mijn eerste fotoklus uit?
Offerte
Bevestigingsbrief
Afhandeling
Facturering
Incassoprocedure
09: Juridisch
10: Belastingen
Belastingvrijstelling onder de omzetbelasting
De kwestie van het juiste belastingtarief
Omzetbelasting
Inkomstenbelasting
Vooruitzicht
Nuttige links en literatuuraanbevelingen
Alles moet op orde zijn... Meld je activiteit als fotograaf aan om problemen met instanties of kamers te voorkomen.
De kunstenaarseigenschap
Kunstenaar of ondernemer? Dat is de vraag die iedereen moet stellen die wil beginnen met geld verdienen met zijn foto's.
Voordat je je bij de belastingdienst aanmeldt om je beroepsmatige activiteit als fotograaf te registreren, moet je goed nadenken over de status van je fotografisch bestaan en over het (of de) toekomstig uitgeoefende werkgebied(en).
Er is een verschil of je jezelf registreert als een fotodesigner die voornamelijk artistieke foto's maakt, of als een ondernemer, een ambachtelijk werkende fotograaf. Het laatste betekent dat je naast de inkomstenbelasting vanaf een bepaald inkomen ook nog ondernemingsbelasting en verplichte bijdragen aan de Kamer van Koophandel of een ambachtsgilde zou moeten betalen. Als je jezelf als fotodesigner freelance zelfstandig maakt, dus als kunstenaar, dan vervalt de verplichting om ondernemingsbelasting en bijdragen aan de kamer te betalen.
Maar niet iedereen kan zomaar beslissen of hij of zij zichzelf als fotodesigner of als ambachtelijk werkende fotograaf zelfstandig maakt. Beslissend is de daadwerkelijk uitgevoerde activiteit. Zo kan een portretfotograaf die voornamelijk biometrische pasfoto's maakt, niet beweren artistiek bezig te zijn.
Bij de beoordeling van welke foto's als artistiek worden beschouwd en welke niet, vereist de erkenning van de kunstenaarseigenschap in het belastingrecht dat naast het beheersen van de techniek vooral iets "eigen scheppends" in de foto's zit en bovendien een "zekere artistieke vormgeving" wordt bereikt. Er wordt dus een persoonlijke stijl en een creatief aspect in de foto's verwacht.
Andere criteria die doen vermoeden dat een fotograaf artistiek werkzaam is, zijn zijn lidmaatschap van kunstenaarsverenigingen, regelmatige tentoonstellingen en openbare erkenning (bijvoorbeeld door toegekende kunstprijzen), een artistieke opleiding of een passende studie, enzovoort.
Contra-productief voor erkenning als kunstenaar zou de inschrijving in het handelsregister of in het gilde zijn, omdat hiervoor het overwicht van een commerciële of ambachtelijke activiteit een vereiste is, wat echter strijdig is met de kunstenaarseigenschap.
De manier waarop je foto's worden gebruikt, bijvoorbeeld in het kader van reclame voor een bedrijf, is sinds enkele jaren en naar aanleiding van een gerechtelijke uitspraak niet meer doorslaggevend voor de classificatie. Bij verschillende opvattingen met de belastingautoriteiten dient een neutrale, deskundige beoordelaar te worden betrokken bij de besluitvorming, wiens oordeel doorslaggevend is.
Aanmelding bij de belastingdienst
Bij de belastingdienst moet iedereen die een freelance activiteit als fotograaf begint, zich aanmelden. Het maakt niet uit of de inkomsten slechts af en toe worden gegenereerd of regelmatig; met andere woorden: of je fulltime of deeltijd werkt. De mededeling kan in de vorm van een eenvoudige brief worden gedaan, een persoonlijke introductie is niet nodig. Na registratie krijg je een belastingnummer toegewezen dat op elke factuur moet staan. Als alternatief voor het belastingnummer kan ook een btw-identificatienummer worden gebruikt.
Op de website https://www.formulare-bfinv.de (menu-item: Toewijzing van een btw-identificatienummer) vind je het verzoek tot toekenning van een btw-identificatienummer.
