Bestand verkleinen
Om een PDF per e-mail te verzenden of beschikbaar te maken voor een website, is het vaak nodig om de bestandsgrootte te verkleinen. Deze mogelijkheid wordt geboden door Acrobat via het menu Bestand>Opslaan als>Geoptimaliseerde PDF.
De menuoptie PDF met verkleinde grootte, die doet denken aan het gewenste doel, is eerder een uitdrukking van een wat ongelukkige vertaling, Adobe bedoelt hiermee namelijk een verlaagd versienummer voor een betere achterwaartse compatibiliteit (voor gebruikers met oudere programma versies).
De grootste brokken in een bestand zijn altijd de afbeeldingen (zoals gemakkelijk kan worden vastgesteld door op de knop Opslaginspectie te klikken), daarom zal een herberekening het grootste effect hebben. Mochten de standaardwaarden ingesteld op Gemiddeld niet voldoende zijn, dan kan je ook de kwaliteitsinstelling verlagen naar Laag of zelfs Minimaal.
Na een klik op OK, sla je het bestand op onder een nieuwe naam en kan je nu controleren welk effect de optimalisatie heeft gehad ten opzichte van het oorspronkelijke bestand.
Verborgen informatie verwijderen
Een andere actie kan worden gevonden in de Werkbalk in de categorie Beveiliging. Met de routine Verborgen informatie verwijderen kunnen metagegevens uit documenten worden verwijderd voordat deze aan andere personen worden doorgegeven (bijv. via e-mail).
Met een klik op de invoer begint Acrobat direct met het doorzoeken van het document op verborgen informatie. De status van dit werk wordt aan de linkerkant weergegeven met een voortgangsbalk. Het bestand wordt echter eerst alleen doorzocht op relevante informatie zoals metagegevens, verborgen tekst, links, etc., er wordt nog niets verwijderd.
Na de analyse worden de resultaten in een overzichtelijke lijst weergegeven in de vorm van een boomstructuur die kan worden uitgeklapt en een voorbeeld van de relevante informatie biedt. Onderdelen van de zoekresultaten die niet uit het bestand moeten worden verwijderd (zoals bijv. bladwijzers) kunnen selectief worden uitgeschakeld door het voorafgaande vinkje weg te halen.
Om uiteindelijk de overgebleven informatie te verwijderen, klik je nu op de knop Verwijderen.
Document opschonen
Met deze opdracht worden alle metagegevens, inclusief de bladwijzers, uit het document verwijderd. Er wordt geen selectie gemaakt. Het document moet daarom opnieuw worden opgeslagen. Dit wordt gedaan om ervoor te zorgen dat echt alle metagegevens uit een document zijn verwijderd voordat het wordt doorgegeven.
Gescand bestand optimaliseren
In de categorie Documentverwerking in de Werkbalk (en in de Actieassistent) vind je een actie om gescande documenten te optimaliseren. Een klik hierop opent een venster waarin nog details kunnen worden aangepast indien nodig.
Details van de standaardinstellingen van de filters voor het verwijderen van vervorming, achtergrond, enz. evenals de OCR-opties kunnen respectievelijk worden gecontroleerd en aangepast via de knoppen Bewerken.
Delen van documenten vergelijken
Als een bestand is gewijzigd, is het meestal moeilijk om de verschillen met de oudere versie te herkennen. Bij visuele controle worden details vaak over het hoofd gezien. Acrobat biedt hiervoor de actie Documenten vergelijken aan. Je vindt het in het menu Weergave.
In het venster dat wordt geopend, kan je door op de knop Selecteren te klikken het bestand selecteren waarmee het geopende document moet worden vergeleken.
Binnen de rubriek Documentbeschrijving wordt de selectie gemaakt of het voornamelijk tekst, afbeeldingen bevat of een mix van beide. Acrobat zal dan verschillende analyse-algoritmen toepassen.
Een vinkje in het selectievakje Alleen tekst vergelijken zorgt ervoor dat afbeeldingen en grafieken niet worden meegenomen in de analyse.
Na een klik op OK, analyseert Acrobat de twee documenten en opent vervolgens een samenvatting. Aan de linkerkant vind je een balk met de nieuw toegevoegde knoppen Vergelijken (of Compare). Hier kan je wijzigingen aan het Kleurschema maken (dit kan handig zijn als het document kleuren bevat waardoor de zichtbaarheid van de markeringen voor het tonen van de gevonden verschillen bemoeilijkt wordt) en de Dekking aanpassen. Indien nodig kan je ook een eigen nieuw Kleurschema maken.
Met de optieknop kan je naar verdere instellingen gaan, bijv. kan je beide documenten die worden vergeleken (indien het scherm groot genoeg is) naast elkaar laten weergeven.
Om de verschillen in detail te controleren, klik je op Beginnen: Eerste wijziging op pagina 1.
Nu toont Acrobat de eerste pagina in het document waarop wijzigingen zijn geanalyseerd. Deze worden gemarkeerd in verschillende kleuren, waarvoor een legende wordt weergegeven (kan worden gesloten met het sluiten kruisje). Om meer ruimte te krijgen voor de weergave, kun je met één klik op de kleine pijl de Vergelijken-balk ook sluiten. De gemarkeerde wijzigingen bevatten opmerkingen met de aangebrachte afwijkingen en worden weergegeven als een muisaanwijzing.
Voor een beter overzicht kun je ook de Opmerkingenbalk aan de rechterkant tonen, waarin alle wijzigingen duidelijk onder elkaar worden gedocumenteerd.
Om de Vergelijken-balk aan de linkerkant weer in beeld te brengen, klik je eenvoudig op de bijbehorende knop in de Navigatiebalk.
