Deeltotalen efficiënt berekenen in Excel

Excel biedt talrijke mogelijkheden voor gegevensanalyse en -presentatie. Een van de meest voorkomende vereisten is om alleen de totalen van bepaalde cellen, bijvoorbeeld van elke tweede of vierde rij, vast te stellen. In deze zelfstudie laat ik je zien hoe je dit effectief kunt doen met behulp van arrayformules om deeltotalen te berekenen.

Belangrijkste inzichten

• Door gebruik te maken van arrayformules kunt u willekeurige cellen in Excel optellen.
• De combinatie van ALS-voorwaarden en de REST-functie is cruciaal voor de selectie van de juiste rijen.
• U kunt deeltotalen verkrijgen voor verschillende groepen verkoopgegevens om prestaties te vergelijken.

Stapsgewijze handleiding

Om het optellen van bepaalde cellen in Excel te begrijpen, bekijken we een concreet voorbeeld waarin we fictieve omzetlijsten analyseren.

In dit voorbeeld bekijken we een lijst met omzet die loopt van 1 oktober tot 31 december. De taak is om het totale bedrag van de omzet te berekenen en onderscheid te maken hoeveel omzet elke verkoper heeft gemaakt.

Je telt eerst de omzet van B2 tot B93 op om het totale bedrag voor het kwartaal te berekenen. Dit is eenvoudig en kan worden gedaan met de functie =SOM(B2:B93).

Vervolgens willen we het deeltotaal bepalen voor elke tweede of vierde dag. Begin met het formuleren van een ALS-voorwaarde die herkent of de huidige index (de rij) elke tweede of vierde rij is.

Hier gebruiken we de arrayformule om ervoor te zorgen dat alleen de gewenste rijen worden opgeteld. We beginnen met het vormen van het totaal en koppelen dit aan een "ALS"-functie om de gewenste cellen te filteren.

Wat je vervolgens zult doen, is een test van waarheid implementeren. Dat betekent dat je controleert of de rijindex deelbaar is door 2 (voor elke tweede dag). Als dat het geval is, moet het bedrag worden opgeteld.

Voor de implementatie gebruiken we de REST-functie. Hiermee kunnen we de rest van een deling berekenen om te herkennen of het elke tweede of vierde rij is, en zo een voorwaardelijke som maken.

Zodra je de REST-functie hebt geïmplementeerd om de rest te verkrijgen, kun je nu rekening houden met het aantal rijen dat je wilt optellen. Controleer de referentie van je gegevens om ervoor te zorgen dat je begint vanaf de juiste rij en het juiste aantal rijen gebruikt.

De uitkomst van je queries toont je de deeltotalen. Bijvoorbeeld, door in te voeren =REST(RIJ(); 2), kun je bepalen of de huidige rij even of oneven is, en de totalen dienovereenkomstig aanpassen.

Bevestig de formule met Ctrl + Shift + Enter om te zorgen dat het een arrayformule is. Excel zal dan de uitvoer in accolades weergeven, wat aangeeft dat de berekening correct is opgezet.

Als je ook extra collega's in de evaluatie wilt betrekken, kun je dezelfde formule aanpassen en aanpassen voor verschillende rijen en intervallen. Gebruik hiervoor de relatieve adressering om je totalen aan te passen zonder de hele formule opnieuw te hoeven invoeren.

De deeltotalen kunnen dan eenvoudig worden vergeleken. Zorg ervoor dat elk van de totalen de juiste waarden retourneert voordat je de uiteindelijke samenvatting van de verkoop presenteert.

Tenslotte kun je een volledig overzicht van de totale en deeltotalen maken om de verkoopprestaties te analyseren en het gereedschap gereed te hebben om uitgebreide rapporten te maken.

Samenvatting

In deze handleiding heb je geleerd hoe je in Excel de deeltotalen van bepaalde cellen (bijvoorbeeld elke tweede of derde rij) kunt berekenen met behulp van matrixformules. Je hebt effectief gebruik gemaakt van de functies IF en REST om je verkoopgegevens gedetailleerd en gedifferentieerd te analyseren.