In deze tutorial leer je hoe je jouw uiteindelijke gemaakte Google Sheet met je collega's kunt delen. De mogelijkheid om het blad gezamenlijk te gebruiken maakt efficiënte samenwerking en beter informatiebeheer mogelijk. Of het nu gaat om gegevensanalyse of het delen van informatie - met slechts een paar klikken kun je anderen toegang geven tot je werk. Laten we meteen beginnen!
Belangrijkste inzichten
- Je kunt Google Sheets delen met verschillende machtigingen: Viewer, Commentator en Bijdrager.
- Je hebt de mogelijkheid om mensen toe te voegen via hun e-mailadres, ongeacht of het een Gmail-adres is of niet.
- Met de optie Bestand kun je je Sheet ook per e-mail verzenden of in verschillende formaten exporteren.
Stap-voor-stap handleiding
Stap 1: Deeloptie inschakelen
Om je Google Sheet met collega's te delen, ga je eerst rechtsboven naar de knop "Delen". Hier kun je het deelscherm openen en zien dat het bestand tot nu toe alleen voor jou zichtbaar is.
Stap 2: Personen toevoegen
Klik op de groene knop "Delen". Je krijgt nu de mogelijkheid om e-mailadressen van mensen toe te voegen. Je kunt bijvoorbeeld een alternatief e-mailadres van jezelf invoeren of het adres van een collega. Het is belangrijk dat dit niet per se een Gmail-adres hoeft te zijn.
Stap 3: Melding inschakelen
Je kunt ook instellen of de collega een melding moet krijgen. Je hebt de mogelijkheid om een kort bericht toe te voegen om informatie te verstrekken of uit te leggen waarom je het bestand deelt.
Stap 4: Machtigingen instellen
Bij het delen heb je drie machtigingsopties: Viewer, Commentator en Bijdrager. Een Viewer kan alleen de gegevens bekijken zonder wijzigingen aan te brengen. De Commentator kan ook alleen de gegevens bekijken, maar heeft de mogelijkheid om opmerkingen toe te voegen. De Bijdrager kan het bestand volledig bewerken. Denk goed na over welke toegang je je collega wilt geven.
Stap 5: Deelactie bevestigen
Nadat je de personen en hun machtigingen hebt ingesteld, klik je op "Verzenden". De collega ontvangt nu een e-mail met de link naar het bestand en je kunt altijd zien wie toegang heeft tot je Google Sheet.
Stap 6: Personen beheren
Indien nodig kun je zoveel mensen toevoegen als je wilt of bestaande toegang wijzigen. Klik gewoon opnieuw op "Delen" om het overzicht van gedeelde personen te bekijken, en je kunt elke gebruiker verwijderen of hun rol wijzigen.
Stap 7: Bestand per e-mail verzenden
Een andere manier om het bestand te delen, is door het per e-mail te verzenden. Klik hiervoor op "Bestand" en vervolgens op "E-mail". Hier kun je ook een bericht toevoegen en kiezen in welk formaat je het bestand wilt verzenden, bijvoorbeeld als PDF of Excel-bestand.
Stap 8: Koppeling maken
Naast de deelopties kun je een koppeling naar het Google Sheet maken. Klik met de rechtermuisknop om het bestand aan je favorietenbalk toe te voegen, of gebruik de optie "Koppeling maken" in de werkbalk. Je kunt deze koppeling dan op je desktop opslaan voor snelle toegang tot je Google Sheet.
Samenvatting
In deze handleiding heb je geleerd hoe je je Google-spreadsheets met collega's kunt delen door ze verschillende rechten toe te wijzen. Of je nu het bestand alleen ter inzage beschikbaar wilt stellen of het wilt delen om te bewerken, de stappen zijn snel en gemakkelijk te volgen. Gebruik de deelfunctie om effectiever samen te werken.
Veelgestelde Vragen
Hoe deel ik een Google-spreadsheet met iemand?Ga naar 'Delen', voeg het e-mailadres toe en kies de rechten.
Wat gebeurt er als ik iemand als kijker toevoeg?De kijker kan de gegevens zien, maar geen wijzigingen aanbrengen.
Kan ik de Google-spreadsheet ook delen met niet-Gmail-adressen?Ja, je kunt het spreadsheet ook delen met andere e-maildomeinen.
Hoe kan ik een e-mail met de Google-spreadsheet verzenden?Klik op 'Bestand', vervolgens op 'E-mail' en kies het gewenste formaat.
Kan ik rechten achteraf wijzigen?Ja, je kunt op elk moment rechten aanpassen of personen verwijderen.
