Met Pivot-tabellen in Excel kun je snel en nauwkeurig antwoorden vinden uit grote datavolumes. Een van de meest indrukwekkende functies die pivot-tabellen bieden, is de mogelijkheid om datamodellen toe te voegen. Deze bieden een gebruiksvriendelijke manier om gegevens te filteren en statische filteropties te vervangen door dynamische, visuele elementen. In deze handleiding laat ik je stap voor stap zien hoe je datamodellen in je pivot-tabellen kunt toevoegen, zodat je rapporten nog duidelijker en flexibeler worden.
Belangrijkste inzichten
- Datamodellen maken een visuele en gebruiksvriendelijke filtering van gegevens in pivot-tabellen mogelijk.
- Een goed opgemaakte tabel vergemakkelijkt de creatie van pivot-tabellen.
- Door het gebruik van datamodellen kun je meerdere pivot-tabellen dynamisch met elkaar verbinden.
Stap-voor-stap-handleiding
1. Gegevens in een tabel formatteren Voordat je met pivot-tabellen werkt, is het belangrijk om je gegevens in een tabel te formatteren. Hierdoor wordt gegarandeerd dat Excel in de toekomst automatisch de nieuwe gegevens herkent bij toevoegingen. Om je gegevens als tabel te formatteren, selecteer alle relevante cellen en druk op de sneltoets Ctrl + T. Bevestig dat de eerste rij de kopteksten bevat en klik op "OK".
2. Pivot-tabel maken Na het formatteren van de tabel kun je een pivot-tabel maken. Klik binnen de tabel en ga naar "Invoegen" en kies "PivotTable". Kies of je de pivot-tabel in een nieuw werkblad of in hetzelfde werkblad wilt invoegen en klik op "OK".
3. Gegevens naar de pivot-tabel slepen Nu heb je de mogelijkheid om de relevante gegevensvelden naar de rij- en kolomgebieden van de pivot-tabel te slepen. Begin met het plaatsen van de maanden in het rijenveld. Voeg de bedrijfsgebieden toe aan de kolomvelden om een gestructureerd overzicht te krijgen.
4. Filter toevoegen Om de pivot-tabel effectiever te maken, kun je filters toevoegen. Een handige methode is het gebruik van de zogenaamde sneltoets Ctrl + Shift + L die je in staat stelt om filters toe te voegen. Selecteer de bijbehorende kolomkoppen om de filters te activeren.
5. Lay-out aanpassen Om ervoor te zorgen dat je pivot-tabel helder en overzichtelijk blijft, moet je het lay-out aanpassen. Een rechtermuisklik op de pivot-tabel en navigeren naar de "PivotTable-opties" stelt je in staat om de kolombreedtes aan te passen. Schakel de optie uit om kolombreedtes automatisch aan te passen.
6. Omzetwaarden toevoegen Om de overzichtelijkheid verder te verbeteren, voeg je de omzetwaarden toe aan je pivot-tabel. Deze kun je naar het waardegebied van de pivot-tabel slepen. Zorg ervoor dat de getallen zijn opgemaakt en indien nodig de duizend scheidingstekens zijn geactiveerd.
7. PivotGrafiek maken Om je gegevens visueel weer te geven, kies je via het menu "PivotChart" een geschikte diagramvorm. Hier kun je bijvoorbeeld kiezen of je de voorkeur geeft aan een staafdiagram of andere typen.
8. Datamodellen toevoegen Nu gaan we over tot de datamodellen. Deze maken een eenvoudigere visuele filtering mogelijk. Klik op "Invoegen", selecteer "Datamodel" en kies de dimensies waarvoor je datamodellen wilt maken - zoals maanden, kwartalen en bedrijfsgebieden. Klik op "OK" om de datamodellen toe te voegen.
9. Datamodellen formatteren Je kunt de datamodellen nog aanpassen door ze bijvoorbeeld naast elkaar te plaatsen of de grootte en opmaak te wijzigen. Dit verbetert de gebruiksvriendelijkheid aanzienlijk.
10. Koppeling van de pivot-tabellen Als je meerdere pivot-tabellen hebt, kun je de datamodellen ook voor deze tabellen koppelen. Klik met de rechtermuisknop op het datamodel en selecteer "Rapportverbinding". Hierdoor wordt de filtering ook toegepast op de andere pivot-tabellen.
11. Aanpassing van gegevensvisualisatie De weergave van gegevens in je diagrammen kan verder worden geoptimaliseerd. Je kunt kleuren aanpassen, legendes toevoegen of de titel van het diagram wijzigen om de weergave nog duidelijker te maken. Experimenteer met verschillende soorten diagrammen om de beste visualisatie voor je gegevens te vinden.
12. Analyse van je gegevens Maak gebruik van de dynamiek van gegevenssnijders om je gegevens gericht te analyseren. Je kunt op elk moment een snijpunt selecteren om je pivot-tabellen snel bij te werken en te filteren, zonder de basisstructuur van de tabel te wijzigen.
Samenvatting
Het invoegen van gegevenssnijders in pivot-tabellen biedt een creatieve en dynamische manier om je gegevens te filteren en visualiseren. Door je oorspronkelijke gegevens op de juiste manier te formatteren en een gebruiksvriendelijke weergave te creëren, wordt gegevensanalyse aanzienlijk vergemakkelijkt. Experimenteer met verschillende soorten diagrammen en koppel je gegevenssnijders om de gewenste informatie efficiënt weer te geven.
Veelgestelde vragen
Hoe voeg ik een gegevensscherp in mijn pivot-tabel in?Kies "Invoegen", vervolgens "Gegevensscherp" en beslis welke dimensies je wilt invoegen.
Kan ik gegevenssnijders toepassen op meerdere pivot-tabellen?Ja, via de rapportverbinding kun je gegevenssnijders toepassen op meerdere pivot-tabellen.
Wat is het voordeel van gegevenssnijders ten opzichte van traditionele filters?Gegevenssnijders bieden een visuele en gebruiksvriendelijke manier om gegevens te filteren, in plaats van met vervolgkeuzemenu's te werken.
