Hoe voer ik professioneel, efficiënt, financieel succesvol en juridisch veilig mijn eerste fotoklussen uit?
Aanbiedingscreatie
Je mag jezelf nooit alleen definiëren op basis van de prijs, maar altijd ook op basis van de kwaliteit van je fotografische werk! Daarom is het jullie prijs-kwaliteitverhouding die moet kloppen en die de doorslag moet geven voor het krijgen van een baan! Bovendien is het verdomd moeilijk, zo niet bijna onmogelijk, om weg te komen van een laag prijsniveau en de prijzen te verhogen.
Als het voorgestelde honorarium mij te laag lijkt, wijs ik een foto-opdracht soms af. Voor het uitvoeren van een slecht betaalde baan is mijn tijd gewoon veel te kostbaar, want in die tijd kan ik veel beter vrij werk fotograferen.
Het indienen van een offerte is niet gebonden aan een specifieke vorm. Een e-mail met de tekst "Hallo meneer XY, ik zou de 10 producten zoals door u beschreven willen fotograferen voor een prijs van 800 euro exclusief btw" is voldoende om bindend te zijn. Het is echter altijd beter om de offerte zo concreet mogelijk te maken, om later niet in een conflict te raken met de klant als deze een ander idee had over de uitvoering van de taak dan jij. Dus schrijf de offerte zo gedetailleerd mogelijk uit, zelfs als je daarbij opnieuw de eisen van de klant herhaalt.
Als er reiskosten worden gemaakt bij de uitvoering van de foto-opdracht, moeten deze (naar verwachting) in de offerte worden vermeld. Of uw klant echter een Rolls-Royce als huurauto accepteert, valt zeer te betwisten ...
Een offerte moet doorgaans het volgende bevatten:
• Naam, adres en rechtsvorm van de ontvanger van de dienst (de opdrachtgever)
• Datum van de offerte, mogelijk met de melding hoelang u aan deze offerte gebonden bent
• Offertenummer
• Aantal voorbereidings- en opnamedagen
• Taakomschrijving
• Geplande datum
• Geschatte kosten voor assistenten, modellen, visagisten, etc.
• Omvang van de foto's die aan de klant worden verstrekt
• Omvang van de gebruikrechten die aan de klant worden verleend
• De technologie die door u wordt gebruikt
• Overeengekomen taken (omvang) van de postproductie die u uitvoert
• Reiskosten (voor modellen, etc.)
• Kosten voor de catering
• Verwijzing naar de betalingstermijn (met vermelding van de exacte datum)
• Aanduiding "Het gebruik van de foto's is pas mogelijk na volledige betaling."
• Aanduiding "De prijzen zijn exclusief btw, de wettelijke btw moet worden toegevoegd."
• Opmerking: "Andere kosten, bijvoorbeeld kosten voor express levering, enz., worden aan de opdrachtgever in rekening gebracht op basis van documenten."
• Vaste vergoeding voor reis- en verblijfkosten of een melding van de verwachte reis- en verblijfkosten • uw bankgegevens
• uw btw-identificatienummer
• Overeengekomen voorschotbetaling (indien een voorschotbetaling is overeengekomen).
In de offerte moet alles worden opgeschreven wat je van de klant hebt kunnen achterhalen over de geplande fotoshoot. Deze informatie is bedoeld voor afstemming, zodat geen van beide partijen andere ideeën heeft (bijvoorbeeld over de aard van de fotografie of de omvang) dan de andere. Bij deze fotoserie van een datacenter was het spelen met onscherpte een essentieel onderdeel van mijn beeldidee, dat ik ook dienovereenkomstig in de offerte had gecommuniceerd naar de klant.
Als er niet wordt gefotografeerd voor particulieren, maar de foto's commercieel gebruikt moeten worden door de opdrachtgever, dan bestaat de belangrijkste dienst van de fotograaf niet langer uit het maken van (vaak duizenden) foto's, maar uit het toekennen van gebruiksrechten. De fotograaf "staat toe" dat de klant de door hem gemaakte foto's in bepaalde mate en voor bepaalde doeleinden gebruikt.
De toekenning van de gebruiksrechten gebeurt op basis van materiële, ruimtelijke en temporele overwegingen:
• Materiële differentiatie: " Waarvoor mag de klant de foto's gebruiken?" Mogelijke materiële gebruiken zouden bijvoorbeeld kunnen zijn: voor internetwinkel, voor bedrijfsbrochure, voor beursposter, voor krantenadvertentie, voor reclameposter, voor productverpakking, enz.
• Ruimtelijke differentiatie: " Waar, in welk gebied, mag de klant de foto's gebruiken?" Mogelijke ruimtelijke gebruiken zouden bijvoorbeeld zijn: in Düsseldorf, in NRW, in West-Duitsland, in Duitsland, in Duitsland en Oostenrijk, in Europa, wereldwijd, enz.
