Voor mensen met visuele of andere beperkingen zijn speciale functies nodig om de bruikbaarheid van een PDF-bestand te waarborgen. De basisvereiste voor een bruikbare toegankelijkheid is de structurering van het bestand. In deze structuur worden de verschillende elementen zoals hoofdtekst niveau 1, 2 etc., paragraaf, afbeelding met een korte beschrijving, tabel of decoratieve elementen elk als zodanig vastgelegd en vergemakkelijken zo de navigatie voor de gebruiker (bijvoorbeeld met het toetsenbord in plaats van de muis) en de oriëntatie. Deze structuurelementen worden tags genoemd. Aan de hand van deze tags kan de inhoud van een PDF-bestand logisch worden aangestuurd via de spraakuitvoer.
Naast een duidelijke taaltoewijzing en een gestandaardiseerde tekencodering moeten een duidelijke inhoudsopvolging en navigatiehulpmiddelen in de vorm van bladwijzers in langere bestanden worden vastgelegd.
Een andere optie voor toegankelijkheid is het dynamisch aanpassen van de regelafbreking bij een hogere zoomfactor, zoals bij visuele beperkingen nodig kan zijn, maar ook bij het lezen op smartphones of tablets. Deze weergave wordt in Acrobat terugvloeiing genoemd en ook hier is een passend gestructureerd bestand gunstig.
De optimale voorwaarden voor het creëren van toegankelijkheid zijn aanwezig wanneer er al in de brondocumenten zoals Word of InDesign met stijlen wordt gewerkt. Vervolgens kan deze structuur worden overgedragen naar het PDF-bestand en kan Acrobat daaruit tags genereren.
In de categorie Input en Output hulp van de Werkbalk bevinden zich de tools die relevant zijn voor het bewerken van de structuur. Grondinstellingen voor het bekijken aan de gebruikerszijde kunnen worden ingesteld met behulp van de Setup-assistent.
Op het tweede scherm hiervan kunnen indien nodig met name contrastrijke kleuren voor tekst en achtergrond worden ingesteld. Dit kunnen bij bepaalde visuele beperkingen andere zijn dan zwart en wit.
Ook de kleur van formulierenvelden kan hier worden aangepast.
Na een klik op de knop Volgende kun je in de volgende stap instellingen maken met betrekking tot de Leesrichting. Afwijkend van de aanbevolen standaard om dit uit het document af te leiden, kun je hier ook een andere bepaling maken.
Nadat je op Volgende hebt geklikt, kun je in stap vier bepalen of bij het voorlezen met behulp van een schermlezer alleen toegang moet worden verkregen tot de zichtbare pagina's of het gehele document.
Ook kunnen hier fundamentele instellingen worden gemaakt voor de weergave van pagina's als enkele of dubbele pagina's en het scrollen door afbeeldingen.
Als de zoom op een vaste factor moet worden ingesteld, activeer je het selectievakje Documentzoom overschrijven en kies je de gewenste waarde uit de vervolgkeuzelijst.
In de laatste stap van de Setup-assistent gaat het om automatisch opslaan - dit moet worden uitgeschakeld bij het gebruik van een schermlezer, omdat anders het document bij elke opslag opnieuw wordt geladen en het voorleesproces opnieuw begint.
Een nuttige optie is het selectievakje in het midden: wanneer dit is ingeschakeld, opent Acrobat een document met de pagina waarop het document voor het laatst is gesloten. Zo kun je meteen op de juiste plek verder lezen en hoef je in langere documenten niet eerst de aansluiting te zoeken.
Klik op de knop Klaar om deze basisinstellingen op te slaan.
Om de relevante kenmerken voor toegankelijkheid van een geopend document te controleren, klik je op de vermelding Volledige controle van input en output hulp in de Werkbalk.
Voor het starten van de controle kunnen nog diverse details worden ingesteld, zoals de locatie van het uitvoerrapport, de pagina's die moeten worden opgenomen of de categorie waarnaar de controle moet worden uitgevoerd (pagina-inhoud, formulieren en tabellen, alternatieve tekst en koppen of het gehele document).
Klik vervolgens op Start controle.
Acrobat analyseert nu het huidige document en geeft het resultaat weer op het navigatie-tabblad Toegankelijkheidscontrole aan de linkerkant van het scherm in de vorm van een boomstructuur. Dit overzicht is onderverdeeld in categorieën zoals Document, Pagina-inhoud, Formulieren, Alternatieve tekst, Tabellen, Koppen enz., die kunnen worden uitgeklapt door te klikken op het voorafgaande plusteken.
In de geopende categorie zie je de gecontroleerde details en het resultaat van deze controle.
Als alternatief voor dit overzicht kun je ook met een klik op het symbool voor het Contextmenu het uitvoerhulprapport laten weergeven.
Hier worden in een tabel de regels waaraan het document is gecontroleerd, een korte beschrijving van de regel en het resultaat van de controle weergegeven. De regels zijn gekoppeld aan hulppagina's van Adobe, …
… waarin precies wordt beschreven hoe te handelen in geval van een mislukte controle.
In de opties van het uitvoerhulprapport kun je dit ook als bijlage aan het PDF-document toevoegen (bijvoorbeeld, om het document door een andere gebruiker te laten bewerken) of openen als HTML-bestand.
Een handigere manier om de geschiktheid van een bestand voor toegankelijkheid te controleren, is door de actie Maak toegankelijk te gebruiken, die wordt meegeleverd met de standaardinstallatie en beschikbaar is in de actieassistent. Na erop te hebben geklikt …
… opent de actieassistent zich en begeleidt de gebruiker stap voor stap bij de verschillende taken, van het verstrekken van Titel, Onderwerp en Auteur, tot het indexeren van de afbeeldingen in het document en het identificeren van taal en tags, tot het uiteindelijke controleren van de toegankelijkheid.
Op deze manier kan zelfs de minder ervaren gebruiker succesvol een PDF-bestand omzetten in een toegankelijk document.
