Zo verbind je MS Visio met Excel voor betere diagrammen

Het integreren van MS Visio met Excel kan je helpen om gegevens visueel weer te geven en analytische diagrammen te maken die besluitvorming vergemakkelijken. Of het nu gaat om bedrijfsstatistieken, maandomzetten of productvergelijkingen, met de juiste koppeling kun je interactieve diagrammen maken van je Excel-gegevens in Visio. Deze handleiding laat zien hoe je effectief een Excel-werkmap met Visio verbindt om je gegevens visueel begrijpelijk te presenteren.

Belangrijkste inzichten

• Je kunt Excel-gegevens met Visio verbinden via slepen en neerzetten of de importfunctie.
• Er zijn verschillende methoden om Excel-gegevens in Visio-diagrammen te integreren.
• Updates in de Excel-gegevens worden dynamisch weergegeven in Visio.

Stapsgewijze handleiding

Stap 1: MS Visio en Excel voorbereiden

Open eerst MS Visio op je desktop. Je kunt het starten door dubbel te klikken op het pictogram of door te kiezen onder "Nieuw". Geef je nieuwe document bijvoorbeeld de naam "Excel" en kies een standaarddiagram. Om Excel aan te maken, druk op de Windows-toets samen met de pijltjestoets naar beneden, klik met de rechtermuisknop op het bureaublad, kies "Nieuw" en dan "Excel-werkmap".

Stap 2: Gegevens invoeren in Excel

Open het nieuw aangemaakte Excel-bestand en begin met het invoeren van gegevens. Vul in kolom A de maanden januari tot december in. Je kunt de maanden eenvoudig invoeren door de eerste cel te selecteren en vervolgens de Autofill-functie te gebruiken om de resterende maanden in te vullen. Voor de kolommen B en C kun je willekeurige getallen of bedrijfsoverzichten genereren met de formule "=ALEATOIRE.ENTRE.BORNES()".

Stap 3: Excel-bestand opslaan en sluiten

Nadat je de benodigde gegevens hebt ingevoerd in Excel, sla het bestand op. Gebruik hiervoor de sneltoets "Ctrl + S". Om Excel te sluiten, druk op "Alt + F4".

Stap 4: Verbinding maken tussen Visio en Excel

Om een verbinding te maken tussen je Excel-bestand en Visio, kun je het Excel-document slepen en neerzetten in het geopende Visio-diagram. Hierdoor wordt een directe koppeling met de gegevens tot stand gebracht, die je altijd kunt openen door dubbel te klikken op het diagram.

Stap 5: Diagram maken

Met de gemaakte verbinding kun je een diagram maken in Visio. Gebruik de sneltoets "Ctrl + Q" om een eenvoudig lijndiagram voor je gegevens te tekenen. Verplaats vervolgens het diagram naar een nieuw blad om de weergave te optimaliseren.

Stap 6: Diagram aanpassen en opslaan

Je kunt het diagram aanpassen door de grootte te wijzigen of de weergave te bewerken. Sla na wijzigingen het Visio-document op om je voortgang niet te verliezen. Bij het sluiten van het diagram zul je zien dat de koppeling met Excel behouden blijft.

Stap 7: Externe gegevens importeren

Als je meer gegevens uit Excel wilt importeren, kun je dit doen via het tabblad "Gegevens" in Visio. Hier vind je de optie "Snel importeren", waarmee je een Excel-bestand (bijv. "visio.xlsx") kunt kiezen en de stappen voor gegevenskoppeling kunt uitvoeren.

Stap 8: Gegevens verbinden met vormen

Je kunt nu vormen in Visio invoegen die verbonden zijn met je Excel-gegevens. Dupliceer een reeds bestaande vorm en pas de benaming aan volgens de gegevensreeksen A, B en C. Klik met de rechtermuisknop op de vorm en selecteer vervolgens de desbetreffende gegevensreeks om de verbinding tot stand te brengen.

Stap 9: Updates uitvoeren

Een van de voordelen van de koppeling is dat bijgewerkte gegevens in Excel dynamisch worden weergegeven in Visio. Je kunt je Excel-cellen wijzigen en de updates uitvoeren met de "Alles bijwerken"-opdracht in Visio. Hiermee zorg je ervoor dat je visualisaties altijd de meest recente informatie bevatten.

Samenvatting

De koppeling tussen MS Visio en Excel stelt je in staat om je gegevens effectief te visualiseren. Je hebt geleerd hoe je gegevens in Excel invoert, ze importeert in Visio en dynamische updates uitvoert om je diagrammen up-to-date te houden. Met deze stappen kun je je presentaties en rapporten aanzienlijk verbeteren.