Excel omzetten naar PDF - handleiding

Met de juiste tools en methoden kan het werken met Excel aanzienlijk worden vereenvoudigd. Vooral als het erom gaat gecreëerde werkmappen om te zetten naar een minder bewerkbaar en fraudebestendig formaat, is het PDF-formaat een uitstekende keuze. In deze handleiding leer je hoe je Excel-bestanden stapsgewijs naar PDF's omzet, om ze gemakkelijk en duidelijk aan je klanten te presenteren.

Belangrijkste inzichten

• Je kunt Excel-gegevens rechtstreeks omzetten naar een PDF via de printfunctie of de "Opslaan als"-functie.
• Let op metagegevens die in de PDF kunnen worden overgenomen.
• Opties voor het maken van PDF's stellen je in staat om het bestand volgens jouw wensen vorm te geven.

Stap-voor-stap handleiding

Begin door het Excel-bestand te openen dat je naar een PDF wilt omzetten. Bijvoorbeeld een bestand voor het bijhouden van werktijden dat al naar behoren is voorbereid. Hierin heb je mogelijk ook een logo of extra informatie toegevoegd die in de PDF getoond moeten worden.

Om ervoor te zorgen dat de weergave van informatie in het PDF-bestand optimaal is, kun je verschillende aspecten van je lay-out controleren. Zoom het beste in via de paginavoorschouw op de details van de pagina om eventuele overtollige paginabreuken te vermijden.

Ga nu naar het paginalayout om de resterende instellingen te configureren. Op dit punt beslis je of je het zicht wilt behouden of een andere modus wilt kiezen. De paginabreek geeft je een goed overzicht van wat overeenkomt met jouw PDF-uitvoer.

Als je tevreden bent met de instellingen, klik op "Bestand". In het volgende menu selecteer je de printfuncties. Hierbij kun je ervoor kiezen om het bestand af te drukken via "Microsoft Print to PDF" als je Windows 10 gebruikt. Als dit programma niet is geïnstalleerd, controleer dan of je de nieuwste versie van Microsoft Office hebt of een geschikt PDF-afdrukprogramma.

Wees voorzichtig bij het maken van de PDF, vooral als het gaat om gevoelige of persoonlijke gegevens. In de PDF-opties moet je controleren welke metagegevens of gegevens worden doorgegeven en ervoor zorgen dat er geen vreemde gegevens in het bestand terechtkomen.

Een veelgebruikte manier om je bestand op te slaan, is via de "Opslaan als"-functie. Kies de gewenste opslaglocatie en zorg ervoor dat je het PDF-formaat selecteert om het bestand in het gewenste formaat op te slaan.

In het daaropvolgende dialoogvenster heb je de mogelijkheid om aanvullende opties in te stellen. Je kunt bijvoorbeeld de titel van het bestand invoeren en aangeven of de PDF compatibel moet zijn met andere PDF-programma's.

Daarnaast kun je aangeven welke informatie moet worden opgenomen of uitgesloten, zoals afbeeldingen of niet-afdrukbare informatie. Zorg ervoor dat je ook de opmaak van de te exporteren elementen in overweging neemt.

Als je zeker weet dat alle informatie correct is, klik dan op "OK". Hiermee wordt het opslagproces gestart. Meestal wordt het PDF-bestand automatisch geopend als je een PDF-lezer zoals Adobe Acrobat hebt geïnstalleerd.

Door een standaard te gebruiken voor PDF's kun je documenten delen die ook door klanten zonder Excel-toepassing kunnen worden geopend. Dit is vooral handig om een professionele weergave te garanderen, aangezien het bestand de vereiste gegevens presenteert in een gebruiksvriendelijk formaat.

Wat betreft de printfuncties: je kunt ook de grootte en lay-out aanpassen om ervoor te zorgen dat de PDF precies aan jouw specificaties voldoet. Je kunt het papierformaat aanpassen en kiezen tussen liggend en staand formaat.

Voor je de PDF exporteert, controleer de printerinstellingen om ervoor te zorgen dat alle belangrijke informatie, inclusief de opmaak, correct wordt overgebracht. Als je bijvoorbeeld op A4 papier in staand formaat wilt afdrukken, zorg er dan voor dat dit ook correct is ingesteld.

Na het opslaan van het bestand zou je deze in de verkenner op de door jou gekozen locatie moeten vinden. Vergelijk de bestandsgrootte tussen de verschillende opslagmethoden om ervoor te zorgen dat je de methode hebt gekozen die het meest geschikt is voor jouw behoeften.

Als je vragen hebt, stel ze gerust in de opmerkingen, zodat je de ondersteuning krijgt die je nodig hebt.

Samenvatting

Het opslaan van Excel-gegevens als PDF-bestand vergemakkelijkt niet alleen de presentatie, maar beschermt ook belangrijke informatie. Door deze stappen toe te passen, kun je jouw werkbladen effectief overzetten naar een gebruiksvriendelijk en veilig formaat.