Organigrammen zijn niet alleen een elegante manier om hiërarchische structuren weer te geven, maar ook een waardevol instrument om de duidelijkheid binnen een organisatie te bevorderen. MS Visio biedt veelzijdige functies om zo'n diagram te maken en gemakkelijk aanpassingen te doen. In deze handleiding lees je hoe je effectief een organigram in Visio kunt maken om de structuur van je bedrijf op een duidelijke manier te visualiseren.
Belangrijkste inzichten
- Visio bevat sjablonen voor diverse soorten organigrammen.
- De gebruikersinterface biedt specifieke tools om lay-out en ontwerp aan te passen.
- Afbeeldingen kunnen worden toegevoegd om een persoonlijk tintje te geven.
- De uitlijning en grootte van de vormen zijn flexibel instelbaar en kunnen naar wens worden aangepast.
Stapsgewijze handleiding
Begin met het openen van Visio en het starten van een nieuw document. Ga naar het startscherm en kies "Nieuw" om het bewerkingsgebied voor een nieuw diagram te openen. Hier vind je een verscheidenheid aan sjablonen die het starten aanzienlijk vergemakkelijken.
Klik op de pagina met sjablonen op het punt "Organigram". Je hebt ook de mogelijkheid om de online sjablonen van Office te doorzoeken. Typ eenvoudig "Organigram" in de zoekbalk en klik op het zoekpictogram of druk op Enter.
In het volgende dialoogvenster wordt u gevraagd of u een nieuw organigram wilt maken. U hebt ook toegang tot speciale sjablonen, zoals bijvoorbeeld een afdelingsorganigram of een hiërarchisch organigram. Kies daarom eerst het afdelingsdiagram uit en klik op "Maken".
Nadat het sjabloon is gemaakt, ziet u de eerste organisatiestructuur. Om de hiërarchische relaties tussen de medewerkers weer te geven, heeft Visio automatisch enkele vormen in uw tekengebied ingevoegd. Helemaal links in de gebruikersinterface vindt u specifieke vormen voor uw organigram.
U kunt deze vormen eenvoudig naar uw tekening slepen. Om de weergegeven informatie aan te passen, kunt u op de vormen klikken en deze aanpassen zoals u wilt. Klik op een vorm om de naam van de persoon die u wilt vertegenwoordigen in te voeren.
Hier kan bijvoorbeeld de directeur staan. Om een naam in te voeren, klikt u op het tekstveld en typt u de gewenste naam. De vormen van Visio stellen u ook in staat om afbeeldingen van medewerkers toe te voegen. Klik gewoon op het afbeeldingsbestand en voeg eenvoudig uw afbeelding toe.
Vervolgens laten zien hoe de lay-out kan worden aangepast. U kunt kiezen tussen horizontale en verticale lay-outformaten. Als u bijvoorbeeld een links uitgelijnde lay-out nodig heeft, selecteert u deze optie in het "Lay-out" menu. U kunt ook de afstanden tussen de verschillende vormen aanpassen, zodat uw organigram niet alleen informatief is, maar er ook aantrekkelijk uitziet.
Als u de pijlen tussen de vormen wilt aanpassen, is dat ook heel eenvoudig. Met een rechtsklik op de verbinding kunt u het type verbinding wijzigen, bijvoorbeeld tussen een rechte of gebogen verbinding.
Bovendien kunt u de kleur en de dikte van de lijnen aanpassen. U vindt het vulmenu in het opmaakgebied aan de rechterkant. U kunt bijvoorbeeld de kleur veranderen van blauw naar rood of de lijndikte vergroten.
Als u de uitstraling of de vorm van de vormen wilt veranderen, kunt u in Visio verschillende opties selecteren om deze aan te passen, bijvoorbeeld door te kiezen voor ronde vormen in plaats van vierkante. U krijgt ook de mogelijkheid om de hoogte en breedte van de vormen aan te passen naar uw wensen.
Vergeet niet om de weergave regelmatig aan te passen aan het huidige venster, zodat u altijd het beste zicht op uw organigram heeft. U kunt dit doen via de weergave-instellingen aan de rechterkant.
Als het organigram verder moet groeien, kun je op elk moment nieuwe vormen toevoegen en deze verbinden. Door eenvoudig connectoren toe te voegen tussen de vormen, kun je de hiërarchie duidelijk weergeven.
Samenvatting
In deze handleiding heb je geleerd hoe je een professioneel organigram kunt maken in MS Visio. Van het kiezen van sjablonen tot het bewerken van vormen tot het aanpassen van de lay-out - je bent nu goed voorbereid om de hiërarchische structuur van je organisatie effectief en aantrekkelijk te presenteren.
Veelgestelde vragen
Hoe selecteer ik het juiste sjabloon voor mijn organigram?Vanaf de startpagina van Visio kun je verschillende organigramsjablonen selecteren en aanpassen.
Kan ik afbeeldingen toevoegen aan mijn organigram?Ja, je kunt afbeeldingen toevoegen aan vormen om je organigram persoonlijker te maken.
Hoe pas ik de grootte van de vormen aan?De grootte van de vormen kan worden aangepast door te slepen aan de hoeken of zijkanten.
Kan ik de lay-out van mijn organigram aanpassen?Ja, onder het menu "Layout" kun je kiezen tussen verschillende rangschikkingen, zoals horizontaal of verticaal.
Moet ik de gegevens voor het organigram handmatig invoeren?Ja, je moet de gegevens en namen handmatig invoeren in de bijbehorende vormen om je organigram te maken.
