Interactieve formulieren in Adobe InDesign bieden een eenvoudige manier om PDF's te maken met invulbare velden, knoppen en vervolgkeuzemenu's. Deze functie is ideaal voor digitale documenten zoals aanmeldingen, enquêtes of contracten. Met InDesign kunt u formulierelementen zoals tekstvelden, selectievakjes en keuzerondjes invoegen en aanpassen om gebruiksvriendelijke en professionele formulieren te maken. In deze gids laat ik je stap voor stap zien hoe je interactieve formulieren maakt, exporteert en publiceert. Laten we beginnen en je ontwerp functioneel maken!
Adobe heeft InDesign CS6 uitgebreid met een lang gemiste functie: vanaf nu kunnen interactieve formulieren direct in het ontwerp worden gemaakt en als PDF-bestand worden geëxporteerd. Hiermee vervalt de tot nu toe noodzakelijke omslachtige omweg via Acrobat.
Voor het toewijzen van de gewenste functies biedt InDesign een nieuw paneel in het menu Venster>Interactief>Knoppen en formulieren.
Begin met het maken van het ontwerp voor het gewenste formulier. Voor de latere invoervelden sleep je vervolgens placeholders met het Rechthoekkadergereedschap (F) of het Rechthoekgereedschap (M) naar de benodigde grootte op. Let voor een beter overzicht op een zo uniform mogelijke grootte en uitlijning.
Vervolgens wijs je de gewenste functies toe aan de invoervelden. Selecteer hiervoor eerst de eerste box met het Selectiegereedschap (V). In het Formulieren-paneel kies je vervolgens het Type. De volgende mogelijkheden zijn beschikbaar:
• Selectievakje
• Keuzelijst
• Lijstveld
• Keuzerondje
• Handtekeningsveld
• Tekstveld
Voor Selectievakjes, Keuzelijsten, en Keuzerondjes kun je het beste de door InDesign meegeleverde sjablonen gebruiken. Deze vind je in het Contextmenu van het Formulieren-paneel.
Sleep het gewenste element eenvoudig met ingedrukte muisknop uit de palet naar het afdrukbord en plaats het daar. Je kunt het ook nog aanpassen aan je behoeften en schalen.
Formulieren-paneel via het vervolgkeuzemenu in het veld Type de bijbehorende functie toe.
Hieronder volgen de typische toepassingen van de formulierelementen:
• Selectievakjes: Deze worden gebruikt om een enkele of meervoudige keuze te maken.
• Keuzelijst: Met een Keuzelijst kan vanuit een vervolgkeuzemenu de gewenste optie worden gekozen (bijvoorbeeld bij de aanhef tussen meneer en mevrouw).
Maak eerst een Textraam in de benodigde grootte en plaats deze op het afdrukbord. De te selecteren inhoud (dus bijvoorbeeld meneer en mevrouw) worden eerst benoemd in het veld Lijstelementen van het Formulieren-paneel en vervolgens met een klik op het plusteken aangemaakt.
In het PDF-formulier verschijnt dan een kleine pijl aan de rechterkant van het veld, waarmee het menu kan worden uitgevouwd en de keuze kan worden gemaakt op de bekende manier.
• Lijstveld: Het Lijstveld werkt vergelijkbaar met het Keuzelijst, met als verschil dat de keuze van de lijstelementen niet via een vervolgkeuzemenu gebeurt, maar door te klikken op een op- of neerwaartse pijl.
• Keuzerondje: Hiermee kan een keuze worden gemaakt uit verschillende mogelijkheden. Je kunt zoveel velden naast elkaar plaatsen, groeperen, en deze vervolgens markeren als Keuzerondje. Om ervoor te zorgen dat InDesign de bijbehorendheid herkent, moet de naam voor alle elementen die bij een Keuzerondje horen hetzelfde zijn.
• Handtekeningsveld: Dit is alleen zinvol als de ontvangers beschikken over een digitale handtekening.
• Tekstveld: Veld voor het invoeren van eigen teksten zoals naam, adres, etc.
Alle velden kunnen in het gedeelte PDF-opties van het Formulieren-paneel worden voorzien van een beschrijving. Deze wordt dan weergegeven als tooltip wanneer er met de muis overheen wordt bewogen in het PDF-document. Extra opties zoals Afdrukbaar of Meerdere regels kunnen worden geselecteerd via de bijbehorende selectievakjes.
Ook de Lettergrootte voor het invullen van de formulievelden kan in InDesign worden ingesteld.
Om ervoor te zorgen dat er daadwerkelijk gegevens door de ontvanger worden ingevoerd in het desbetreffende veld, kun je het selectievakje Vereist gebruiken. De invoervelden van het geëxporteerde PDF-formulier krijgen dan een rode rand als er met de muis overheen wordt gegaan en afdrukken of verzenden zonder de gewenste informatie is dan niet meer mogelijk en leidt tot een foutmelding.
Een knop kun je ofwel zelf ontwerpen vanuit een tekstvak, of je kunt gebruikmaken van de standaardknoppen die al zijn meegeleverd in InDesign (deze vind je in het palet menu van het formulierveld). Pas de grootte en de tekst aan naar jouw wensen.
Geef de knop een naam in het veld Naam. Wijs vervolgens met een klik op het plusteken de gewenste actie toe. De drie acties Formulier afdrukken, Formulier verzenden en Formulier resetten zijn waarschijnlijk de meest gevraagde. Om later met een klik op de knop het PDF-formulier naar een vooraf ingesteld e-mailadres te sturen, moet je deze invoeren in het URL-veld met de prefix mailto:.
Voor een Mouseover-effect kun je een tweede, aangepaste versie van de knop maken. Klik eerst in het gedeelte Weergave op de invoer Muis erover. Pas nu de knop aan (bijv. met een andere kleur of een slagschaduw, enz.) Deze staat wordt nu opgeslagen en wordt weergegeven bij een Mouseover.
