Leer hoe je een draaitabel in Excel maakt

Pivot-tabellen zijn een krachtige tool in Excel die je helpen om gegevens effectief te analyseren en te presenteren. In deze handleiding laat ik je stap voor stap zien hoe je je eerste pivot-tabel maakt. Begrip van de structuur en de gegevens die je wilt analyseren is essentieel om de voordelen van pivot-tabellen optimaal te benutten.

Belangrijkste inzichten

• De gegevens moeten in een gestructureerd formaat beschikbaar zijn.
• Je kunt pivot-tabellen direct vanuit een geselecteerd gegevensbereik maken.
• Bij het kiezen van de gegevensbron voor pivot-tabel is het belangrijk om ook toekomstige gegevenswijzigingen in overweging te nemen.
• Het formatteren van je ruwe gegevens als tabel helpt om de gegevensbron dynamisch aan te passen.

Stap 1: Voorbereiding van de gegevens

Voordat je begint met het maken van je eerste pivot-tabel, is het belangrijk dat je gegevens in een duidelijk en gestructureerd formaat beschikbaar zijn. Controleer of alle gegevens regelmatig zijn gerangschikt en geen lege rijen of kolommen bevatten.

Stap 2: Menubalk openen en pivot-tabel selecteren

Om te beginnen met het maken van je pivot-tabel, moet je de menubalk van Excel openen. Druk eenvoudig op de toetsen "Ctrl" en "F1".

Navigeer vervolgens naar het tabblad "Invoegen" en klik op de knop "Pivot-tabel". Dit is de eerste stap bij het maken van je analyse.

Stap 3: Gegevensselectie voor de pivot-tabel

Nadat je op "Pivot-tabel" hebt geklikt, wordt automatisch het gehele gegevensbereik dat als invoer dient, weergegeven. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat dit gegevensbereik correct is geselecteerd. Als je buiten het gegevensbereik klikt, moet je het bereik handmatig opgeven.

Hierbij is het belangrijk om te letten op het opnemen van de referenties naar de cellen, zodat de pivot-tabel onafhankelijk van toekomstige wijzigingen in de gegevens kan worden bijgewerkt.

Stap 4: Positie van de pivot-tabel bepalen

Je hebt nu de mogelijkheid om de positie voor je pivot-tabel te bepalen. Er zijn twee opties:

1. Een nieuw werkblad maken.
2. De pivot-tabel invoegen in een bestaand werkblad.

Voor de duidelijkheid raad ik aan om een nieuw werkblad te gebruiken. Dit maakt het gemakkelijker om de ruwe gegevens te scheiden van de pivot-analyse.

Stap 5: Voltooien van de pivot-tabel

Nadat je de invoergegevens en de positie hebt ingesteld, klik je op "OK". Je eerste pivot-tabel is nu gemaakt. Deze heeft de standaardnaam "Pivot Table 1".

Stap 6: Gebruik van snelkoppelingen voor vereenvoudiging

Om de creatie van je pivot-tabellen te optimaliseren, kan je verschillende snelkoppelingen gebruiken. Je kunt snel het volledige gegevensbereik selecteren door op "Ctrl + A" te drukken. Dit bespaart tijd, vooral bij het werken met grote datasets.

Je kunt ook handmatig het bereik markeren dat je wilt analyseren voordat je op de pivot-tabel klikt.

Stap 7: Instellen van dynamische gegevensbron

Een bijzonder handige truc bij het werken met pivot-tabellen is het gebruik van dynamische gegevensbronnen. Als je bijvoorbeeld nieuwe gegevens toevoegt die niet zijn overwogen in de oorspronkelijke pivot-tabel, klik dan op de pivot-tabel, ga naar "PivotTable Tools" en selecteer "Gegevensbron wijzigen". Zo kan je ervoor zorgen dat alle relevante gegevensbronnen voor je analyse worden bijgewerkt.

Stap 8: Gegevens als tabel formatteren

Een zeer nuttige methode om beter te worden met pivot-tabellen is door je ruwe gegevens te formatteren als Excel-tabel. Dit maakt het beheer van de gegevens gemakkelijker en flexibeler.

Druk op "Ctrl + T" en zorg ervoor dat de eerste rij de koppen bevat. Deze structuur zal het later makkelijker maken om draaitabellen te maken, omdat Excel de tabel automatisch zal herkennen als een dynamisch gegevensbereik.

Stap 9: Nieuwe draaitabel maken

Met opgemaakte gegevens als tabel kun je nu veel gemakkelijker andere draaitabellen maken, zonder handmatig de gegevens te hoeven selecteren. Klik gewoon in de opgemaakte tabel en ga vervolgens naar "Invoegen" - "Draaitabel". Excel zal de gegevens sterk automatisch aanpassen, en het formaat is veel overzichtelijker.

Stap 10: Automatische update

Door het gebruik van een tabel kun je alle wijzigingen in je ruwe data automatisch weerspiegelen in de draaitabel. Zelfs als je nieuwe rijen toevoegt, zal de draaitabel de updates herkennen en overnemen.

Dit vermindert aanzienlijk de inspanning voor toekomstige data-analyses.

Samenvatting

Met deze handleiding heb je de basisprincipes van het maken van een draaitabel in Excel geleerd. Het gebruik van gestructureerde gegevens en dynamische gegevensbronnen stelt je in staat om efficiëntere analyses uit te voeren en je gegevens dynamisch te beheren. Gebruik de tips en trucs om het proces verder te optimaliseren.