• Temporele differentiatie: " Hoe lang mag de klant de foto's gebruiken?" Mogelijke temporele gebruiken zouden bijvoorbeeld zijn: op 24-12-2011, in december 2011, gedurende 3 maanden, gedurende 1 jaar, gedurende 5 jaar, enz.
Aan de hand van het schema voor gebruikrechten kunnen uitstekend aanbiedingen worden geschreven; het is een geweldige calculatiehulp, omdat het differentiaties mogelijk maakt die tot nu toe niet mogelijk waren als er zoals gewoonlijk werd berekend op basis van de tijdsbesteding. Bijvoorbeeld: Je wordt gebeld. Je moet de vriendin van de beller fotograferen, in ondergoed. De beller wil zwart-witfoto's, de fotosessie zal 4 uur duren. Je aanbod om de fotosessie voor 300 euro (bruto) te doen, wordt geaccepteerd door de beller. De volgende dag is de fotosessie, de opnames zijn geweldig, het model krijgt meteen alle foto's van jou op dvd. Een week later word je weer gebeld. De beller is een vriend van de eerste beller en tegelijkertijd marketingdirecteur van een belangrijke ondergoedfabrikant. Je raadt het al: de opnames bevielen hem, nu moet je een door het bedrijf geleverd (en op de dag van de fotoshoot al klaargemaakt) model in ondergoed fotograferen, in zwart-wit en voor een periode van 4 uur. Op de vraag naar jouw honorariumverwachtingen, antwoord je uit de losse pols: 1.200 euro exclusief btw. De marketingdirecteur is geschokt; zijn vriend had hem verteld over de fotosessiekosten van 300 euro bruto.
Hoe leg je nu het verschil uit aan de marketingdirecteur? Het antwoord is heel eenvoudig: een particulier laat de foto's hooguit zien aan vrienden. Publiceren, ook op internet, is voor hen niet toegestaan, tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen. Een ondergoedfabrikant gebruikt de foto's voor reclame in tijdschriften en productcatalogi, voor productverpakkingen, enzovoort. De foto's worden dus in aanzienlijke mate gepubliceerd. Daarmee is de hogere prijs voor dezelfde fotografische prestatie en dezelfde tijdsbesteding gerechtvaardigd. In het geval dat voorligt, moet je dus, voordat je een offerte kunt uitbrengen, informeren naar de geplande omvang van de publicatie, op materieel, ruimtelijk en temporeel gebied. Daarna kun je dan een aanbod maken dat precies is afgestemd op de geplande publicaties.
Als je een offerte berekent, is het niet relevant hoe lang de fotosessie waarschijnlijk zal duren, want anders zou een ondergoedfabrikant die de foto's voor reclamedoeleinden wil gebruiken, net zoveel moeten betalen als een particuliere klant, als beide fotosessies even lang zouden duren. Belangrijk is in welke mate de foto's later worden gebruikt, dus gepubliceerd.
Een zeer nuttige hulp bij het opstellen van offertes volgens dit calculatieschema is het boek "Beeldhonoraria" van de Middelstandsgemeenschap Foto Marketing (MFM), uitgegeven door de Bundesverband der Pressebild-Agenturen en Bildarchive e.V. (BVPA). Het kost (samen met het handboek "Der Bildermarkt") 33 euro.
Bevestigingsbrief
Als jullie door jullie klant zijn opgedragen (mondeling of schriftelijk), moeten jullie de opdracht nogmaals in detail samenvatten en opnieuw naar jullie klant sturen als bevestigingsbrief, bij voorkeur per fax of aangetekende brief. Het gaat er hierbij om eventuele onduidelijkheden weg te nemen en de opdrachtgever nogmaals op de hoogte te brengen van jullie voorwaarden waaronder jullie zullen handelen. Terwijl er vaak snel overeenstemming is over de basis van een opdracht, zit de duivel vaak in de details.
In de kleine lettertjes (dus in de Algemene Voorwaarden, AGB's) liggen vaak veel onenigheden op de loer, en daarom dient deze bevestigingsbrief ervoor om jullie klant nogmaals op de hoogte te stellen van de inhoud van jullie AGB's en deze tegelijkertijd tot contractueel onderdeel te maken. Belangrijke punten in de AGB's kunnen zijn: de procedure bij betalingsverzuim, controleverplichtingen van de klant na ontvangst van de foto's, klachttermijn, mogelijkheden tot verbetering, bemiddelingsprocedure, terugzending van originelen/gegevensdragers, beeldretouche, enz.
