Pivot tabellen beheersen in Excel

Heb je je ooit afgevraagd hoe je grote hoeveelheden gegevens efficiënt kunt analyseren? Vooral in Excel lijkt het overzicht snel verloren te gaan wanneer je met veel gegevenssets werkt. Hier komen pivot-tabellen in beeld. Ze zijn niet alleen een tool om gegevens samen te vatten, maar stellen je ook in staat om diepere inzichten te krijgen en informatie dynamisch te filteren. In dit artikel leg ik je uit wat pivot-tabellen zijn, hun functies en hoe je ze visueel kunt voorstellen. Maak je klaar om je gegevensanalyse naar een hoger niveau te tillen!

Belangrijkste inzichten

Pivot-tabellen zijn krachtige tools voor gegevensanalyse in Excel. Ze stellen je in staat om gegevens in verschillende dimensies weer te geven zonder de oorspronkelijke gegevens te wijzigen. Met behulp van pivot-tabellen kun je grote hoeveelheden gegevens verminderen, samenvatten en dynamisch filteren.

Wat zijn pivot-tabellen?

Pivot-tabellen zijn een speciaal soort tabellen die je helpen om gegevens efficiënt en multidimensionaal te evalueren. De term "Pivot" komt uit het Engels en betekent zoiets als draaipunt. Deze tabellen stellen je in staat om gegevens te analyseren zonder de oorspronkelijke gegevens te wijzigen. Je kunt ze gebruiken om patronen en relaties in je gegevens te ontdekken, of het nu gaat om tijd, categorie of andere dimensies.

Je hebt waarschijnlijk al geprobeerd om gegevens in Excel te filteren of te sorteren. Maar wat als je meerdere criteria tegelijk wilt toepassen? Precies hier komen pivot-tabellen om de hoek kijken. Ze bieden je de mogelijkheid om dynamische filters toe te passen, bijvoorbeeld om omzetten per regio, jaar of productcategorieën te analyseren.

Toepassingen van pivot-tabellen

Stel je voor dat je van je baas de opdracht krijgt om de omzetcijfers van je bedrijf over 99 kalenderweken te analyseren. Hij wil de individuele omzetten van salesteams A, B en C zien en alleen de omzetten van meer dan 40.000 euro. Deze taak kan aanzienlijk eenvoudiger worden uitgevoerd door het gebruik van pivot-tabellen.

In tegenstelling tot het handmatig filteren en kopiëren van waarden, wat tijdrovend en foutgevoelig kan zijn, kun je met pivot-tabellen alle relevante getallen in één oogopslag vastleggen en analyseren. Je kunt de tabel direct uit een database genereren en je weergaven dynamisch aanpassen.

Stapsgewijze handleiding voor het maken van een pivot-tabel

Stap 1: Ruwe gegevens voorbereiden

Voordat je een pivot-tabel kunt maken, heb je een zorgvuldig gestructureerde dataset nodig. Deze dataset moet duidelijk benoemde kolommen en een volledige reeks gegevens bevatten. De gegevens moeten in een tabelindeling worden gepresenteerd - simpel gezegd: elke kolom staat voor een eigenschap, elke rij voor een gegevensreeks.

Stap 2: Pivot-tabel maken

Nadat je gegevens zijn gestructureerd, kun je de pivot-tabel maken. Ga naar het tabblad "Invoegen" in de bovenste menubalk en klik op "PivotTable". In het vervolgkeuzemenu selecteer je de gegevens die je wilt analyseren. Zorg ervoor dat het bereik correct is.

Stap 3: Gegevensvelden ordenen

Maak nu de velden voor de pivot-tabel in orde. Je hebt de mogelijkheid om verschillende dimensies in je tabel weer te geven: Sleep de relevante velden naar de "Rijen", "Kolommen" en "Waarden" van de pivot-tabel. Zo kun je bijvoorbeeld het salesteam als rijlabel en de omzet als waarden weergeven.

Stap 4: Filters toevoegen

Wil je alleen bepaalde gegevens zien? Maak dan gebruik van de filterfunctie. Je kunt gegevens beperken op basis van specifieke criteria, zoals alleen omzetten boven 40.000 euro. Sleep het omzetveld naar het filtergebied en definieer de gewenste criteria.

Stap 5: Pivot-grafieken maken

Wil je je gegevens niet alleen in tabelvorm, maar ook grafisch weergeven? Maak dan pivot-grafieken. Selecteer je pivot-tabel, ga naar "PivotChart" en kies het type diagram dat het beste past bij je analyse - of het nu een staaf-, lijn- of cirkeldiagram is.

Samenvatting

Pivot-tabellen zijn essentiële gereedschappen om gegevens effectief te analyseren in Excel. Ze bieden je de mogelijkheid om grote hoeveelheden gegevens te transformeren, ze dynamisch te filteren en snel weergaven te wijzigen zonder de oorspronkelijke gegevens te wijzigen. Door grafieken te maken, kun je je resultaten duidelijker presenteren.