Grafische markeringen
Acrobat biedt naast de annotatietools ook tools voor grafische markeringen. Je vindt ze na het tonen van de opmerkingenbalk in de categorie Grafische markeringen.
De symbolen van deze tools in de opmerkingenbalk geven al aan welke vormen je ermee kunt tekenen. Bij een muisaanwijzing wordt er ook een korte beschrijving van de markeringstool weergegeven.
In de bovenste rij vind je tools waarmee je gesloten vormen zoals rechthoeken, lijnen, pijlen en ellipsen kunt maken.
Met de tools in de rij eronder kun je eigen vormen creëren.
Met de pen kun je vrije vormen schetsen (dit is met de muis een beetje onhandig – met een grafisch tablet lukt het echter veel beter) en met de wisser ernaast correcties uitvoeren.
Je kunt grafische markeringen ook achteraf markeren met het selectiegereedschap. Ze krijgen dan een kader dat je kunt verplaatsen en schalen.
Met een dubbelklik wordt er een notitievenster geopend, waarin je een opmerking kunt schrijven.
Na het minimaliseren van de notitie wordt deze aan de vorm toegevoegd als een mini-notitiesymbool. Bij een muisaanwijzing wordt de opmerking weergegeven.
Opmerkingenlijst sorteren en filteren
Alle annotaties en grafische markeringen worden naast op de pagina ook extra opgeslagen in de opmerkingenlijst. Voor een perfect overzicht wordt daar het gebruikte gereedschap (zoals bijvoorbeeld de pen of tekstvervanging), de naam van de auteur (wat erg handig is bij meerdere betrokkenen), de pagina van de desbetreffende opmerking in het document en de tijdstempel weergegeven.
Helemaal bovenaan in de opmerkingenlijst bevindt zich een veld om een term in te voeren waarop de opmerkingen doorzocht kunnen worden. Met een klik op het kleine sorteersymbool kun je de logica van de volgorde waarin de opmerkingen in de lijst worden weergegeven aanpassen.
Met een klik op het kleine symbool rechts daarvan kun je opmerkingen ook filteren op criteria zoals type (dit verwijst naar de verschillende annotatie- en markeertools), controleur en status, om sneller een specifiek overzicht te krijgen.
Opmerkingen exporteren
Aan de rechterbovenkant van de opmerkingenlijst bevindt zich een kleine optieknop. Een klik daarop opent een menu met meer opdrachten. Met de optie Alles exporteren naar gegevensbestand maak je een FDF-bestand aan, waarin alleen de opmerkingen en markeringen van het huidige document staan. Dit bestand kun je gebruiken om opmerkingen uit te wisselen met andere gebruikers, wanneer het verzenden van het volledige document – bijvoorbeeld vanwege de bestandsgrootte – te onhandig zou worden.
De ontvanger importeert dit bestand op dezelfde manier in zijn ongeannoteerde document, waarna alle opmerkingen beschikbaar zijn.
Als het bronbestand van het PDF-document een Word-bestand is, biedt Acrobat met de functie Naar Word exporteren een aanzienlijk uitgebreide functie voor samenwerking tussen beide programma's, vergelijkbaar met de Bewerkingsmodus van Word.
Op die manier kunnen correcties die zijn aangebracht in het PDF met bepaalde tekstannotatietools direct worden geïmporteerd en overgenomen in het Word-bestand, zonder dat ze handmatig hoeven worden uitgevoerd.
Klik hiervoor in het Opties-menu van de opmerkingenlijst op Naar Word exporteren.
Hierna opent een venster met instructies voor het importeren van opmerkingen vanuit een PDF naar een Word-bestand.
Na een klik op OK opent zich een importeerdialog van Word. Hier zoek je via de knop Bladeren eerst het Word-bronbestand op. (Als het zich in dezelfde map als het PDF-bestand bevindt, staat het al ingevuld in het veld Word-bestand voor import van opmerkingen.)
In het gedeelte Selecteer de opmerkingstypen om te importeren kan indien nodig een filter worden ingesteld voor de te importeren opmerkingen. Klik vervolgens op Doorgaan.
Nu wordt het Word-bronbestand geopend en worden de opmerkingen geïmporteerd. Ze worden aan de rechterkant opnieuw weergegeven in een eigen balk en verwijzen met stippellijnen naar de relevante punten in de tekst. In een overlay-venster wordt aangegeven dat de import gelukt is en een samenvatting wordt getoond.
Om de correcties die in Acrobat zijn uitgevoerd over te nemen, klik je nu op Textwijzigingen integreren.
Het programma springt nu naar het eerste correctiepunt en in een nieuw venster kun je de wijziging overnemen door te klikken op Toepassen.
Als je de correcties individueel wilt controleren, klik dan op Doorgaan en vervolgens op Toepassen of Afwijzen. Als je een vinkje zet bij de optie Automatisch doorgaan, gaat Word automatisch naar het volgende punt van de opmerking.
Ben je ervan overtuigd dat alle correctievoorstellen moeten worden toegepast, klik dan op Rest toepassen. Na bevestiging van een veiligheidsvraag worden dan alle correcties in één keer overgenomen.
Markeringen en opmerkingen in het PDF-bestand die geen tekstcorrecties initiëren, kunnen niet direct worden overgenomen in het Word-bestand. Ze blijven zichtbaar in de controlebalk van Word voor handmatige afwerking.
Opmerkingssamenvatting maken
Om een samenvatting van opmerkingen bij de respectievelijke passages in het document te maken, klik je in het Optiemenu van de Opmerkingenlijst op de vermelding Opmerkingssamenvatting maken.
In het nu geopende venster kun je verschillende instellingen voor de output van de samenvatting maken, zoals gezamenlijke of afzonderlijke output van document en opmerkingen, formaat, lettergrootte en kleur.
Na een klik op Opmerkingssamenvatting maken …
… opent dit zich in de vooraf gedefinieerde vorm als een nieuw eigen PDF-document en kan indien nodig worden afgedrukt.