Aanmelding bij de Kamer van Koophandel
Als u hebt vastgesteld dat u eerder als een ambachtelijke fotograaf moet worden geclassificeerd, wat betekent dat u voornamelijk pasfoto's, portretten en huwelijksfoto's maakt waarbij u weinig of geen mogelijkheden heeft voor artistieke vormgeving, dan moet u zich registreren bij de Kamer van Koophandel van de gemeente. Dit valt onder de meldingsplicht volgens § 14 van de Gewerbeordnung (Handelswet). Het bevoegde orgaan voor het lokale Handelsregister is het respectievelijke gemeentelijk ordedienst.
Voor de registratie (persoonlijk verschijnen) van een vrijgestelde onderneming heeft u een identiteitskaart of paspoort nodig. Sommige kantoren bieden echter ook al online registraties aan. De bedrijfsmelding is onderhevig aan kosten en kost tussen de 20 en 40 euro.
Sinds enkele jaren kan nu iedereen zichzelf vestigen als ambachtelijk werkende fotograaf; de "meesterplicht" voor fotografen bestaat niet meer. Het behalen van het meestercertificaat is niet langer een vereiste voor het runnen van een fotobedrijf.
Andere instanties, zoals de Belastingdienst, de handelsvereniging of de Kamers van Koophandel, worden automatisch op de hoogte gebracht na de bedrijfsmelding, zodat u deze extra stappen kunt besparen.
Kamer van Koophandel en Ambachtskamer
Handelaars zijn automatisch lid van de Kamer van Koophandel. Zij hebben een verplicht lidmaatschap en dus een meldplicht, die echter wordt vervuld met de registratie van het bedrijf bij de ordedienst.
Een uitzondering geldt wanneer u een (fotografie) ambachtsbedrijf leidt. Dan is niet de Kamer van Koophandel, maar de Ambachtskamer verantwoordelijk. Volgens de Derde Wijzigingswet over de Ambachtsorde en andere voorschriften met betrekking tot ambachten uit 2003 behoort het beroep van fotograaf tot de vrije beroepen, zodat het vanaf 01.01.2004 kan worden uitgeoefend zonder het behalen van het meestercertificaat. U moet zich echter nog steeds laten registreren in het ambachtsregister en daardoor ook bijdragen aan de Ambachtskamer.
Wie echter artistiek (als freelancer) of journalistiek actief is, hoeft zijn beroepsuitoefening niet aan te melden bij de Kamer van Koophandel of de Ambachtskamer, aangezien kunstenaars en journalisten vrijgesteld zijn van de verplichte lidmaatschap.
Sociale verzekering: Aanmelding bij het Kunstenaars Sociaal Verzekeringsfonds
De bijdragen aan het Kunstenaars Sociaal Verzekeringsfonds (KSK) zijn zeer voordelig, omdat de verzekerden hier slechts ongeveer de helft van de bijdragen hoeven te betalen. De andere helft wordt gesubsidieerd door de federale overheid en de verdelers van de werken van kunstenaars en journalisten, dus bijvoorbeeld door uitgevers, galeries, reclamebureaus, concertorganisatoren, enz.; dus door iedereen die - met betrekking tot fotografen - de afbeeldingen publiceert. Zo staat in de KSK: "Het bijzondere hier is dat kunstenaars en journalisten slechts ongeveer de helft van hun bijdragen zelf hoeven te betalen en daarmee vergelijkbaar goed af zijn als werknemers. De andere helft van de bijdrage wordt gefinancierd door een federale subsidie en een bijdrage van bedrijven die artistieke en journalistieke prestaties exploiteren."
Dankzij deze regeling worden zelfstandige kunstenaars en journalisten dus vergelijkbaar behandeld als vaste werknemers. De wetgever heeft dus geprobeerd rekening te houden met het feit dat kunstenaars en journalisten doorgaans freelance werkzaam zijn en niet permanent dienen bij een enkele werkgever.
