Een mailing maken in Word - Een eenvoudige handleiding

Je wilt persoonlijke brieven naar meerdere ontvangers versturen en de aanhef individueel vormgeven? Met de functie Samenvoegvelden in Microsoft Word kun je dit snel en eenvoudig realiseren. Deze handleiding laat zien hoe je met behulp van een Excel-tabel ontvangers definieert en verschillende aanhefvormen zoals "Meneer" en "Mevrouw" correct gebruikt. Laten we direct aan de slag gaan en samen de stappen voor het maken van een effectieve samenvoegbrief doornemen.

Belangrijkste inzichten

• Je leert hoe je in Word een samenvoegbrief kunt maken en aanpassen.
• Het gebruik van een Excel-lijst maakt het eenvoudig om ontvangergegevens te beheren.
• Aanhalfomaten kunnen dynamisch worden aangepast om een persoonlijk tintje toe te voegen.

Stap-voor-stap handleiding

Volg deze stappen om een samenvoegbrief in Word te maken:

Stap 1: Start samenvoegbrief

Open eerst Microsoft Word. Navigeer naar het tabblad "Verzendlijsten" en selecteer de optie "Samenvoegvelden starten". Klik vervolgens op "Brieven" om het samenvoegproces te starten.

Stap 2: Selecteer ontvangerslijst

Vervolgens moet je de ontvangerslijst selecteren. Je kunt ervoor kiezen om een nieuwe lijst in te voeren, een bestaande lijst te gebruiken of Outlook-contacten te selecteren. In deze handleiding gebruiken we een Excel-tabel die op je bureaublad is opgeslagen.

Stap 3: Bewerk ontvangergegevens

Je kunt nu de ontvangerslijst bewerken. Via de gegevensbron, die in ons voorbeeld "Adressenlijst.xls" heet, kun je adressen toevoegen, duplicaten zoeken of filteren op specifieke criteria. Er wordt een overzicht getoond van achternaam, voornaam en aanhef.

Stap 4: Voeg adresblok toe

Voeg nu een adresblok toe door te klikken op "Adresblok". Hierbij kun je de juiste velden voor de aanhef en het adres selecteren. Word herkent de velden automatisch, zodat de benodigde informatie eenvoudig wordt overgenomen.

Stap 5: Controleer voorbeeld

Controleer het voorbeeld van de brief. Je kunt zien hoe het adres en andere inhoud in de brief verschijnen. Klik op "Voorbeeldresultaten weergeven" om er zeker van te zijn dat alles correct gerangschikt is.

Stap 6: Voeg onderwerp en datum toe

Voeg nu het onderwerp van je brief toe aan het voorbereide document. Schrijf bijvoorbeeld "Test samenvoegbrief" en voeg een datum toe. Hiermee geef je je brief een formele structuur.

Stap 7: Voeg aanhef dynamisch toe

Gebruik de hoofdletteropdrachten om de aanhef aan te passen. Met deze functie kun je onderscheid maken tussen "Geachte heer" en "Geachte mevrouw", op basis van de gegevens in je Excel-lijst.

Stap 8: Ga verder met samenvoegbrief

Schrijf nu de tekst van de brief naar behoefte. Je kunt een algemene tekst schrijven die voor alle ontvangers geldt. Zorg ervoor dat dit inclusief en aansprekend is geformuleerd.

Stap 9: Voer foutcontrole uit

Voer voor het afronden van de samenvoegbrief een foutcontrole uit. Klik door de individuele adressen en zorg ervoor dat er geen fouten in de aanroepindelingen of adresgegevens staan.

Stap 10: Afdrukken of verzenden van een mailing

Nu je mailing klaar en er goed uitziet, ga je terug naar het tabblad "Verzendlijsten" en klik je op "Voltooien en samenvoegen". Daar heb je de mogelijkheid om het document af te drukken, per e-mail te verzenden of de documenten op te slaan voor verdere bewerking.

Stap 11: Extra velden toevoegen

Indien nodig, kan je extra individuele velden in je brief opnemen, zoals bijvoorbeeld telefoonnummers. Kies de juiste kolommen uit je Excel-bestand om extra personalisatiewaarde toe te voegen.

Stap 12: Voltooiing

Na al deze stappen heb je succesvol een mailing aangemaakt. Je kan je document nu opslaan en desgewenst verzenden of afdrukken.

Samenvatting

In deze handleiding heb je geleerd hoe je met Microsoft Word op een eenvoudige en effectieve manier een mailing maakt. Je hebt het hele proces doorlopen, van het selecteren van de maillijst tot de gepersonaliseerde aanhef tot de laatste bewerking en het afdrukken of verzenden van je brieven.