Besluitvorming over de invoering van een InCopy-workflow

In dit laatste deel van onze tutorial over Adobe InCopy CC, dat speciaal gericht is op redacteuren, zullen we ons richten op de fundamentele vraag: Is het de moeite waard om een InCopy-workflow voor jouw project te implementeren? In de voorgaande hoofdstukken hebben we al besproken hoe InCopy werkt en welke voordelen samenwerken met InDesign biedt. Het is nu tijd om enkele beslissingshulpmiddelen te presenteren die je zullen helpen bepalen of je InCopy in je dagelijkse werkzaamheden moet integreren.

Belangrijkste inzichten

Om de beslissing te nemen over het implementeren van een InCopy-workflow, moeten verschillende aspecten in overweging worden genomen. Centrale vragen zijn of de redactie, de klant en de auteurs bereid zijn om met InCopy te werken. Daarnaast is het belangrijk om de voorbereidingen met het grafisch team te bespreken en ervoor te zorgen dat de benodigde training en ondersteuning beschikbaar zijn gesteld. Ook spelen de kosten voor het abonnementsmodel en de technische ondersteuning een rol.

Stapsgewijze handleiding

1. Controleer de bereidheid van de redactie en de auteurs

Voordat je InCopy invoert, is het belangrijk om te achterhalen of alle betrokkenen bereid zijn om met dit nieuwe programma te werken. Dit is een cruciale stap, omdat de overstap naar InCopy betekent dat de redactie en de auteurs moeten wennen aan nieuwe software en een nieuwe workflow. Zorg ervoor dat er voldoende interesse en ondersteuning is om deze overgang succesvol te maken.

2. Verduidelijk de rol van het grafisch team

Een ander belangrijk punt is de samenwerking met het grafisch team. Bekijk of de grafisch ontwerper bereid is om met InCopy te werken en of hij in staat is ondersteuning te bieden, vooral wanneer er vragen zijn over het gebruik van formaten of speciale tekens. Een goed georganiseerd team kan veel technische problemen vooraf voorkomen.

3. Ontmoet technische en organisatorische uitdagingen

Er kunnen technische of organisatorische redenen zijn die pleiten tegen de invoering van een InCopy-workflow. Onderzoek of dergelijke uitdagingen bestaan en of het grafisch team bereid is mogelijke technische problemen op te lossen. In veel gevallen kan externe ondersteuning handig zijn, vooral wanneer er onvoorziene problemen optreden.

4. Beoordeel de beschikbaarheid van training

Om ervoor te zorgen dat alle medewerkers met InCopy kunnen werken, is het verstandig om trainingen te overwegen. Overweeg of de kosten voor dergelijke trainingen binnen het budget vallen en of deze stap zinvol is voor de redactie. Als de redactie InCopy kan gebruiken, kan dit de efficiëntie en kwaliteit van het werk aanzienlijk verbeteren.

5. Controleer de kostenstructuur van het InCopy-abonnement

Een maandelijks abonnement voor InCopy kost momenteel ongeveer 8,91 euro inclusief btw en kan nog voordeliger worden bij een jaarabonnement. Overweeg of de kosten in verhouding staan tot de voordelen die de workflow biedt. Deze besparingen kunnen snel vruchten afwerpen, terwijl een uitgebreider gebruik van InDesign in dezelfde cloud-applicatie kan plaatsvinden.

6. Ga samen met het team om de workflow te plannen

Als alle bovengenoemde punten met een duidelijk ja kunnen worden beantwoord, is het zinvol om samen te komen met het team en de workflow te plannen. Bespreek welke elementen zullen worden bewerkt en of InCopy-templates nodig zijn. Bespreek ook hoe de gegevensuitwisseling zal plaatsvinden - via een gedeelde server, e-mail of FTP.

7. Documenteer de workflow

Het is belangrijk om de uitgestippelde workflow te documenteren. Iedereen moet schriftelijk vastleggen hoe de verschillende stappen in de workflow eruit zien om misverstanden te voorkomen en processen te optimaliseren. Een heldere documentatie dient niet alleen als gids, maar ook als naslagwerk voor toekomstige projecten.

8. Plan de trainingen voor het team

Voor de implementatie van de nieuwe workflow moet je ervoor zorgen dat de trainingen voor alle betrokkenen zijn gepland. Dit zal ervoor zorgen dat alle medewerkers goed voorbereid kunnen beginnen in de nieuwe InCopy-workflow en dat eventuele aanloopproblemen worden geminimaliseerd.

9. Start de InCopy-workflow

Nadat alle voorbereidingen zijn getroffen en trainingen zijn gegeven, mag niets het starten van de InCopy-workflow meer in de weg staan. Bereid je voor om de voordelen van deze nieuwe werkwijze te ervaren en je werk efficiënter te maken.

Samenvatting

In deze handleiding heb je geleerd welke overwegingen en stappen nodig zijn om een InCopy-workflow in je project te implementeren. De bereidheid van de redactie, de technische mogelijkheden, de ondersteuning van het grafisch team en de kosten en trainingsmaatregelen zijn cruciale factoren die je in overweging moet nemen bij je besluitvorming. Wanneer aan alle voorwaarden is voldaan, kun je profiteren van de voordelen van de nieuwe softwaregroep.