Het Kunstenaars Sociaal Verzekeringsfonds staat dus open voor artistiek werkende fotografen volgens de wet, maar ook voor fotojournalisten en persfotografen, omdat zij journalistiek werkzaam zijn.
Ook persfotografen kunnen zich aanmelden bij het Kunstenaars Sociaal Verzekeringsfonds.
Sinds enkele jaren is het niet meer relevant of degene die artistieke foto's heeft gemaakt verzekerd is bij het KSK als het gaat om het feit dat distributeurs zoals reclamebureaus een bijdrage aan het KSK moeten betalen. Wat nu telt, is de geleverde prestatie.
Het is niet voldoende om alleen maar artistiek ogende foto's te maken. U moet bij de aanvraag voor opname in het KSK ook aantonen dat u fotografeert met de bedoeling om inkomen te genereren. De toelatingscommissie van het KSK neemt een beslissing over de opname.
Samen met de aanvraag voor opname moet de aanvrager indienen, voor zover beschikbaar:
- Bewijs van een artistieke of journalistieke opleiding, bijv. diploma, getuigschrift, inschrijvingsbewijs
- Contracten met opdrachtgevers (niet ouder dan 1 jaar)
- Facturen van opdrachtgevers over de betaalde honoraria of door de aanvrager opgestelde facturen met bankafschrift van ontvangst van factuurbedragen
- Eigen actueel promotiemateriaal (bijv. brochures, posters, folders, flyers, print van de website)
- Beoordelingen van derden (bijv. prijzen, beurzen)
- Enkele exemplarische bewijzen van publicaties / tentoonstellingen / concerten / uitvoeringen (bijv. krantenartikelen, aankondigingen, uitnodigingen voor tentoonstellingen, uittreksels uit catalogi); deze bewijzen mogen niet ouder zijn dan 1 jaar
- Verklaring van lidmaatschap bij beroepsverenigingen of voorzieningen
- Bewijs van erkenning in kringen van beeldende kunstenaars
- Andere werkzaamheidsbewijzen
Iemand die de hele dag alleen maar biometrische pasfoto's maakt, zal geen genade vinden bij het Kunstenaars Sociaal Verzekeringsfonds wanneer hij zijn aanvraag tot opname indient. Als de aanvrager echter foto's maakt zoals die hier getoond, is de kans groter dat hij wordt opgenomen in het KSK.
De hoogte van de bijdrage voor de pensioen-, ziektekosten- en zorgverzekering die maandelijks door de verzekerde moet worden betaald, is afhankelijk van het "verwachte jaarinkomen" van de fotograaf. Het "jaarinkomen" is het verschil tussen de inkomsten en uitgaven van het bedrijf, oftewel de winst. Vanwege de typische schommelingen in het inkomen van kunstenaars heeft de wetgever ervoor gekozen niet het maandelijkse inkomen als basis voor de berekening te gebruiken, maar het jaarlijkse inkomen. Het verwachte jaarinkomen van het komende jaar wordt in de herfst van het voorgaande jaar (uiterlijk 1 december) geschat door de verzekerde en aan de KSK gerapporteerd aan de hand van het "formulier voor het opgeven van het verwachte jaarinkomen".
Aanmelding bij de beroepsvereniging
Op grond van de wet is elke ondernemer lid van een beroepsvereniging. Dit verplichte lidmaatschap dient om alle ondernemers een basis te geven voor een (wettelijk verplichte) ongevallenverzekering, die wordt uitgevoerd door de beroepsvereniging.
De beroepsvereniging vergoedt bij:
- Werkgerelateerde ongevallen
- Ongevallen onderweg (dus bijvoorbeeld ook bij ongevallen onderweg naar een klant)
- Beroepsziekten
De beroepsvereniging betaalt de kosten van de medische behandeling bij werkgerelateerde ongevallen. Mits u zich op tijd heeft aangemeld. Een arbeidsongeval kan sneller gebeuren dan u denkt: ik ben al meerdere keren van de ladder gevallen tijdens het fotograferen. Gelukkig heb ik tot nu toe alleen wat schrammen en blauwe plekken opgelopen.
