Zoom biedt een eenvoudige en effectieve manier om vergaderingen te plannen en deelnemers gericht uit te nodigen. In deze handleiding leer je hoe je een Zoom-meeting kunt plannen en de bijbehorende link per e-mail kunt versturen.
Belangrijkste inzichten
- De juiste planning is cruciaal voor het succes van een vergadering.
- Je kunt vergaderdetails zoals datum, tijd en deelnemers instellen.
- De mogelijkheid om links per e-mail te versturen, helpt om je deelnemers snel en efficiënt te informeren.
Stap-voor-stap handleiding
Om een Zoom-meeting van tevoren te plannen, volg je deze stappen:
1. Zoom Meeting plannen
Open de Zoom-app en kies de optie "Plannen". Je wordt doorverwezen naar een nieuw venster waarin je de details van de vergadering kunt instellen.
2. Vergaderingstitel instellen
Het eerste veld dat je moet invullen, is de titel van de vergadering. Dit zou een duidelijk en beknopt onderwerp moeten bevatten, zodat alle genodigde deelnemers meteen weten waar het over gaat. Bijvoorbeeld, je kunt "Projectbespreking juli" of "Projectplanning XY" invoeren.
3. Datum en tijd selecteren
Selecteer nu de datum en tijd voor je vergadering. Je kunt een toekomstige datum instellen, bijvoorbeeld 31 oktober 2023 om 10.00 uur. Zorg er ook voor dat je de geschatte duur van de vergadering inschat, in dit geval zou je een uur kunnen plannen.
4. Regelmatige vergaderingen instellen
Als je een regelmatige vergadering wilt plannen, heb je de optie om het als een terugkerende vergadering in te stellen. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat deze vergadering elke zaterdag om 10.00 uur moet plaatsvinden. In de meeste gevallen is dit echter optioneel en afhankelijk van je behoeften.
5. Tijdzone selecteren
Zorg ervoor dat de juiste tijdzone is geselecteerd. In dit voorbeeld kies je de tijdzone "Parijs", die relevant is voor de meeste inwoners van Midden-Europa.
6. Meeting-ID en beveiligingscode instellen
De Meeting-ID wordt automatisch gegenereerd. Je kunt ook een beveiligingscode toevoegen om extra beveiliging te bieden. Deze code is nodig als deelnemers willen inbellen via telefoon of conferentiesystemen.
7. Wachtruimte configureren
De wachtruimte is een interessante functie die je in staat stelt om de deelnemers te controleren voordat ze de vergadering betreden. Je kunt de wachtruimte activeren of deactiveren. Als de wachtruimte is geactiveerd, moet je elke deelnemer accepteren voordat deze kan binnenkomen.
8. Video-instellingen instellen
Besluit of zowel de host als de deelnemers video moeten inschakelen wanneer de vergadering begint. Dit kan vooral handig zijn als een persoon de vergadering plant maar er niet aan zal deelnemen.
9. Kalenderopties selecteren
Kies welke kalender je wilt gebruiken als herinnering. Je kunt kiezen tussen Outlook, Google Agenda en andere opties. In dit geval heb je voor Outlook gekozen.
10. Geavanceerde instellingen aanpassen
Met de geavanceerde instellingen kun je extra voorwaarden instellen, zoals dat deelnemers voor de host de vergadering kunnen binnenkomen. Hier zou je ook de optie moeten activeren om nieuwe deelnemers bij binnenkomst direct op mute te zetten.
11. Vergadering opslaan
Nadat je alle instellingen hebt aangepast, klik je op "Opslaan". De vergadering wordt nu aangemaakt en je krijgt de mogelijkheid om de link voor de vergadering te bekijken.
12. Link per E-Mail versturen
Om de link te versturen, kun je deze kopiëren en een e-mail sturen naar de uitgenodigde deelnemers. Je kunt ook de functie binnen Zoom gebruiken om personen direct uit te nodigen, maar dit is soms foutgevoelig. Het is aan te raden om de link handmatig in je eigen e-mail te kopiëren en te versturen om ervoor te zorgen dat alle deelnemers deze op tijd ontvangen.
13. E-mail versturen bevestigen
Ga naar je e-mailprogramma en bevestig dat de uitnodiging succesvol is verstuurd. Je kunt de link direct naar de mensen sturen die je hebt uitgenodigd door een persoonlijke e-mail te sturen.
14. Deelnemen aan de meeting
Alles is nu klaar en de uitgenodigde personen kunnen deelnemen aan de vergadering. Via de link die je hebt gestuurd, komt iedereen direct bij de vergadering terecht.
Samenvatting
Met deze stappen ben je in staat om een Zoom-vergadering effectief voor te bereiden en ervoor te zorgen dat alle deelnemers tijdig op de hoogte worden gebracht. De verschillende opties en instellingen helpen je om de vergadering zo te organiseren dat deze efficiënt en georganiseerd verloopt.
Veelgestelde vragen
Hoe plan ik een Zoom-meeting?Je kunt een vergadering plannen door de Zoom-app te openen, de optie "Plannen" te selecteren en de vereiste gegevens in te voeren.
Kan ik een terugkerende vergadering instellen?Ja, tijdens het plannen heb je de mogelijkheid om een vergadering als terugkerend in te stellen.
Hoe verstuur ik de link naar de vergadering per e-mail?Je kunt de link kopiëren en handmatig in een e-mail plakken of de uitnodiging rechtstreeks via Zoom versturen. Het wordt aangeraden om de link handmatig te versturen om ervoor te zorgen dat deze aankomt.
Wat is de wachtkamer?De wachtkamer is een functie waarmee je controle houdt over wanneer deelnemers de vergadering mogen betreden. Je moet deze deelnemers accepteren voordat ze binnenkomen.
Hoe kan ik deelnemers dempen?Je kunt in de geavanceerde instellingen instellen dat nieuwe deelnemers bij binnenkomst direct worden gedempt.