Afhandeling
De fotoklus moet soepel, effectief ("doe de juiste dingen") en efficiënt ("doe de dingen juist") verlopen. Om dit te waarborgen, moeten jullie voldoende tijd nemen. Ook is het verstandig, zelfs als jullie gewend zijn om alleen te werken, op zijn minst één of meerdere assistenten te hebben. Niet alleen om te helpen bij het opzetten van de flitsinstallatie of de set, maar ook zodat er iemand op pad kan worden gestuurd om een ontbrekend rekwisiet, catering, passende outfit, enz. te halen.
Zelfs als jullie eerder van chaotische aard zijn en het liefst 25 dingen tegelijk doen - gestructureerd handelen helpt bij het afhandelen van opdrachten, zodat jullie het overzicht niet verliezen en efficiënt kunnen werken. Assistenten kunnen helpen door kleine taken van jullie over te nemen, zodat jullie je volledig kunnen concentreren op de essentiële zaken - het fotograferen en de samenwerking met de klant.
In tegenstelling tot veel van mijn collega's heb ik het altijd verrijkend gevonden als klanten persoonlijk aanwezig waren op de set tijdens de fotoshoot. Zo is gegarandeerd dat de belangen van de klant fotografisch door mij worden vertaald. Tegelijkertijd voorkomt de aanwezigheid van de klant of een gemachtigde dat de opdrachtgever de foto's later kan reclameren, want als ik fotografeer volgens de instructies van de aanwezige gemachtigde, kan ik later niet aansprakelijk worden gesteld als de resultaten de opdrachtgever niet bevallen.
Natuurlijk is het belangrijk dat ik regelmatig de digitale resultaten aan de gemachtigde presenteer - als het ware als tussentijdse stand - bij voorkeur op een computerscherm, en dat ik zijn instructies of verbeteringsvoorstellen opvolg.
Als er niemand van het personeel van de opdrachtgever bij de fotoshoot aanwezig is, is het ter beveiliging zeker geen slecht idee om tussendoor een paar keer fotoresultaten per e-mail naar de opdrachtgever te sturen, zodat deze de voortgang van de fotoshoot kan controleren en het tot dan toe bereikte kan goedkeuren. Mocht er iets onverwachts gebeuren, dan is het altijd goed als jullie de opdrachtgever snel telefonisch kunnen bereiken. Dus zorg er ook voor dat jullie de mobiele nummer van jullie klant hebben.
Na afloop van de fotoshoot moeten de foto's door jullie worden bekeken voordat jullie deze naar de klant sturen. Het persoonlijk bekijken door de fotograaf is bedoeld om mogelijke fouten te ontdekken, want niets is pijnlijker dan wanneer een klant belt en fouten ontdekt terwijl jullie nog van niets weten.
Maak altijd 1-2 back-ups op externe harde schijven voordat jullie de resultaten naar de klant sturen. Dus stop gewoon de originele geheugenkaarten in een envelop en stuur deze per post naar de klant, daar kom je niet mee weg!
Het zou zonde zijn als de resultaten van een opdrachtfotoshoot verloren zouden gaan. Maak dus altijd voldoende back-ups!
Vaak zal de opdrachtgever aanwezig zijn bij de shoot en ook zijn eigen laptop meebrengen. In dit geval zal hij vol verlangen wachten tot jullie volle geheugenkaart wordt vervangen door een lege, zodat hij de foto's tijdig en nog tijdens de shoot op zijn computer kan laden en bekijken.
Facturering
Facturen met een factuurbedrag vanaf 100 euro moeten aan de volgende vereisten voldoen om door de belastingdienst te worden erkend. Als de factuur niet aan de eisen voldoet, kan het gebeuren dat de klant - terecht! - weigert deze te betalen. Betaalt hij toch, dan kan het zijn dat zijn belastingdienst hem de aftrek van voorbelasting niet toestaat of dat de aftrekbaarheid van het volledige factuurbedrag wordt betwist. En hetzelfde geldt ook voor jullie: Let er voordat jullie een factuur van een crediteur betalen op dat de volgende punten aanwezig zijn:
• Vermelding "Factuur"
• volledige naam en volledig adres van de factuur- en ontvanger van de prestatie
• jullie naam en adres (adres van de factuuraanbieder; kan ook het adres van de vestiging zijn)
• jullie belasting- of indien van toepassing omzetbelastingidentificatienummer
• Factuurdatum (afgiftedatum)
• Factuurnummer (dit moet opeenvolgend worden toegekend en moet uniek zijn; een bepaald formaat is niet vereist)
• geleverde dienst (hoeveelheid en aard van de geleverde goederen of omvang en aard van de overige dienst)
• Leveringsdatum (indien van toepassing standaardformulering "leveringsdatum is factuurdatum" gebruiken als er geen aparte leveringsdatum kan worden verstrekt)
• het opgesplitste bedrag voor de fotografische dienst volgens belastingtarieven
• het toepasselijke btw-tarief (tenzij jullie een "kleine ondernemer" zijn wat betreft omzetbelasting; zie onder)
• het resulterende btw-bedrag
• totale factuurbedrag (aanbevolen; maar is geen wettelijk vereist onderdeel)
• bankgegevens van de opsteller (aanbevolen; maar is geen wettelijk vereist onderdeel)
• betalingstermijn (aanbevolen; maar is geen wettelijk vereist onderdeel).
