Gegevensverpakking en retournering in Adobe InCopy CC

Als redacteur die werkt met Adobe InCopy CC, is het proces van gegevens terugsturen naar de grafische afdeling cruciaal voor een soepele workflow. In deze handleiding laat ik je zien hoe je je bewerkte teksten veilig kunt inpakken (gegevensverpakking) en terugsturen. Je leert hoe je bestanden uitcheckt, bewerkt en ze vervolgens als pakket naar de grafici terugstuurt. Deze stappen zijn vooral belangrijk als redactie en vormgeving niet in hetzelfde kantoor zijn gevestigd.

Belangrijkste inzichten

• Werken met de InCopy-taakmap vergemakkelijkt het beheer van projecten.
• Bij het uitchecken en inchecken van bestanden is het belangrijk om alle wijzigingen op te slaan.
• Er zijn verschillende manieren om gegevens in InDesign door te sturen of aan een andere redacteur door te geven.
• De ordening van bestanden in de taakmap is cruciaal voor duidelijke communicatie in de workflow.

Stapsgewijze handleiding

Om je taken in InCopy efficiënt te beheren en de gegevens correct terug te sturen, volg de onderstaande stappen:

1. Taakmap openen

Voor je begint met het bewerken van je gegevens, zorg ervoor dat je in de juiste taakmap werkt. Wanneer je je pakket opent, wordt automatisch een InCopy-taakmap aangemaakt. Deze bevindt zich in je documentenmap.

2. Gegevens uitchecken

Om aan de documenten te werken, moet je eerst de betreffende elementen uitchecken. Als je al iets hebt uitgecheckt, moet je het inchecken voordat je verder kunt gaan. Controleer de status van de bestanden om ervoor te zorgen dat alles gereed is.

3. Gegevens bewerken

Nu kun je beginnen met bewerken. Je hebt toegang tot de inhoud die je nodig hebt. Of je nu tekst bewerkt of elementen verwijdert, deze stap is belangrijk om ervoor te zorgen dat alles up-to-date is.

4. Wijzigingen inchecken

Zodra je klaar bent met de bewerking, is het tijd om alle wijzigingen in te checken. Dit zorgt ervoor dat de grafici de nieuwste versies van je documenten ontvangen. Zorg ervoor dat je niets vergeet voordat je doorgaat naar de volgende stap.

5. Gegevens inpakken en doorsturen

Nu heb je de mogelijkheid om de bewerkte gegevens terug te sturen naar InDesign of door te sturen naar een andere redacteur in InCopy. Kies de optie die het beste past bij jouw workflow.

6. Gegevens opslaan

Als je ervoor kiest om de gegevens terug te sturen naar InDesign, sla het bestand dan op een geschikte locatie op. Dit is vooral belangrijk als je het bestand per e-mail terugstuurt.

7. E-mailverzending van gegevens

Beantwoord de e-mail waarin je het bestand hebt ontvangen en voeg het InCopy-pakket toe. Zorg ervoor dat je het juiste formaat gebruikt zodat je graficus het bestand probleemloos kan openen.

8. Taakbestand opruimen

Als je je pakket hebt teruggestuurd, overweeg dan om de taakmappen op te ruimen om mogelijke verwarring bij de volgende bewerking te voorkomen. Als je het pakket terugkrijgt van de graficus, kunnen anders overlappingen in de bestandsnamen optreden.

9. Ordening aanbrengen

Het is aan te raden om meteen bij het verzenden van het pakket of bij ontvangst van het nieuwe pakket een back-upmap te maken waarin je oude bestanden kunt verplaatsen. Hiermee voorkom je dat oude bestanden in de war raken met de nieuwe bestanden.

Samenvatting

In deze handleiding heb je geleerd hoe je je bewerkte bestanden professioneel inpakt en terugstuurt in Adobe InCopy CC. Het proces omvat het uitchecken, bewerken en inchecken van de inhoud, evenals de juiste overdracht aan de grafische afdeling. Deze stappen zijn cruciaal om een efficiënte workflow te garanderen en misverstanden te voorkomen.