Pivot-tabellen in Excel: Gegevensverwerking en export

Welkom bij deze uitgebreide handleiding waarin je alles leert over het gegevensvoorbereiding, sortering en de export van pivot-tabellen in Excel. Pivot-tabellen zijn een krachtig instrument voor de analyse en visualisatie van gegevens. Deze handleiding zal je begeleiden bij de laatste stappen van een project waarin je hebt geleerd hoe je pivot-tabellen maakt en aanpast om waardevolle informatie uit ruwe gegevens te halen. Aan het einde van deze handleiding zul je in staat zijn om je gegevens professioneel te verwerken en te presenteren.

Belangrijkste inzichten

• Je leert hoe je gegevens in Excel voorbereidt.
• Je leert hoe je pivot-tabellen sorteert op specifieke criteria.
• De export van gegevens uit pivot-tabellen wordt stap voor stap uitgelegd.
• Groeperingen helpen bij het overzicht van gegevens.

Stapsgewijze handleiding

Eerst moeten we de ruwe gegevens in ons Excel-document invoegen. Dit kun je eenvoudig doen door naar de tabel te gaan waarin je gegevens zijn opgeslagen. Kies vervolgens de functie "Tabelhulpmiddelen" en selecteer "PivotTable". Dit opent een nieuw werkblad waarin je je pivot-tabel kunt maken.

Vervolgens definieer je het gebied waar je pivot-tabel moet worden geplaatst. In ons voorbeeld worden de cijfers rond rij 5 geplaatst. Om de omzetgegevens efficiënt te analyseren, sleep je de logistieke groepen naar de rijbezetting van de pivot-tabel. Het is belangrijk om de waarden normaal te formatteren, zodat ze als getallen met een duizendseparator worden weergegeven.

Om de pivot-tabel netjes en overzichtelijk te maken, sorteer je de uitgevouwen gegevens. Dit kan eenvoudig via het tabblad "Gegevens". Daar kun je vervolgens de oplopende sortering selecteren. Dit brengt de laagste omzet naar de top van je analyse, wat je helpt om de gegevens sneller te interpreteren.

Nu gaan we een groepering maken om de gegevens nog beter te kunnen analyseren. Eerst controleren we het aantal waarden dat we hebben. In ons voorbeeld kunnen we dit doen met de sneltoets Ctrl + Shift + Pijl omhoog. Hiermee ontdekken we dat we in totaal 598 waarden hebben. Om ze gelijkmatig te groeperen, delen we dit aantal door 2 en krijgen zo twee groepen van elk 299 waarden.

Markeer de eerste 299 waarden om de eerste groep te vormen. Klik dan op "Selectie groeperen". Zo breng je de waarden in een overzichtelijke structuur. De tweede groep kun je op dezelfde manier maken door de overige waarden te selecteren en ook op "Selectie groeperen" te klikken. Nu heb je twee groepen die de analyse van de omzet aanzienlijk vereenvoudigen.

Vervolgens gaan we over tot de volgende taak: gegevensexport. Je wilt de resultaten exporteren naar verschillende landen. Dit gebeurt ook via een nieuwe pivot-tabel die je opnieuw maakt met "PivotTable samenvatten". Kies het outputgebied en sleep de afzonderlijke regio's naar het rijenoverzicht van de nieuwe pivot-tabel. Nu kun je de omzet per land analyseren.

Om gedetailleerde rapporten voor de individuele landen te maken, volstaat het om dubbel te klikken op de omzetcijfers in de pivot-tabel. Hierdoor opent zich een gedetailleerd overzicht waarin alle relevante informatie wordt vermeld, waaronder omzet, kosten en andere dimensies. Je kunt de individuele rapporten hernoemen om de overzichtelijkheid te vergroten.

Herhaal deze procedure voor de overige landen en hernoem de respectievelijke rapporten. Deze methode stelt je in staat om op maat gemaakte informatie te verstrekken aan verschillende afdelingen binnen je organisatie. Je collega's kunnen eenvoudig het rapport ontvangen dat ze nodig hebben voor hun analyses.

Als je de gewenste gegevens voor een specifiek land wilt extraheren, markeer je de relevante getallen en kun je deze exporteren naar een nieuw werkblad of een nieuwe Excel-werkmap. Zo heb je de mogelijkheid om deze gegevens naar andere afdelingen te sturen.

Uiteindelijk willen we de gemaakte rapporten samenvatten. Maak gebruik van de mogelijkheid om de standaard als tabel opgemaakte gegevens samen te vatten in een nieuwe draaitabel. Op deze manier kun je alle nodige informatie over de afzonderlijke landen snel samenvatten.

Je hebt nu alle taken succesvol voltooid. Loop de stappen nogmaals door om je kennis te versterken en je te ontwikkelen tot een expert in draaitabellen in Excel. Het was mij een genoegen om je door deze les te leiden, en ik hoop dat je veel hebt kunnen halen uit deze tutorial.

Samenvatting

In deze handleiding heb je de methode geleerd om gegevens voor te bereiden, te sorteren en te exporteren van draaitabellen in Excel. Met deze vaardigheden kun je gegevens efficiënt analyseren en presenteren.