Voor fotografen is het ook aan te raden om op de factuur nogmaals de omvang van de toegekende gebruiksrechten schriftelijk vast te leggen. Alleen ter herinnering. Op die manier kunnen er bij de klant geen misverstanden ontstaan.
De netto bedragen van de afzonderlijke factuurposten worden vermeld, gevolgd door de totale omzetbelasting en het totale bruto bedrag als het te betalen factuurbedrag. Indien er een betalingstermijn is overeengekomen in de offerte of tijdens de contractonderhandelingen, is het gebruikelijk om dit ook op de factuur te vermelden.
Als u een kleine ondernemer bent voor de omzetbelasting volgens paragraaf 19 van de Belastingwet op de omzetbelasting (als u vorig jaar onder een jaaromzet van 17.500 euro bent gebleven en naar verwachting dit jaar 50.000 euro niet zult overschrijden), bent u vrijgesteld van het betalen van omzetbelasting aan de Belastingdienst, dus vermeldt u eenvoudigweg de bedragen van de afzonderlijke posten en het totaalbedrag. Volgens de wettekst is de omzetbelasting in deze posten opgenomen; het hoeft alleen niet gespecificeerd te worden en hoeft ook niet aan de Belastingdienst te worden afgedragen.
Mahnprozess
Laten we hopen dat uw klanten op tijd betalen! Maar helaas gebeurt het maar al te vaak dat rekeningen niet worden voldaan. Dit kan verschillende redenen hebben. Sommige bedrijven betalen over het algemeen hun rekeningen met enkele maanden vertraging, wat leidt tot rentewinsten. Anderen zouden graag betalen, maar kunnen dat niet, bijvoorbeeld omdat ze zelf krap bij kas zitten. Velen wachten zelf op een betaling, bijvoorbeeld van de Belastingdienst voor een belastingteruggave. Anderen proberen door vermeende fouten bij het fotografische werk de factuur helemaal niet of slechts gedeeltelijk te betalen.
Als uw klant de factuur niet op tijd betaalt, moet u niet meteen dreigen. Misschien is de factuur echt kwijtgeraakt in de papierwinkel. Vraag eerst vriendelijk wat heeft geleid tot de vertraging in de betaling. Als de betaling dan nog steeds uitblijft, stelt u een redelijke termijn vast (2-3 weken), waarna u naar een advocaat zou moeten gaan na het verstrijken daarvan.
Over het algemeen geldt dat facturen onmiddellijk betaalbaar zijn, tenzij anders is overeengekomen. Als uw klant niet tijdig betaalt, hoeft hij niet apart herinnerd te worden om in verzuim te raken, maar raakt hij automatisch in verzuim bij overschrijding van de termijn. Om te kunnen bewijzen dat uw klant de factuur heeft ontvangen, is het daarom aan te raden deze naast het origineel nogmaals per fax te versturen. Of meteen per aangetekende post. Dit heeft echter geen goede stijl als men al van tevoren vermoedt dat de klant niet zal betalen.
Bij overschrijding van de termijn zonder betaling van de klant, wacht men in de praktijk nog eens 1-2 weken voordat men beleefd informeert waarom de factuur nog niet is betaald. Als u nu merkt dat er met opzet niet is betaald, zou men na nog een week een herinnering sturen met het verzoek om onmiddellijke betaling van het openstaande bedrag. Eventuele herinneringskosten (deze moeten realistisch zijn, vermoedelijk in de grootte van 3 tot 5 euro) evenals overschrijdingsrente kunnen apart in rekening worden gebracht.
Overschrijdingsrente wordt berekend tegen een tarief van 5% (op jaarbasis) boven de basisrentevoet van de Europese Centrale Bank (ECB).
Na een vruchteloze herinnering zou u nu een advocaat moeten raadplegen die uw vorderingen - indien nodig zelfs voor de rechter - int. De kosten hiervoor moeten worden gedragen door de schuldenaar, dus uw klant, tenzij blijkt dat hij een geldige reden had om de betaling te weigeren, wat praktisch onmogelijk is als u foto's van "gemiddelde aard en kwaliteit" heeft geleverd.
