Als je werkt met lange lijsten van producten, is het essentieel om dubbele vermeldingen te vermijden. Of het nu gaat om artikelnummers, titels van films of een verscheidenheid aan andere gegevens - dubbele waarden moet je al bij het invoeren van gegevens vooraf tegenwerken. In deze handleiding leer je hoe je eenvoudig een gegevensvalidatie in Excel kunt instellen om ervoor te zorgen dat elk van je producten slechts één keer wordt ingevoerd.
Belangrijkste inzichten
- Gegevensvalidatie is een handige tool om dubbele vermeldingen in Excel te voorkomen.
- Met de functie "AANTAL.ALS" kun je gericht de hele kolom monitoren.
- Je kunt beslissen of je alleen waarschuwingen wilt ontvangen of dat het invoeren van dubbele waarden volledig moet worden geblokkeerd.
Stap-voor-stap handleiding
Stap 1: Gegevensvalidatie activeren
Je moet eerst de kolom voorbereiden waarin je dubbele waarden wilt voorkomen. Markeer de hele kolom, bijvoorbeeld kolom A.
Stap 2: Gegevensvalidatie vinden
Ga dan naar het tabblad "Gegevens" in de menubalk bovenaan. Daar vind je de optie "Gegevensvalidatie". Klik erop om het dialoogvenster te openen.
Stap 3: Aangepaste instellingen selecteren
In het dialoogvenster van gegevensvalidatie kun je nu instellen welk soort invoer is toegestaan. Selecteer "Aangepast" uit de toelatingsopties.
Stap 4: Formule voor validatie invoeren
Nu moet je de volgende formule invoeren om de dubbele waarden te herkennen: =AANTAL.ALS(A:A;A1)=1. Dit vertelt Excel om de hele kolom A te doorzoeken en ervoor te zorgen dat de ingevoerde waarde niet meer dan één keer voorkomt.
Stap 5: Foutmelding instellen
Je kunt nu de foutmelding instellen die wordt weergegeven wanneer iemand een dubbele waarde wil invoeren. Klik op het tabblad "Foutmelding" en zorg ervoor dat de optie "Foutmelding weergeven bij ongeldige gegevensinvoer" is ingeschakeld. Kies het type bericht (Stop, Waarschuwing of Informatie) en voer je gewenste titel en bericht in, bijvoorbeeld "Let op, deze titel bestaat al!".
Stap 6: Test je instellingen
Het is nu tijd om de instellingen te testen. Probeer een dubbele waarde zoals "Dumbo" in te voeren nadat je deze al aan de lijst hebt toegevoegd. Excel zou je een foutmelding moeten tonen en de invoer niet mogen toestaan, als je de juiste foutmelding hebt ingesteld op "Stop".
Stap 7: Aanpassingen en alternatieven
Als je wilt dat er alleen een waarschuwing wordt weergegeven wanneer je een dubbele waarde invoert, zonder de invoer te blokkeren, kun je de instellingen onder "Foutmelding" dienovereenkomstig aanpassen. Kies voor de optie "Waarschuwing" of "Informatie". Probeer dit ook met de titel "Dumbo" om te testen of de waarschuwing werkt en of je nog steeds de mogelijkheid hebt om de dubbele vermelding in te voeren.
Op deze manier kun je bijna alle soorten gegevens controleren - of het nu gaat om filmtitels, artikelnummers of andere relevante informatie.
Samenvatting
In deze handleiding heb je geleerd hoe je door het gebruik van gegevensvalidatie in Excel effectief en eenvoudig dubbele vermeldingen kunt voorkomen. Door gebruik te maken van de functie "AANTAL.ALS" heb je meer controle over de invoergegevens in je lijst.
Veelgestelde vragen
Hoe werkt de functie AANTAL.ALS?De functie AANTAL.ALS telt hoe vaak een bepaalde waarde voorkomt in een opgegeven bereik.
Wat gebeurt er als ik een dubbele waarde wil invoeren?Als je de gegevensvalidatie correct hebt ingesteld, krijg je een foutmelding te zien die aangeeft dat de waarde al bestaat.
Kan ik gegevensvalidatie ook voor andere soorten gegevens gebruiken?Ja, je kunt gegevensvalidatie gebruiken voor verschillende soorten gegevens, waaronder getallen, datums en tekst.
