Wie klantencontact wil onderhouden, moet zich intensief bezighouden met de manier waarop informatie snel en effectief wordt doorgegeven. Een Standaard antwoorden kan hierbij een cruciale rol spelen. Door geautomatiseerde antwoorden in te zetten, zorg je ervoor dat je klanten tijdig feedback ontvangen, wat op zijn beurt het vertrouwen in jouw communicatie verhoogt. Hieronder zal ik je stap voor stap uitleggen hoe je een dergelijke standaard antwoord maakt en daarnaast de mogelijkheden benut om telefonische feedback te verhogen.
Belangrijkste inzichten
- Een Standaard antwoord maakt het mogelijk om geautomatiseerde reacties op berichten te sturen.
- In het Standaard antwoord kun je eenvoudig je contactgegevens voor telefoongesprekken integreren.
- Door de personalisatie van de antwoorden verhoog je de betrokkenheid van je klanten.
Stapsgewijze handleiding voor het maken van een standaard antwoord
Begin met het maken van de noodzakelijke instellingen voor het maken van een standaard antwoord. Ga hiervoor naar het relevante tabblad in jouw automatiseringstool.
Klik nu op "Automatisering" en kies "Standaard antwoord". Hiermee leg je de basis voor jouw geautomatiseerde communicatie.
Wat is precies een Standaard antwoord? Het is een automatisch bericht dat wordt verzonden wanneer iemand jou een bericht stuurt. Het voordeel hiervan is dat je direct kunt reageren op inkomende berichten.
Om een nieuw Standaard antwoord te maken, klik je op "Stroom bewerken". Hier vind je de "Startstap" die het begin van jouw automatisering bepaalt. In deze stap wordt vastgelegd dat er een bericht binnenkomt en vervolgens een reactie wordt verstuurd.
Het skelet van jouw Standaard antwoord staat nu. Voeg een bericht toe dat je naar de persoon wilt terugsturen. Een goed voorbeeld van een antwoord kan zijn: "Hallo [Naam], bedankt voor je bericht!"
Om de naam van de persoon die je heeft geschreven gepersonaliseerd in te voegen, kun je plaatshouders gebruiken. Hierdoor voelt jouw klant zich direct aangesproken. Bijvoorbeeld: "Hallo Leon, bedankt voor je bericht!"
Vervolgens moet je een ruwe schatting van de feedbacktijd opgeven waarbinnen je contact opneemt met de klant. Je kunt bijvoorbeeld formuleren: "We nemen meestal binnen twee dagen contact op."
Een verdere toevoeging kan een knop zijn waarmee klanten de mogelijkheid krijgen om met een echt persoon te spreken. Je zou bijvoorbeeld kunnen formuleren: "Als je met een echt persoon wilt praten, klik dan op de onderstaande knop."
Hier kun je nu een knop toevoegen, bijvoorbeeld gelabeld als "Meer informatie". Via deze knop zou dan informatie over jouw telefoonnummer moeten worden weergegeven.
Voeg het telefoonnummer toe waarmee klanten direct contact met je kunnen opnemen. Een voorbeeld van de invoer zou er als volgt uit kunnen zien: "+49 111 111111". Gebruik hierbij het juiste formaat om het gebruikers gemakkelijker te maken om contact met jou op te nemen.
Klik ten slotte op "Opslaan" om jouw wijzigingen door te voeren. Je configuratie is nu compleet.
Het Standaard antwoord is nu ingesteld en kan nu live worden gezet. Optimaliseer het naar jouw wens!
Samenvatting
Het opzetten van een Standaard antwoord is een essentieel hulpmiddel om efficiënt te communiceren met jouw klanten. Door gepersonaliseerde antwoorden en de mogelijkheid tot direct contact verhoog je niet alleen de gebruikerstevredenheid, maar ook de kans op directe telefoongesprekken. Gebruik de beschreven stappen om jouw klantcommunicatie te optimaliseren.
Veelgestelde vragen
Hoe kan ik het Standaard antwoord personaliseren?Je kunt placeholders voor namen en andere individuele informatie gebruiken om een meer persoonlijke benadering te bereiken.
Wat moet ik vermelden in mijn Standaard antwoord?Het is zinvol om een terugmeldingstermijn te vermelden en een knop toe te voegen om contact op te nemen met een echt persoon.
Kan ik meerdere Standaard antwoorden maken?Ja, dat is mogelijk. Je kunt verschillende antwoorden definiëren voor verschillende soorten verzoeken.
