Documenten downloaden en kopiëren in Google Docs

Je wilt een document in Google Docs kopiëren of downloaden, maar je weet niet hoe je dat moet doen? In deze handleiding begeleid ik je stap voor stap door het proces. Of je nu een document wilt bewaren voor een collega of voor persoonlijk gebruik - hier vind je alles wat je moet weten.

Belangrijkste inzichten

• Je kunt documenten eenvoudig kopiëren en hernoemen.
• De download gebeurt in verschillende formaten, inclusief Microsoft Word en PDF.
• Documenten kunnen gedeeld worden en beschikbaar gesteld worden aan bepaalde gebruikers.

Dokument kopiëren

Om een document te kopiëren, ga je naar de menubalk en klik je op "Bestand". Daar vind je de optie "Kopie maken", die je moet kiezen. Deze stap zal direct het huidige document kopiëren. Zodra je dit hebt gedaan, krijg je een nieuw document, dat standaard "Kopie van [Documentnaam]" heet. Deze naam kan je meteen aanpassen, zodat je duidelijke aanduidingen hebt voor je kopieën.

Een voorbeeld: Geef het niet de naam "Kopie van 1", maar noem het naar het doel of de ontvanger, zoals "Kopie voor Fabio". Zo behoud je het overzicht over je bestanden.

Je hebt zelfs de mogelijkheid om de kopie beschikbaar te maken voor een bepaalde gebruiker. Als je meerdere gebruikers hebt, kan je iedereen individueel toegang geven. Zo wordt het gemakkelijk om meerdere versies van hetzelfde document te beheren, terwijl iedereen het liefst zijn eigen deel bewerkt.

In de volgende stap wordt gevraagd in welke map je het nieuwe document wilt opslaan. Je kunt een bestaande map kiezen of een nieuwe benoemen, bijvoorbeeld "Kopieën". Dit is vooral handig om de documenten netjes te organiseren.

Dit is een geweldige optie als je met verschillende mensen aan projecten werkt, omdat je ervoor kunt zorgen dat iedereen alleen toegang heeft tot de bestanden die voor hem bestemd zijn.

Dokument downloaden

Nu komt het gedeelte waar je je document kunt downloaden. Hiervoor ga je weer naar het menu "Bestand". Daar vind je een scala aan opties. Kies de optie "Downloaden", die je verschillende formaten biedt om uit te kiezen.

Een van de meest voorkomende opties is het downloaden als Microsoft Word-document. Als je doel is om het document buiten Google Docs te bewerken, is dit een uitstekende keuze. Het systeem zal het document opslaan onder de naam waaronder je het hebt benoemd in Google Docs.

Als je geen Microsoft Word beschikbaar hebt, kan je het document nog steeds bewerken in Google Docs of alleen online opslaan. Voor veel gebruikers kan het handig zijn om een lokale kopie te hebben die gemakkelijker gedeeld kan worden of zonder internetverbinding kan worden bewerkt.

Naast Microsoft Word kan je het document ook downloaden in verschillende andere formaten, zoals PDF, Open Document Format of zelfs HTML. Deze diversiteit zorgt ervoor dat je voor elke behoefte het juiste formaat kunt kiezen.

Als je bijvoorbeeld een eBook aan het schrijven bent, is het zinvol om je document als HTML te downloaden. Normaal gesproken gebruik ik vaak PDF voor het verzenden naar derden, omdat het het formaat is dat het minst veranderingen toestaat.

Dokument per e-mail versturen

De volgende mogelijkheid die je hebt, is om je document via e-mail te versturen. Ook dit kan via het menu "Bestand". Wanneer je voor de e-mailfunctie kiest, opent zich een nieuw venster waarin je de ontvanger, zoals in ons voorbeeld "Fabio", kunt toevoegen.

Hier is de optie om het document direct in de e-mail in te voegen of als bijlage te verzenden. Als je het volledige document als bijlage verstuurt, raad ik aan om het PDF-formaat te gebruiken. Zo ontvangt de ontvanger een kopie die niet bewerkt kan worden.

Als je ontvanger echter het document in een bewerkbaar formaat nodig heeft, stuur het dan als een Word-document. In elk geval kun je met deze opties flexibel omgaan.

Samenvatting

In deze handleiding heb je geleerd hoe je met Google Docs documenten kunt kopiëren, downloaden en per e-mail kunt verzenden. Het proces is eenvoudig en dankzij de verschillende beschikbare formaten kun je ervoor zorgen dat je bestand voldoet aan de vereisten, of het nu voor samenwerking of voor persoonlijke doeleinden is.