Pivot-tabellen in Excel - effectieve gegevensanalyse

Om je analyses in Excel naar een hoger niveau te tillen, zijn pivot-tabellen onmisbaar. In deze handleiding leer je hoe je een uitgebreide pivot-analyse uitvoert die waardevolle inzichten in je gegevens oplevert. We zullen de stappen doorlopen die nodig zijn om verschillende statistieken uit een gegeven dataset te creëren en te analyseren.

Belangrijkste inzichten

• Het gebruik van pivot-tabellen maakt flexibele gegevensanalyse mogelijk.
• Door berekeningen in pivot-tabellen krijg je onmiddellijke resultaten voor omzet en winst.
• Gedetailleerde analyses maken het mogelijk om specifieke datasets uit te filteren en te exporteren.
• Het groeperen van gegevens kan helpen bij het creëren van een duidelijk overzicht.

Stapsgewijze handleiding

Stap 1: Pivot-tabel maken

Begin met het maken van je pivot-tabel. Open hiervoor Excel en selecteer je gegevens. Dit kun je snel doen met de toetscombinatie Ctrl + A en dan Ctrl + T om alles te selecteren en te formatteren. Maak vervolgens de pivot-tabel met de optie "Samenvatten met draaitabel" en positioneer deze in een nieuw werkblad, dat je "Pivotanalyse" kunt noemen.

Stap 2: Overzicht van verkopen per stad en bedrijfstak

Zodra de pivot-tabel is gemaakt, neem de eerste stappen om een overzicht te maken van de verkopen. Sleep het veld "Verkopen" naar de waarden en de velden "Bedrijfstakken" en "Steden" naar de rijen en kolommen. Je zou nu een duidelijk overzicht moeten kunnen zien. Om het overzicht beter leesbaar te maken, is het verstandig om de steden en bedrijfstakken passend toe te wijzen.

Stap 3: Omzet berekenen

Je kunt nu beginnen met het berekenen van de omzet door het vermenigvuldigen van de verkoopcijfers met de stuksprijzen. Voeg een nieuwe kolom in met rechtsklikken en "Cellen invoegen". Noem de nieuwe kolom "Omzet" en bereken de omzet met de formule "Verkoop * Stuksprijs". Sleep deze formule naar beneden voor alle regels. Dit formaat zorgt ervoor dat de tabel blijft updaten.

Stap 4: Winst berekenen

Om de winst te berekenen, kun je een andere kolom maken. Je kunt ook gewoon gebruik maken van de pivot-opties door een nieuwe pivot-tabel te maken en de relevante velden voor omzet en kosten toe te voegen. De winst wordt berekend als "Omzet - Totale kosten".

Stap 5: Nettowinst berekenen

Voor het berekenen van de nettowinst keer je terug naar je pivot-analyse. Klik op "Analysere", dan op "Veld-, item- en berekend veld". Voeg hier de nettowinst toe door de winst met 0,7 te vermenigvuldigen, waardoor 70% van je totale winst als nettowinst wordt weergegeven.

Stap 6: Detailanalyse door export

Om een gedetailleerde analyse te maken, kun je een nieuwe pivot-tabel maken en de brutowinsten per stad in de gaten houden. Verwijder de bedrijfstakken uit de pivot-tabel en verplaats het veld "Winst" naar het waardenbereik. Zo kun je gerichte informatie krijgen over de verkoopregio's, bijvoorbeeld voor Hamburg.

Stap 7: Gegevensexport voor omzetten

Maak nu een andere pivot-tabel voor de gegevensexport. Kopieer hiervoor de vorige pivot-tabel en focus op de omzetten van de steden Keulen en Stuttgart. Dubbelklik op de cijfers van de steden om de gegevens te exporteren. Zorg ervoor dat de gegevensbladen op de juiste manier georganiseerd en samengevoegd worden.

Stap 8: Sorteren van winsten

Bij de analyse van de winsten wil je deze nu oplopend sorteren om beter te kunnen zien hoe de winsten per stad verschillen. Maak een nieuwe pivot-tabel, sleep de winst naar de waarden en de steden naar de rijen. Selecteer vervolgens de resultaten, ga naar "Gegevens" en sorteer zoals vereist.

Stap 9: Groepering van steden

Om een beter overzicht te creëren, kun je steden groeperen. Zo kun je bijvoorbeeld München en Stuttgart in de groep "Zuid" plaatsen en Berlijn, Keulen en Hamburg in de groep "Noord" categoriseren. Dit gebeurt door het kopiëren en aanpassen van de draaitabel, evenals door het gebruik van de groeperingsfuncties.

Stap 10: Percentage-overzicht van de nettowinsten

Om de nettowinsten per stad procentueel weer te geven, maak je een nieuwe draaitabel aan. Sleep de nettowinsten en steden naar de waarden en de rijen. Zorg ervoor dat je in de waardenveldinstellingen "Percentage van de totalen" selecteert om de procentuele verdelingen weer te geven.

Stap 11: Percentage-weergave van de omzetten

Voor de laatste opdracht kopieer je de laatste draaitabel en vervang je de nettowinsten door de omzetten. Voeg de bedrijfsgebieden toe en ga opnieuw naar de waardenveldinstellingen om de waarden als "Percentage van de totalen" weer te geven. Hiermee heb je alle belangrijke informatie verzameld.

Samenvatting

Deze stapsgewijze handleiding heeft je laten zien hoe je complexe gegevens met draaitabellen kunt analyseren en voorbereiden. Van omzet- tot winstberekening heb je geleerd hoe je je gegevens structureert en dieper inzicht krijgt. Als je deze technieken beheerst, kun je je Excel-vaardigheden aanzienlijk uitbreiden.