Maak effectieve draaitabellen in Excel

Het gebruik van pivot-tabellen in Excel speelt een cruciale rol bij het effectief analyseren en presenteren van gegevens. Hier leer je hoe je in een paar eenvoudige stappen je eigen pivot-tabellen kunt maken en deze optimaal kunt gebruiken voor je gegevensanalyses.

Belangrijkste inzichten

• Pivot-tabellen helpen bij het analyseren en overzichtelijk weergeven van grote hoeveelheden gegevens.
• Een juiste voorbereiding van je stam- en bestelgegevens is essentieel.
• Pivot-tabellen passen zich dynamisch aan wanneer er nieuwe gegevens worden toegevoegd.
• Pivot-charts maken een grafische weergave van de gegevens in de pivot-tabellen mogelijk.

Stap-voor-stap handleiding

Stap 1: De juiste databasis creëren

Om een pivot-tabel te maken, heb je een volledige databasis nodig. Zorg ervoor dat alle vereiste kolomkoppen aanwezig zijn en dat er geen lege rijen of cellen in je gegevens staan. Door je gegevens te segmenteren in centrale kolommen zoals bestelnummer, omzet, verkoper, regio en producten verhoog je de efficiëntie van je analyses.

Stap 2: Gegevens in een tabel omzetten

Een van de beste methoden om ervoor te zorgen dat je pivot-tabel altijd actueel blijft, is door je gegevens om te zetten in een Excel-tabel. Selecteer je volledige reeks gegevens en druk op "Ctrl + T". Hiermee wordt de tabel automatisch herkend en kun je deze een naam geven. Deze conversie vergemakkelijkt latere bewerkingen en updates.

Stap 3: De pivot-tabel maken

Nu je je gegevens in een tabel hebt omgezet, kun je beginnen met het maken van de pivot-tabel. Ga naar "Invoegen" en kies "PivotTable". Je kunt kiezen of de pivot-tabel op een nieuw of bestaand werkblad moet worden geplaatst. Ik raad aan om het in een nieuw werkblad in te voegen voor een beter overzicht.

Stap 4: Pivot-velden aanpassen

Als de pivot-tabel is aangemaakt, opent er een gebied aan de rechterkant van het scherm waar je de verschillende velden van je tabel kunt zien. Hier kun je velden slepen en neerzetten om de gewenste weergave van je gegevens te krijgen. Zo kun je bijvoorbeeld "Verkoper" naar de rijgebieden slepen om de omzet per verkoper op te sommen.

Stap 5: Waarden toevoegen en analyseren

Om de omzet in de pivot-tabel weer te geven, sleep je het omzetveld naar het waardegebied. Excel telt automatisch de omzet op voor elke verkoper. Je kunt op elk moment teruggaan en de velden aanpassen om verschillende inzichten in je gegevens te krijgen.

Stap 6: Aanpassingen maken en ontwerp vormgeven

Nadat je de pivot-tabel hebt gemaakt, kun je het lay-out naar wens aanpassen. Klik op het tabblad "PivotTable-Analyse" en hier kun je verschillende opties voor de lay-out en het ontwerp instellen om de overzichtelijkheid te verbeteren. Dit omvat het toevoegen van filteropties of het wijzigen van de opmaak.

Stap 7: Pivot-chart maken

Als je je gegevens grafisch wilt weergeven, kun je ook een pivot-chart maken. Kies gewoon binnen je pivot-tabel de optie "PivotChart". Zo krijg je een visuele representatie van de geanalyseerde gegevens, wat de presentatie aanzienlijk vereenvoudigt.

Stap 8: Gegevens bijwerken

Als er nieuwe gegevens worden toegevoegd, moet je de pivot-tabel bijwerken. Klik op "PivotTable-Analyse" en kies "Bijwerken". Hiermee zorg je ervoor dat alle nieuwe of gewijzigde informatie in je analyse wordt meegenomen.

Samenvatting

Het gebruik van pivot-tabellen biedt je een krachtige methode om grote hoeveelheden gegevens te evalueren en te presenteren. Met de beschreven stappen kun je efficiënt werken en je gegevens niet alleen analyseren, maar ook begrijpelijk presenteren.