Adobe InCopy voor redacteuren - 6 valkuilen vermijden

Bij samenwerking met InDesign en InCopy kunnen gemakkelijk misverstanden en fouten optreden. In deze handleiding laten we je zien hoe je veelvoorkomende valkuilen kunt vermijden en ervoor zorgt dat je probleemloos met deze programma's kunt werken. De juiste strategieën en voorzorgsmaatregelen kunnen je veel tijd en moeite besparen.

Belangrijkste inzichten

Wanneer je met InCopy en InDesign werkt, zijn er enkele aspecten waar je absoluut rekening mee moet houden: Hou de benamingen van bestanden en mappen constant, volg de vastgestelde workflow en wees voorzichtig bij het updaten. Vermijd foutmeldingen door ze zorgvuldig te lezen en de bron van de fouten zorgvuldig te analyseren.

Stapsgewijze handleiding

1. Bestanden en mappen niet hernoemen

Een veelvoorkomend misverstand onder gebruikers van InDesign en InCopy is het ongepland hernoemen van bestanden of het aanpassen van de mappenstructuur. Als je bestanden of mappen onbedoeld hernoemt, loop je het risico dat InDesign de relevante gegevens niet meer kan vinden. Dit is vergelijkbaar met afbeeldingen: als een Photoshop-bestand wordt hernoemd, verliest InDesign de koppeling. Om mogelijke problemen te voorkomen, moet je indien mogelijk de originele bestandsnamen en mappenstructuren behouden. Mocht er toch verwarring ontstaan, dan kun je de functie "Opnieuw koppelen" gebruiken om de juiste locatie te vinden.

2. Afspraken nakomen

Een van de belangrijkste regels in een creatieve samenwerking is communicatie. Verlaat niet de afgesproken workflow en ontwikkel geen eigen structuren. Dit geldt met name voor de organisatie van mappen en bestanden. Houd je aan de vooraf besproken regels, omdat deze cruciaal zijn voor een goed werkende samenwerking tussen redacteur en ontwerper.

3. Voorzichtig zijn bij het updaten

Wees voorzichtig bij het updaten van de documenten. Het lijkt vaak eenvoudig om op "Update" te klikken zonder de inhoud te controleren. Neem de tijd om foutmeldingen zorgvuldig te lezen en te begrijpen wat InDesign je wil vertellen. Als je bij het updaten van inhoud een verouderde versie ziet, controleer dit dan en bespreek het indien nodig met het redactieteam om misverstanden te voorkomen.

4. Foutmeldingen serieus nemen

Als er foutmeldingen optreden, is het belangrijk om deze serieus te nemen en niet zomaar weg te klikken. Ze bevatten waardevolle informatie over de status van de inhoud en helpen je bij het identificeren van problemen. Lees de meldingen aandachtig door en bedenk hoe je erop moet reageren. Vaak zijn er instructies die je helpen het probleem op te lossen of te vermijden.

5. Geduld tonen bij crashes

Als er crashes optreden bij exporteren naar InCopy, kan dit te wijten zijn aan tekstframes die niet correct worden beheerd. Controleer of een tekstframe met overschrijding verankerd is in een ander tekstframe. Als de problemen aanhouden, probeer dan de inhoud stukje bij beetje te exporteren om te achterhalen waar het probleem precies ligt. Probeer niet alle inhoud in één keer te exporteren totdat je de oorzaak van het probleem hebt geïdentificeerd.

6. Verzenden van pakketten zorgvuldig behandelen

Als je een pakket per e-mail verstuurt, controleer dan of alles correct is voordat je het verstuurt. Als er een fout optreedt of het pakket niet aankomt, kun je de verzending annuleren. Navigeer in InDesign naar het menu "Taken" en selecteer daar "Verzending annuleren". Doe dit echter alleen in geval van nood, aangezien de oorspronkelijke e-mail bij de ontvanger blijft en de redacteur op de hoogte moet worden gesteld.

Samenvatting

In deze handleiding heb je geleerd welke valkuilen er zijn met Adobe InCopy en InDesign en hoe je ze kunt vermijden. Het naleven van bestaande afspraken, het consistente beheer van bestanden en de zorgvuldige omgang met updates zijn essentieel voor een soepele workflow.