Organigrammen zijn een waardevol instrument om de structuur van bedrijven en organisaties visueel weer te geven. Ze maken het mogelijk om hiërarchieën duidelijk en efficiënt te presenteren. In deze tutorial leer je hoe je met Microsoft Excel een aantrekkelijk organigram kunt maken met behulp van SmartArt. Ik zal gedetailleerd ingaan op de verschillende stappen, zodat je het geleerde meteen in de praktijk kunt brengen.
Belangrijkste inzichten
- SmartArt in Excel maakt een eenvoudige creatie van organigrammen mogelijk.
- Je kunt de structuur en de kleuren van je organigram individueel aanpassen.
- Hiërarchische niveaus kunnen eenvoudig worden toegevoegd of verplaatst.
- Excel biedt diverse lay-out opties voor het ontwerp van je organigram.
Stap-voor-stap handleiding
1. Excel-document openen en SmartArt selecteren
Om een organigram te maken, open je eerst een leeg Excel-document. Ga vervolgens naar het tabblad 'Invoegen' in de bovenste menubalk. Hier vind je de optie 'SmartArt'. Klik hierop om het SmartArt-venster te openen. Selecteer vervolgens de categorie 'Hiërarchie' om de verschillende organigram lay-outs te bekijken.
2. Organigram lay-out selecteren
In het SmartArt-venster zie je verschillende organigram sjablonen, waaronder het eenvoudige organigram en gespecialiseerde varianten zoals 'Organigram met namen en titels'. Kies de lay-out die het beste bij je wensen past. Klik op 'OK' om het geselecteerde organigram in je Excel-document in te voegen.
3. Organigram aanpassen
Als het organigram is ingevoegd, kun je het naar wens aanpassen. Klik op het organigram om de grootte te wijzigen. Je kunt het hele organigram groter maken of specifieke gebieden om je structuur duidelijker weer te geven.
4. Hiërarchie en werknemers toevoegen
Het is nu tijd om de verschillende posities in je organigram in te vullen. Begin met de hoogste hiërarchische laag, vaak de directeur of het hoogste management. Voeg de bijbehorende titel toe.
Direct onder het management volgt meestal de plaatsvervanger of de assistent. Plaats de cursor op het volgende hiërarchieniveau en vul deze tekst in. Klik gewoon in het tekstveld en typ de titel in.
5. Meer hiërarchieniveaus toevoegen
Om meer posities toe te voegen, zoals voor verkoop en ondersteuning, druk op de 'Enter'-toets. Dit voegt een nieuwe regel op hetzelfde niveau toe. Om een positie onder een andere titel (bijv. onder verkoop) toe te voegen, druk op de 'Tab'-toets om de nieuwe positie naar beneden te verplaatsen. Ga terug naar het vorige niveau met Shift + Tab. Herhaal deze stap voor alle benodigde posities.
6. Kleuren en ontwerpen aanpassen
Excel stelt je in staat om de kleur en het ontwerp van je organigram aan te passen. Klik op het organigram, vervolgens op 'SmartArt-ontwerp' in de menubalk. Hier kun je verschillende kleuren en ontwerpstijlen selecteren die je organigram een aantrekkelijke uitstraling geven.
7. Layouts en weergaven doorlopen
Je kunt ook verschillende layouts en weergaven van het organigram uitproberen om het meest geschikte formaat voor je behoeften te vinden. Experimenteer met de beschikbare opties om een duidelijke structuur te waarborgen.
8. Laatste controle en opslaan
Controleer je organigram op volledigheid en juistheid. Zorg ervoor dat alle posities zoals gewenst zijn gerangschikt en dat het duidelijk en overzichtelijk is. Sla je Excel-document op om je werk te bewaren.
Samenvatting
Het maken van een organigram in Excel met behulp van SmartArt is eenvoudig en efficiënt. Je hoeft alleen maar de juiste stappen te volgen om een duidelijk en aantrekkelijk diagram te maken dat de structuur van jouw organisatie weerspiegelt.
Veelgestelde vragen
Hoe voeg ik een organigram in een bestaand Excel-document in?Ga naar "Invoegen", selecteer "SmartArt" en kies vervolgens de categorie "Hiërarchie".
Kan ik de kleur van het organigram veranderen?Ja, je kunt eenvoudig de kleuren aanpassen in het SmartArt-ontwerptabblad.
Hoe voeg ik ondergeschikte posities toe aan mijn organigram?Druk op "Enter" om een nieuwe regel toe te voegen en gebruik de tab-toets om te hierarchiseren.
Kan ik het organigram later bewerken?Ja, je kunt op elk moment wijzigingen aanbrengen in de structuur en de posities.
Zijn er vooraf gemaakte lay-outs voor organigrammen?Ja, Excel biedt verschillende SmartArt-lay-outs die speciaal zijn ontworpen voor hiërarchieën.
