Als je regelmatig enveloppen moet afdrukken, of het nu voor persoonlijke uitnodigingen of zakelijke correspondentie is, wil je dit proces zo eenvoudig en efficiënt mogelijk maken. In plaats van elke envelop handmatig op te maken, kun je de functie Adressen samenvoegen van Word gebruiken om automatisch meerdere enveloppen met verschillende ontvangers te genereren. In deze handleiding leer je hoe je enveloppen afdrukt en ze klaarmaakt voor verzending.
Belangrijkste inzichten
- Het samenvoegen van adressen in Word stelt je in staat automatisch meerdere enveloppen te maken.
- Je kunt ontvangergegevens importeren uit een Excel-tabel om het afdrukken te vergemakkelijken.
- Word biedt verschillende functies om de adresopmaak aan te passen.
Stapsgewijze handleiding
Open eerst een leeg Word-document en ga naar het tabblad "Verzendlijsten". Hier vind je de optie "Enveloppen".
Klik op "Enveloppen" om het venster voor enveloppen en labels te openen. In dit venster kun je het retouradres en het afleveradres invoeren. Dit voorbeeld toont hoe een adres samenvoegen voor meerdere ontvangers wordt ingesteld.
Je wilt meerdere enveloppen tegelijk afdrukken. Ga naar de opties en selecteer het juiste envelopformaat. Standaard is het formaat "DL" geselecteerd. Als je een ander formaat wilt gebruiken, kun je dit hier aanpassen.
Een belangrijk punt om op te letten is de afdrukoptie. Afhankelijk van het model van je printer kan de manier waarop enveloppen worden ingevoerd verschillen. Het wordt aanbevolen om voor een testafdruk een eenvoudig A4-blad als sjabloon te gebruiken om te zien hoe deze wordt ingevoerd.
Als alles in orde is, klik je op "OK" om de envelop aan je document toe te voegen. Zo krijg je een document met het retouradres en ruimte voor het afleveradres.
Het is nu tijd om de gegevens voor de adres samenvoegen te importeren. Je moet al een Excel-bestand met een lijst van ontvangers hebben voorbereid. Dit bestand moet de juiste kolommen bevatten voor voornaam, achternaam, adres, enz.
Sluit je Excel-tabel en ga terug naar Word. Kies "Samenvoegbewerking starten" en vervolgens "Enveloppen". Word zal vragen welke envelop je wilt gebruiken voor de samenvoeging. Selecteer je benodigde envelop.
Nadat je op "OK" hebt geklikt, wordt de envelop op je scherm weergegeven. Onder het tabblad "Verzendlijsten" vind je nu ook de mogelijkheid om ontvangers te selecteren.
Hier kun je een nieuwe lijst maken of je Excel-bestand selecteren. Kies het Excel-bestand en bevestig welke tabel je wilt gebruiken.
Alle ontvangers zijn nu beschikbaar in je document. Je kunt de ontvangerslijst bewerken om ervoor te zorgen dat alle benodigde gegevens correct zijn. Word stelt je ook in staat om de lijst te filteren of duplicaten te verwijderen.
Nu kun je de adresblokken voor de enveloppen definiëren. Klik op "Adresblok" om de adresonderdelen aan te passen die op elke envelop moeten verschijnen.
Als je specifieke eisen hebt voor de opmaak, bijvoorbeeld het vermelden van het land alleen bij internationale zendingen, kun je deze instellingen ook aanpassen.
Zodra je alles hebt ingesteld, zie je in het voorbeeldvenster hoe de envelop eruit zal zien. Als je wijzigingen wilt aanbrengen, kun je eenvoudig de positie van de adressen aanpassen.
Door te klikken op "Voltooien en samenvoegen" kun je het afdrukbestand maken. Je hebt ook de mogelijkheid om de enveloppen per e-mail te verzenden of over te brengen naar een nieuw document.
Je ziet nu dat Word elke afzonderlijke envelop heeft aangemaakt. Deze kun je nu naar je printer sturen of indien nodig verwijderen.
Samengevat heb je door deze stappen geleerd hoe je efficiënt enveloppen kunt afdrukken voor meerdere ontvangers door gebruik te maken van de Seriële Printing functie van Word.
Samenvatting
Met de eerder beschreven stappen ben je nu goed uitgerust om enveloppen in Word te maken en direct voor verzending voor te bereiden. Je kunt moeiteloos werken met grote hoeveelheden gegevens en binnen de kortste keren talrijke gepersonaliseerde enveloppen afdrukken.
Veelgestelde vragen
Welke formaten kan ik kiezen bij het afdrukken van enveloppen in Word?Standaard envelopformaten zijn DL, C5, C6, en andere gangbare formaten.
Hoe kan ik mijn ontvangerslijst aanpassen voor Seriële Printing?Je kunt de lijst in Excel bewerken om er zeker van te zijn dat alle relevante gegevens correct zijn.
Wat te doen als de adressen niet correct worden weergegeven?Zorg ervoor dat de kolommen in je Excel-sheet correct zijn benoemd en de adresblokken in Word juist zijn geconfigureerd.
Kan ik de enveloppen bewerken na het Seriële Printing?Ja, je kunt de gegenereerde enveloppen aanpassen in het nieuwe document voordat je ze afdrukt.
Kan ik enveloppen per e-mail versturen?Ja, je kunt de enveloppen ook rechtstreeks per e-mail verzenden, mits je de juiste instellingen in Word hebt gemaakt.