Verplicht verzekerd zijn fotografen (ook als freelance artiesten) bij de beroepsvereniging Energie Textiel Elektro Media (BG ETEM), verantwoordelijk binnen de BG ETEM is de Branche Administratie Druk en Papierverwerking. Een privé afgesloten vrijwillige ongevallenverzekering ontheft niet van het verplichte lidmaatschap.
De hoogte van de te betalen bijdrage wordt niet berekend op basis van het inkomen. Elke zelfstandige kiest zelf een verzekeringsbedrag, waarop vervolgens de financiële uitkeringen van de beroepsvereniging bij het intreden van een verzekeringsgeval worden gebaseerd.
De VG Bild-Kunst
De VG Bild-Kunst (VG = Vereniging voor Verwervingsrechten) is "een door de auteurs opgerichte vereniging (...) ter bescherming van hun rechten". Genoemd worden kunstenaars, fotografen en filmauteurs als rechthebbenden. Met de VG Bild-Kunst kunnen zij derhalve een beheerovereenkomst sluiten, waardoor de rechtenwaarneming wordt overgedragen aan de VG Bild-Kunst, wat hen extra inkomsten oplevert.
De taken van de VG Bild-Kunst komen overeen met de activiteiten van de VG Wort en GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte).
De taken van de VG Bild-Kunst omvatten:
- Incasso en verdeling van vaste auteursrechtelijke vergoedingen
- Verlenen en handhaven van individuele rechten
- Politieke en juridische versterking van de auteursrechtelijke bescherming
De volkomen gerechtvaardigde vorderingen op derden (soms wordt ook gesproken over secundaire gebruiksrechten) zouden de individuele fotograaf nooit kunnen innen - vanwege wettelijke voorschriften of praktische overwegingen. Bijvoorbeeld de individuele vordering die voortvloeit uit de bibliotheekvergoeding is wettelijk uitgesloten; hier worden alleen collectieve vorderingen geaccepteerd, wat begrijpelijk is, als men zich de administratieve rompslomp voorstelt als elke beeldauteur afzonderlijke vorderingen tegenover bibliotheken zou indienen vanwege het feit dat boeken in hun bezit zijn voorzien van zijn foto's (en door velen worden bekeken). Hetzelfde geldt voor de persknipselvergoeding (met name de tijdschriften die in de leesmap zitten en bijvoorbeeld in de wachtkamer van artsen te vinden zijn, worden door velen gelezen) en de kopieervergoeding (boeken worden vaak gekopieerd, waardoor de auteur en de uitgevers honorarium mislopen).
Ook het aantal foto's dat ik gebruik in mijn foto-leerboeken (hier een uittreksel uit de nieuwe editie van het boek Moderne Erotische Digitale Fotografie) is door mij gemeld bij de VG Bild-Kunst.
Fotografen kunnen dus, nadat ze lid zijn geworden, bij de VG Bild-Kunst hun individuele publicaties melden, wat overigens heel eenvoudig online kan gebeuren. De meest voorkomende publicaties zullen hier beeldverkopen aan tijdschriften zijn. Maar ook opdrachten die door de klant online zijn geplaatst (wat bij reclamefoto's waarschijnlijk regelmatig het geval zal zijn) of die op boekcovers of muziek-cd's zijn gepubliceerd, kunnen worden gemeld.
Om in aanmerking te komen voor uitkering is een tijdige aanmelding van claims door het invullen van de meldingsformulieren vereist. De deadline voor papieren formulieren is 30 juni; online meldingen worden tot 31 oktober geaccepteerd.
Kalenderpublicaties worden echter niet in aanmerking genomen door de VG Bild-Kunst. Hoewel er in het online meldingsmenu een mogelijkheid bestaat om kalenders te melden onder de rubriek boek, kan de melding niet worden verzonden; er verschijnt een foutmelding dat kalenders niet in aanmerking worden genomen.
