Afspraken markeren in kleur in Excel voor meer overzicht

Afspraken effectief bijhouden is een uitdaging die velen van ons kennen in het dagelijks werk. Een eenvoudige en visueel aantrekkelijke manier om je te herinneren aan aankomende of al verstreken afspraken, is door ze kleurrijk te markeren met behulp van Excel. In deze handleiding laat ik je zien hoe je met een paar formules en voorwaardelijke opmaak je afspraken gestructureerd en overzichtelijk kunt maken.

Belangrijkste inzichten

• Met Excel kun je heel gemakkelijk de resterende dagen tot een afspraak berekenen.
• Voorwaardelijke opmaak maakt het mogelijk om afspraken die naderen of zijn verstreken, visueel te benadrukken.
• Door eenvoudige formules kun je je afspraken steeds effectiever beheren en visualiseren.

Stapsgewijze handleiding

Stap 1: Aanmaken van het werkblad

Begin met het aanmaken van een nieuw werkblad in Excel en voeg daar de afspraken toe die je wilt beheren. Dit kan bijvoorbeeld het volgende bevatten:

• 28.04.
• 01.05.

Stap 2: Berekening van de resterende dagen

Om de resterende dagen tot een afspraak te berekenen, kun je een eenvoudige formule gebruiken. Selecteer een cel en begin met het invoeren van de formule: =A2 - VANDAAG(), waarbij A2 de eerste afspraak is. Sleep de cel naar beneden om de lijst voort te zetten. Hierdoor krijg je een overzicht van de resterende dagen tot elke afspraak.

Stap 3: Markeren van voltooide afspraken

Als een afspraak is voltooid, kun je dit documenteren door de betreffende cel in te vullen. Het is aan te raden om de cel van een opmerking te voorzien (bijv. "Voltooid" of "Geannuleerd"). Met een "ALS"-statement kun je de weergave van de resterende dagen automatisch verbergen.

Stap 4: Toepassing van de "ALS"-formule

Vul de volgende formule in de cel die de resterende dagen weergeeft: =ALS(C2<>"";"";A2-VANDAAG()). Hierbij wordt gecontroleerd of er een opmerking in kolom C staat. Als de cel niet leeg is, toont de formule niets. Anders wordt het aantal resterende dagen berekend.

Stap 5: Kleurmarkering met voorwaardelijke opmaak

Om de afspraken visueel te benadrukken, selecteer je de kolom met de resterende dagen en ga je naar "Voorwaardelijke opmaak". Kies daar de optie voor kleurschalen. Je kunt een driekleurige schaal kiezen om een vloeiende overgang tussen verschillende kleuren te tonen.

Stap 6: Aanpassing van kleurschalen

Je kunt de kleurschalen aanpassen om specifieke drempelwaarden voor de weergave in te stellen. Bijvoorbeeld kun je instellen dat alles in het rood wordt weergegeven wat binnen de komende twee dagen valt, en alles in het groen wat verder in de toekomst ligt.

Stap 7: Rekening houden met werkdagen

Als je ook het aantal resterende werkdagen tot een bepaalde datum wilt meenemen, kun je de functie NETTOARBEITSTAGE gebruiken. Voer in een nieuwe cel de functie in: =NETTOARBEITSTAGE(VANDAAG();A2) en sluit de haak. Het resultaat laat zien hoeveel werkdagen er van vandaag tot de afspraak overblijven.

Stap 8: Conclusie en vervolgstappen

Nadat je alle bovengenoemde stappen hebt doorlopen, zou je nu in staat moeten zijn om je afspraken effectief te beheren en snel te kunnen zien welke binnenkort aan de beurt zijn. Sla je document op en je bent goed voorbereid op de planning van je afspraken.

Samenvatting

In deze handleiding heb je geleerd hoe je met eenvoudige berekeningen en het gebruik van voorwaardelijke opmaak in Excel je agenda efficiënt van kleurcoderingen kunt voorzien. Zo behoud je gemakkelijker het overzicht over aankomende gebeurtenissen en kun je snel reageren op wijzigingen.