Gegevensvalidatie en dropdowns in Google Spreadsheets

In deze handleiding leer je hoe je gegevensvalidatie in Google Sheets kunt gebruiken om dropdown-lijsten te maken. Het maken van dropdown-lijsten is bijzonder handig wanneer je invoerfouten wilt vermijden en gegevens wilt consolideren. Stel dat je op een hogeschool werkt en de studierichtingen van studenten uniform wilt vastleggen. Door gegevensvalidatie op een zinvolle manier toe te passen, kun je ervoor zorgen dat de invoer gestandaardiseerd is en in jouw lijst geconsolideerd kan worden.

Belangrijkste inzichten

1. Gegevensvalidatie helpt bij het vermijden van invoerfouten en het consistent houden van gegevens.
2. Met dropdown-lijsten kun je gebruikers een selectie van vooraf gedefinieerde waarden aanbieden.
3. Je kunt de gegevensvalidatie aanpassen om handmatige invoer te weigeren en behulpzame invoermeldingen weer te geven.

Stapsgewijze handleiding

Stap 1: Gegevensvalidatie activeren

Om te beginnen met gegevensvalidatie in Google Sheets, open je jouw Google-spreadsheet. Navigeer naar het tabblad 'Gegevens' en klik op 'Gegevensvalidatie'. Hierdoor opent zich een nieuw dialoogvenster waarin je de gewenste instellingen kunt configureren.

Stap 2: Selecteer het celbereik

Selecteer nu het celbereik dat je wilt gebruiken voor de dropdown-lijst. Bijvoorbeeld, je kunt de cellen van B4 tot B32 selecteren. Zorg ervoor dat je het juiste bereik voor jouw gegevens definieert, want dit is cruciaal voor toekomstige invoer.

Stap 3: Selecteer de criteria

In het dialoogvenster kun je verschillende criteria instellen voor de gegevensvalidatie. Dit betekent dat je kunt aangeven welk type invoer is toegestaan. Je hebt de mogelijkheid om een lijst te selecteren of de lijst zelf te maken.

Stap 4: Maak je eigen lijst

Als je een eigen lijst wilt maken voor de dropdown-opties, voer dan de gewenste items in. Bijvoorbeeld: typ "BW" voor Bedrijfseconomie, "WF" voor Bedrijfsinformatica en "WM" voor pure Informatica. Zorg ervoor dat je alle relevante studierichtingen vermeldt, zodat studenten de juiste keuze kunnen maken.

Stap 5: Toon de dropdown-lijst

Aactiveer de optie "Dropdownlijst in cellen weergeven". Klik vervolgens op "Opslaan". Zodra de lijst is aangemaakt, wordt er een dropdown-symbool weergegeven in de geselecteerde cel, waarmee studenten de studierichting van hun keuze kunnen selecteren.

Stap 6: Afwijzing van invoer

Om ervoor te zorgen dat studenten geen ongeldige invoer kunnen doen, kun je de invoer afwijzen. Dit betekent dat ze geen zelf ingevoerde waarden kunnen gebruiken die niet in de dropdown-lijst staan. Ga terug naar de gegevensvalidatie en activeer de optie om deze functie te implementeren.

Stap 7: Voeg validatiehulptekst toe

Een goede manier om de gebruikersbegeleiding te verbeteren, is door een validatiehulptekst toe te voegen. Dit kan helpen om de gebruikers te informeren over welke waarden ze moeten invoeren. Je zou bijvoorbeeld "Klik hier en voer een waarde in vanuit het bereik" als hulptekst kunnen instellen.

Stap 8: Toepassen van dropdowns op andere cellen

Om de aangemaakte dropdown-lijst toe te passen op andere cellen, kopieer je deze eerst. Gebruik de combinatie "Ctrl + C" om de cellen te kopiëren. Selecteer vervolgens het doelbereik, klik met de rechtermuisknop en kies "Invoeren" en vervolgens "Alleen gegevensvalidatie plakken". Zo heb je nu in alle gewenste cellen de dropdown-optie en hulptekst.

Stap 9: Controleer de invoer

Controleer in je Google-sheet de verschillende dropdown-opties om ervoor te zorgen dat alles correct wordt weergegeven. Klik op het dropdown-menu om te controleren of alle aangemaakte opties beschikbaar zijn en dat elke cel de waarschuwingsmelding weergeeft.

Stap 10: Conclusie en resultaten

Je hebt nu geleerd hoe je met gegevensvalidatie dropdown-lijsten in Google-sheets maakt. Deze functie vergemakkelijkt de invoer van gegevens en helpt je de kwaliteit van je records in tabellen te behouden. Het nut van deze techniek wordt met name duidelijk wanneer je probeert verschillende gegevens samen te vatten en te analyseren.

Samenvatting

In deze handleiding heb je stap voor stap geleerd hoe je gegevensvalidatie implementeert in Google Sheets om consistente en foutloze gegevensinvoer te waarborgen. Je hebt geleerd hoe je dropdown-lijsten maakt, invoer weigert en nuttige invoerberichten mogelijk maakt.