In deze handleiding zul je leren hoe je met behulp van pivot-tabellen in Excel complexe kengetallen kunt berekenen. Met name gaat het erom nieuwe velden te creëren uit bestaande velden en verschillende analysemethodes toe te passen. Kennis van dergelijke geavanceerde functies is niet alleen handig voor gegevensanalyse, maar ook voor het presenteren en interpreteren van gegevens in rapporten en presentaties. Laten we meteen aan de slag gaan!
Belangrijkste inzichten
- Je kunt met berekende velden in pivot-tabellen nieuwe kengetallen berekenen.
- Het is mogelijk om verschillende berekeningsmethoden toe te passen op je gegevens.
- Pivot-tabellen bieden een flexibele manier om grote datasets te analyseren en weer te geven.
Stap-voor-stap-handleiding
1. Begrijp de basisprincipes
Om te beginnen, moet je ervoor zorgen dat je vertrouwd bent met de dataset die je wilt analyseren. Je hebt een dataset met omzetcijfers, materiaalkosten, personeelskosten en administratiekosten. Deze datapunten zijn cruciaal, want op basis hiervan ga je je berekeningen maken. Het is belangrijk dat je de structuur en de inhoud van de gegevens begrijpt voordat je met de analyse begint.
2. Maak een pivot-tabel
Om een pivot-tabel te maken, selecteer je eerst je volledige dataset, inclusief de koppen. Ga vervolgens naar Invoegen en kies PivotTable. Hiermee kun je de gegevens omzetten naar een gemakkelijk te begrijpen analyserende vorm. Zorg ervoor dat je de juiste optie kiest, zodat de tabel wordt gemaakt in een nieuw werkblad.
3. Orden de gegevens in de pivot-tabel
Het is nu tijd om je gegevens in de pivot-tabel te ordenen. Sleep de velden voor omzet, materiaalkosten, personeelskosten en administratie- en verkoopkosten naar het waardegebied van de pivot-tabel. Je kunt ook het veld Landen naar het rijengebied slepen om de analyse per land te segmenteren. Dit helpt je om de financiële kengetallen beter te begrijpen en grotere patronen in de dataset te herkennen.
4. Opmaak van de waarden
Zodra de pivot-tabel is gemaakt, kun je de waarden op een aantrekkelijke manier opmaken. Ga naar de optie voor Waardeveldinstellingen om duizendtallen gescheiden door een komma toe te voegen en stel de decimalen in zoals gewenst. Een schone en aantrekkelijke presentatie van je gegevens maakt een groot verschil.
5. Voeg berekende velden toe
En nu komen we bij het spannende deel: de berekende velden. Om een nieuw kengetal te maken, bijv. de winst, kun je niet alleen de standaardfuncties gebruiken. Effectief neem je het omzetveld en trek je de kostencategorieën (materiaal-, personeels- en administratie- en verkoopkosten) ervan af. Dit kan eenvoudig met de functie Berekend veld. Na het invoeren van de formule bevestig je met OK. Je winst wordt nu weergegeven in de pivot-tabel.
6. Controleer de berekeningen
Je kunt altijd controleren of je berekeningen correct zijn door de formule weer te geven of de onderliggende berekeningssystemen te analyseren. Met de Analyseren-functie kun je ervoor zorgen dat alles correct is ingesteld. Controleer of de winst daadwerkelijk wordt weergegeven als omzet minus kosten.
7. Pas de berekeningsmethodieken aan
De flexibiliteit van pivot-tabellen betekent dat je ook andere kengetallen kunt maken. Je hebt ook de mogelijkheid om het gemiddelde of de standaarddeviatie van de kosten of opbrengsten te berekenen. Gebruik opnieuw het menu voor berekende velden en pas de berekeningen naar behoefte aan.
8. Voer geavanceerde analyses uit
Een ander punt dat je in overweging moet nemen, is het berekenen van de variantiecoëfficiënt. Dit kengetal meet de relatieve spreiding van de gegevens en geeft je informatie over de consistentie van je omzet of kosten. Om dit te berekenen, kun je opnieuw een berekend veld gebruiken en de formule voor de variantiecoëfficiënt (standaarddeviatie gedeeld door het gemiddelde) invoeren.
9. Automatisering en het bijwerken van gegevens
Zodra je je draaitabel hebt gemaakt, is deze eenvoudig bij te werken. Wanneer de onderliggende gegevens veranderen, hoef je alleen maar de draaitabel bij te werken om de nieuwe gegevens in de berekening mee te nemen. Dit gebeurt via de vernieuwingsfunctie die tot de opties behoort.
10. Afsluiting en vervolgstappen
Nu je de basisprincipes kent voor het maken en bewerken van draaitabellen en het berekenen van bestaande velden, kun je deze kennis toepassen in verdere projecten. Neem actief deel aan je gegevens en experimenteer met verschillende parameters om je analytische vaardigheden verder te ontwikkelen.
Samenvatting
In deze handleiding heb je geleerd hoe je met draaitabellen in Excel werkt. Je bent door de stappen geleid voor het analyseren van gegevens, van het maken van de draaitabel tot het gebruik van berekende velden om nieuwe parameters zoals winst en variatiecoëfficiënt te genereren. Je begrijpt hoe belangrijk het is om gegevens correct te formatteren en te controleren. Gebruik deze kennis voor je toekomstige gegevensanalyses!
Veelgestelde vragen
Hoe voeg ik een berekend veld toe aan een draaitabel?Je gaat naar de optie voor berekende velden in het draaitabelmenu en voert de gewenste formule in.
Kan ik meerdere berekende velden in een draaitabel gebruiken?Ja, je kunt zoveel berekende velden toevoegen als je wilt om verschillende parameters te berekenen.
Wat moet ik doen als de draaitabel de juiste gegevens niet weergeeft?Controleer je gegevensbron en zorg ervoor dat alle vereiste velden in de draaitabel zijn ingevoegd. Werk ook de tabel bij om er zeker van te zijn dat je de meest recente gegevens ziet.
Hoe vaak moet ik de draaitabel bijwerken?Het is aan te raden de draaitabel regelmatig bij te werken, vooral als de onderliggende gegevens veranderen.
Kan ik draaitabellen afdrukken of exporteren?Ja, je kunt draaitabellen afdrukken of exporteren als Excel-bestand of PDF.
