In deze handleiding leer je stap voor stap hoe je een pivot-tabel in Excel maakt en formateert. Pivot-tabellen zijn een krachtig instrument voor het analyseren en samenvatten van gegevens. Ze stellen je in staat om grote hoeveelheden data op een intuïtieve manier te structureren en visualiseren. Of je nu de omzet per regio wilt opsplitsen of de prestaties van verschillende Business Units wilt vergelijken - pivot-tabellen helpen je bij het snel en efficiënt analyseren van informatie.
Belangrijkste inzichten
Om succesvol een pivot-tabel te maken en te formatteren, moet je eerst je ruwe gegevens als tabel formatteren. Vervolgens kun je de pivot-tabel maken, de gewenste gegevens naar de juiste structuur slepen en uiteindelijk de weergave aanpassen om een overzichtelijke analyse te krijgen.
Stap-voor-stap handleiding
1. Ruwe gegevens voorbereiden
Allereerst is het jouw taak om je ruwe gegevens voor te bereiden en als tabel te formatteren. In het voorbeeld kun je de gegevens die je wilt analyseren in Excel gebruiken. Zorg ervoor dat jouw gegevens geen lege cellen bevatten en dat de koppen duidelijk herkenbaar zijn. Om de gegevens als tabel te formatteren, markeer je het volledige gegevensbereik door op de toetsen Ctrl + A te drukken. Daarna kun je de toetscombinatie Ctrl + T gebruiken om de tabel te maken.
2. Pivot-tabel maken
Nadat je de ruwe gegevens als tabel hebt geformatteerd, is het tijd om de pivot-tabel te maken. Ga naar het tabblad Tabelgereedschappen bovenaan in Excel. Hier vind je de optie PivotTable. Klik erop en kies voor het maken van een nieuwe pivot-tabel.
3. Invoerscherm bevestigen
In het invoerscherm voor de pivot-tabel bevestig je alles met OK. Hierdoor wordt de eerste pivot-analyse gestart. Vanaf nu wordt jouw pivot-tabel aangeduid als PivotTable 1. Je kunt de naam naar wens aanpassen, indien gewenst.
4. Gegevens structureren
Nu volgt de volgende stap: je wilt de omzet per regio en Business Units opsplitsen. Sleep de Regio's naar het gebied Rijen en de Business Units naar het gebied Kolommen van de pivot-tabel. Vervolgens sleep je de Omzet naar het gebied van Waarden.
5. Automatische opmaak aanpassen
Een klein detail dat je wilt aanpassen, is de automatische opmaak van de kolommen. Dit kun je doen door met de rechtermuisknop op de pivot-tabel te klikken en de optie PivotTable-opties te selecteren. Verwijder het vinkje bij de optie Kolombreedte bij automatisch bijwerken aanpassen. Zo kun je de kolommen breder of smaller maken zonder dat Excel dit overschrijft bij elke update.
6. Getallen formatteren
Het is nu tijd om de getallen in de pivot-tabel te formatteren, zodat ze beter leesbaar zijn. Voeg een scheidingsteken voor duizendtallen toe en verwijder de decimalen. Hierdoor zijn de getallen in één oogopslag duidelijker en beter te presenteren.
7. Overzichtelijkheid van gegevens
Met deze aanpassingen heb je al een mooi overzicht gemaakt van de omzet per regio en Business Units. Je ziet in één oogopslag de resultaten voor China, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk, Korea, Mexico en de Verenigde Staten, evenals voor de individuele Business Units (BU1 tot BU5).
Samenvatting
In deze handleiding heb je geleerd hoe je ruwe gegevens voorbereidt, een pivot-tabel maakt, de structuur aanpast en de weergave dienovereenkomstig formatteert. Met deze stappen ben je in staat om beknopte en overzichtelijke analyses van je gegevens te maken.
