Effectieve draaitabellen maken en analyseren in Excel

In deze tutorial duik je diep in de wereld van draaitabellen. We zullen een uitgebreide casestudy bekijken die je zal helpen om de theoretische kennis die je hebt opgedaan over draaitabellen in Excel, in de praktijk toe te passen. Draaitabellen zijn een krachtige tool om grote hoeveelheden gegevens te analyseren en samen te vatten. In deze handleiding zullen we de stappen doorlopen om een draaitabel vanaf de basis te creëren, verschillende vormen van analyse en visualisatie te gebruiken en de verkregen inzichten effectief te presenteren.

Belangrijkste inzichten

1. Draaitabellen maken snelle analyse en weergave van gegevens mogelijk.
2. Voorwaardelijke opmaak helpt om belangrijke statistieken te benadrukken.
3. Grafieken zoals diagrammen zijn belangrijk voor visuele feedback.
4. Datafilters en -bijsnijdingen maken gerichte gegevensanalyse mogelijk.

Stapsgewijze handleiding

Om een draaitabel te maken, begin je eerst met het ordenen van je gegevens.

Gegevens voorbereiden Als eerste moet je ervoor zorgen dat jouw database opgemaakt is als een tabel. Excel vergemakkelijkt het werken met gegevens wanneer ze in tabelontwerp staan. Kies een willekeurig cellenbereik en ga naar "Invoegen" > "Tabel". Zorg ervoor dat je de koptekstrij als een van de opties selecteert.

Zodra je je gegevens als tabel hebt opgemaakt, kun je de draaitabel maken. Ga hiervoor naar het tabblad "Invoegen" en klik op "Draaitabel". Kies vervolgens de gewenste gegevensbron en bepaal waar de draaitabel moet worden geplaatst.

Eerste draaitabel maken

Om het eerste overzicht te maken, sleep je de gewenste "velden" naar de rijen- en kolommengebieden van de draaitabel. In dit geval kun je bijvoorbeeld de regio's en de omzet toevoegen. Dit geeft je een duidelijk overzicht van hoe de omzet verdeeld is over de verschillende regio's en bedrijfsgebieden.

Voorwaardelijke opmaak toepassen

Om de draaitabel visueel aantrekkelijker en informatiever te maken, voeg je voorwaardelijke opmaak toe. Selecteer de cellen met de statistieken en ga naar "Start" > "Voorwaardelijke opmaak". Kies vervolgens een kleurschaal, bijvoorbeeld een groen-geel-rode kleurschaal, om de omzetwaarden visueel weer te geven.

Een andere belangrijke voorwaardelijke opmaak die je kunt instellen is voor de logistieke groep. Hier wil je de 25 grootste waarden groen markeren. Ga opnieuw naar "Voorwaardelijke opmaak" en selecteer "Top/Onderste-Regels".

Statistieken berekenen

Nu de draaitabel is opgesteld, gaan we over tot het berekenen van statistieken. Door een berekend veld toe te voegen binnen de draaitabel, kun je de winst berekenen. Gebruik hiervoor de formule "Omzet - Kosten". Het resultaat wordt onmiddellijk in de draaitabel weergegeven.

Bovendien kun je de nettowinst berekenen door een belastingtarief van 0,35 toe te passen op de winst. Voeg een ander berekend veld toe om dit weer te geven.

Datafilters en gegevensbijsnijding maken

Gebruik gegevensbijsnijdingen om de draaitabel interactief te maken. Ga naar "Analyseren" > "Gegevensbijsnijding invoegen" om filters toe te voegen voor specifieke categorieën of periodes. Deze filters helpen je om specifieke gegevens snel en gemakkelijk te analyseren.

Maak ook een tijdsgebaseerde datafilter om de resultaten analyseerbaar te maken over verschillende perioden.

Grafieken maken

Om de inzichten visueel weer te geven, maak je een gestapeld staafdiagram voor de nettowinst. Selecteer het relevante celbereik in je draaitabel en ga naar "Invoegen" > "Diagram", om het gewenste diagram te selecteren en te formatteren.

Wissel de rijen en kolommen om verschillende weergaven van de gegevens te tonen. Zo kun je zowel de regio's als de bedrijfsgebieden analyseren.

Bovendien kun je een oppervlaktediagram maken voor de omzet per klantengroep en een ringdiagram voor de winst per handelsgroep. Ik ben vooral geïnteresseerd in hoe de verschillende segmenten zich tot elkaar verhouden en waar optimalisatiepotentieel zichtbaar is.

Netwerkdiagram maken

Voor de analyse van de prestaties in de businessunits raad ik aan om een netwerkdiagram te maken. Dit toont de omzet, brutowinst en nettowinst en geeft je een uitgebreid overzicht van je bedrijfseenheden.

Gedetailleerde analyse

Om een gedetailleerde analyse uit te voeren, maak een overzicht van de omzetten per logistieke groep. Sorteer deze oplopend om patronen en trends te herkennen.

Gebruik de groeperingsfunctie om grote hoeveelheden gegevens te beheren. Door de omzetcijfers in groepen te verdelen, kun je beter overzicht houden.

Gegevens exporteren

Tenslotte kun je de resultaten exporteren om ze over te dragen naar andere formaten of verder te bewerken. Selecteer de gegevens van alle relevante landen en kopieer ze naar een nieuw werkblad of een extern bestand.

Samenvatting - Inleiding tot het maken van draaitabellen in Excel

In deze handleiding heb je geleerd hoe je draaitabellen in detail kunt maken, formatteren en analyseren. Van gegevensvoorbereiding, via het maken van diagrammen en voorwaardelijke opmaak, tot gedetailleerde analyse en gegevensexport - al deze stappen helpen je om je gegevens beter te begrijpen en effectiever te gebruiken.