Excel-gegevensvalidatie voor cellen

Excel is een krachtige tool die je niet alleen helpt bij het organiseren van gegevens, maar ook bij het waarborgen van de gegevensintegriteit. Een centrale functie hierbij is de Gegevensvalidatie, waarmee je beperkingen voor cellen kunt instellen om invoerfouten te voorkomen. In deze handleiding zal ik je laten zien hoe je deze functie effectief kunt gebruiken om ervoor te zorgen dat alleen correcte gegevens worden ingevoerd.

Belangrijkste inzichten

• Je kunt invoerbeperkingen voor cellen in Excel definiëren.
• Gegevensvalidatie helpt bij het tonen van foutmeldingen bij ongeldige invoer.
• Je hebt de mogelijkheid om gegevens te controleren in bepaalde formaten zoals datum, getal of tijd.

Stapsgewijze handleiding

Stap 1: Open het voorbeeldbestand

Voordat we met de instellingen beginnen, open het voorbeeldbestand "datenüberprüfungs Beispiel.xlsx". Dit bestand bevat al enkele vragen die we zullen gebruiken voor onze gegevensvalidatie.

Stap 2: Selecteer de cel voor gegevensvalidatie

Richt je op de vraag "Bent u ouder dan 18 jaar?". Hier mag alleen de invoer "Ja" of "Nee" zijn toegestaan. Selecteer de cel waarin dit antwoord moet worden ingevoerd.

Stap 3: Activeer de gegevensvalidatie

Ga naar het tabblad "Gegevens" in de bovenste menubalk en zoek het gedeelte "Datatools". Klik op "Gegevensvalidatie". Er wordt een nieuw venster geopend met de instellingen voor de gegevensvalidatie.

Stap 4: Stel invoerbeperking in

In het venster van gegevensvalidatie selecteer je onder "Toestaan" de optie "Lijst". Hier kun je ofwel een reeks cellen selecteren waarin de toegestane antwoorden staan, of de waarden direct invoeren: "Ja, Nee". Klik op "OK". Hiermee heb je een keuzelijst voor de invoer gemaakt.

Stap 5: Voeg invoerbericht toe

Om gebruikers een hint te geven bij het invoeren, kun je een invoerbericht toevoegen. Activeer hiervoor het tabblad "Invoerbericht" in hetzelfde venster en voer een titel en een bijbehorend bericht in, bijvoorbeeld "Geef alstublieft aan: Bent u ouder dan 18 jaar?".

Stap 6: Definieer foutmelding

Om ervoor te zorgen dat ongeldige invoer wordt afgevangen, ga naar het tabblad "Foutmelding". Hier kun je de titel en het bericht voor de foutmelding configureren die wordt weergegeven wanneer iemand iets anders dan "Ja" of "Nee" invoert. Klik nogmaals op "OK" om alle instellingen over te nemen.

Stap 7: Stel datum voor geboorte in

We willen nu de invoer voor de geboortedatum instellen. Selecteer de cel voor de geboortedatum en ga opnieuw naar "Gegevens" en dan naar "Gegevensvalidatie". Kies hier "Datum" onder "Toestaan" en stel de restricties in voor de datum. Bijvoorbeeld, je kunt een minimumdatum van 1.1.1900 en een maximum van vandaag aangeven.

Stap 8: Voeg een hint voor de datum toe

Je kunt ook een invoerbericht toevoegen dat gebruikers vertelt dat ze hun geboortedatum moeten invoeren. Dit zou bijvoorbeeld kunnen zijn: "Voer uw geboortedatum in (minimumleeftijd 18 jaar)".

Stap 9: Stel prijs voor VIP-lidmaatschap in

De volgende cel heeft betrekking op de kosten van het VIP-lidmaatschap. Stel de gegevensvalidatie zo in dat alleen gehele getallen tussen 150 en 200 euro worden geaccepteerd.

Stap 10: Definieer speciale kortingen voor VIP-klanten

Vergelijkbaar met eerder, kunt u nu de mogelijkheid toevoegen om decimale getallen in te voeren voor speciale kortingen, variërend van 10% (0,1) tot 30% (0,3).

Stap 11: Definieer werktijden voor het begin

Om werktijden in te voeren, ga naar de desbetreffende cel, kies "Tijd" in de gegevensvalidatie en stel de invoer in tussen 6 en 8 uur.

Stap 12: Pas foutmeldingen aan voor werktijden

Hier kunt u ook foutmeldingen definiëren om een waarschuwing te tonen wanneer de ingevoerde tijd buiten het gedefinieerde bereik ligt.

Samenvatting

In deze handleiding heb je geleerd hoe je met de functie voor gegevensvalidatie in Excel ervoor kunt zorgen dat alleen geldige gegevens in je cellen worden ingevoerd. Dit vermindert fouten en zorgt voor consistente gegevens in je Excel-lijsten.