Excelcursus: Laat vertraagde leveringsdata oplichten in kleur

Als je in de financiële controle of verkoop op zoek bent naar een eenvoudige en effectieve methode om late leverdata in Excel te markeren, ben je hier aan het juiste adres. In deze tutorial leer je hoe je voorwaardelijke opmaak kunt gebruiken om je gegevens overzichtelijk en visueel aantrekkelijk te maken. Je leert om het verschil tussen geplande en werkelijke leverdata te herkennen en visueel weer te geven. Dit helpt niet alleen bij het analyseren van je bestellingen, maar ook bij het identificeren van potentiële problemen in een vroeg stadium.

Belangrijkste inzichten

• Voorwaardelijke opmaak maakt het mogelijk om leverdata te markeren met kleuren.
• Met eenvoudige formules kun je bepalen of leveringen op tijd zijn.
• Je leert hoe je de regels voor voorwaardelijke opmaak kunt aanpassen om verschillende termijnen te overwegen.

Stapsgewijze handleiding

Stap 1: Gegevens voorbereiden

Als eerste is het belangrijk dat je je gegevens in Excel voorbereidt. Maak een tabel met je bestellingen aan, waarin ten minste de kolommen voor de geplande leverdatum en de werkelijke leverdatum staan. Zorg ervoor dat de gegevens netjes zijn opgemaakt, zodat Excel ze correct kan interpreteren.

Stap 2: Selecteer het celbereik

Nadat je je gegevens in Excel hebt ingevoerd, selecteer je het celbereik dat je wilt opmaken. Zorg ervoor dat je de koppen niet meeneemt, omdat je alleen de relevante gegevens wilt analyseren.

Stap 3: Voorwaardelijke opmaak toepassen

Ga naar de optie "Voorwaardelijke opmaak" in de Excel-interface en kies "Nieuwe regel". Hier kun je een regel maken die bepaalt op basis van welk criterium de cellen worden gemarkeerd.

Stap 4: Regel voor vertraagde leveringen aanmaken

Om de regel aan te maken, gebruik je een eenvoudige formule. Je wilt dat Excel controleert of de geplande leverdatum eerder is dan de werkelijke leverdatum. Gebruik verwijzingen voor de kolommen, bijvoorbeeld voor de geplande datum als $C2 en voor de werkelijke datum als $D2. De formule ziet er dan als volgt uit: =C2<D2.

Stap 5: Selecteer opmaakopties

Nu is het tijd om het uiterlijk van de gemarkeerde cellen te bepalen. Kies een opvallende kleur, zoals fel oranje, om de overschrijding van de termijn duidelijk aan te geven. Bevestig de selectie met "OK".

Stap 6: Resultaten controleren

Na het toepassen van de regel zie je nu dat Excel de vertraagde leveringen heeft gemarkeerd. Bijvoorbeeld, een bestelling die gepland stond voor februari maar pas in juni werd geleverd, zal duidelijk zichtbaar zijn. Zo kun je snel zien waar er problemen waren.

Stap 7: Pas de regel aan voor meer flexibiliteit

Om flexibelere regels te creëren, kun je de vorige regel aanpassen. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat een leverdatum ook acceptabel is als deze tot drie dagen na de geplande datum ligt. Via het menu "Regels beheren" kun je de bestaande regel bewerken.

Stap 8: Pas de formule aan

Nu moet je de formule licht aanpassen. In plaats van alleen te controleren of de geplande datum kleiner is dan de werkelijke, trek je de geplande datum af van de werkelijke en controleer je of het verschil groter is dan twee dagen. De nieuwe formule kan er als volgt uitzien: =(D2-C2)>2.

Stap 9: Controleer het resultaat van de aanpassing

Nadat je de formule hebt aangepast, controleer je opnieuw de resultaten. Vertragingen van meer dan drie dagen moeten nu correct worden gemarkeerd, terwijl alle leveringen die minder dan drie dagen vertraging hebben, hun oorspronkelijke status behouden.

Samenvatting

Het markeren van vertraagde leveringsdata in Excel kan snel en eenvoudig worden uitgevoerd met voorwaardelijke opmaak. Door het juiste begrip van de formules en het toepassen van de opmaakmogelijkheden kun je je gegevens aanzienlijk overzichtelijker maken. Op deze manier behoud je de controle over je leveringen en kun je indien nodig tijdig reageren.