Kort veiledning og eksempel på redigering av en fakturamal

Her kan du lære hvordan du redigerer feltene i Word og oppdaterer alt i et Word-dokument. Kort forklart og deretter mer detaljert, med eksemplet på våre Word-fakturamaler.

Hurtignavigering

Kort veiledning: Rediger felter i Word og oppdater alt

Slik viser du alle feltfunksjoner for redigering av feltene i Word:

Marker hele dokumentet med snarveien Ctrl + A.
Åpne kontekstmenyen ved å høyreklikke.
Trykk på Aktiver/deaktiver feltfunksjoner.

Vise og skjule feltfunksjoner i Word — For å redigere alle feltene i Word, marker hele dokumentet og velg alternativet Aktiver/deaktiver feltfunksjoner fra høyreklikk-menyen.

Slik kan du oppdatere alt i et Word-dokument, som f.eks. felt eller innholdsfortegnelse:

Marker hele dokumentet med snarveien Ctrl + A.
Trykk deretter på tasten F9.

Oppdater felter i Word – generell funksjon av fakturamaler

Våre fakturamaler for Word inneholder felt for automatisk beregning av verdier. På dette eksempelet forklarer vi hvordan du redigerer individuelle og alle feltene i et Word-dokument:

Etter nedlastingen åpner du versjonen av Word-fakturamalen som har en beregningsfunksjon. Hvis du klikker på et tall i den bakre kolonnen der totalkostnadene beregnes, blir tallet grått. Dette skyldes at dette er felter med formler. I det viste eksempelet multipliserer feltet i kolonnen Total mengden som er angitt i linjen med den tilhørende enhetsprisen.

Felt i Word med eksempel på en regning — I dette eksemplet multipliserer feltet automatisk mengden med enhetsprisen.

Hvis du endrer verdier som et felt bruker til beregning, forblir resultatet i feltet uendret i begynnelsen.

Endringer i beregningene skjer ikke automatisk i Word. — Etter å ha endret referanseverdiene endres ikke feltene direkte av seg selv. I eksemplet ble mengden redusert fra 7 til 2 – totalprisen for denne posten vises imidlertid fortsatt feil som 7 000 €.

For at feltet skal utføre en ny beregning, må du oppdatere feltet. Det finnes tre alternativer for dette:

Oppdater et enkelt felt via kontekstmenyen: Høyreklikk på feltet og velg Oppdater feltene.
Oppdater et enkelt felt ved snarvei: Velg feltet ved å klikke med venstre museknapp og trykk deretter F9 på tastaturet.
Oppdater alle feltene i Word-dokumentet: Velg innholdet i hele dokumentet ditt ved å trykke på Ctrl + A. Trykk deretter på F9.

Oppdater feltene i Word. — For å oppdatere et enkelt felt, høyreklikk på det og velg alternativet "Oppdater feltene" i kontekstmenyen. Alternativt kan du velge feltet og trykke på F9.

Oppdater alt i Word. — Oppdater alt i et Word-dokument: Velg alt innholdet med snarveien Ctrl + A og trykk deretter på F9.

Legg til og rediger nye felt – tilpass fakturamalen

Det er sjelden at fakturaene dine har samme antall fakturaposter. Hvis du vil legge til flere poster, følg disse trinnene:

Klikk med høyre museknapp i linjen på den nåværende siste posisjonen. I kontekstmenyen velger du under Sett inn alternativet Sett inn linjer under.

Legg til en ny linje i en Word-tabell. — Eksempel på redigering av en fakturamal (trinn 1): Legg til en ny post i regningen ved å legge til en annen linje gjennom "Sett inn" i høyreklikk-menyen.

Fyll den nye linjen med ønskede verdier. For den bakre kolonnen for automatisk beregning av totalprisene tar du ganske enkelt et eksisterende felt: Marker et felt i en av de øverste linjene, kopier det og lim det inn i den nye linjen.

Kopiere feltene i Word. — Eksempel på redigering av en fakturamal (trinn 2): Kopier et felt fra en annen linje.

Når du nå oppdaterer feltet, vil du oppdage at verdiene er feil. Årsaken til dette er at formelen refererer til cellene som var angitt i feltet du kopierte. Du må derfor nå justere referansene i formelen.

For å vise formelen til et felt høyreklikker du på feltet og velger Vis/skjul feltfunksjoner.

Vise feltfunksjoner for et felt i Word — Eksempel på redigering av en fakturamal (trinn 3): Vis feltfunksjonene for det kopierte feltet.

Nå kan du endre referansene. Cellenummereringen fungerer akkurat som i Excel: Øverst til venstre i tabellen starter tellingen med celle A1.

Til det viste eksempelet: i kolonnen Total ble feltet for den nye posisjonen tidligere kopiert fra linje 5 i tabellen. For at den riktige verdien for linje 6 skal beregnes der, har vi satt referansene til D6 og E6.

Redigere felt i Word — Eksempel på redigering av en fakturamal (trinn 5): Når du har lagt til nye linjer, må du justere cellereferansene i nye felt deretter. I eksempelet ble verdiene fra tidligere D5 og E5 endret til D6 og E6.

Viktig: Også nettoprisen, beløpet for merverdiavgift og den totale fakturaverdien beregnes automatisk. Så snart du legger til nye linjer i tabellen din, må du også endre referansene der. Det samme gjelder hvis du fjerner eksisterende linjer.

Til det viste eksempelet: For at den nye linjen 6 også skal inkluderes i summene nederst, må referansene der også endres fra F5 til F6.

Rediger felt i Word — Eksempel på redigering av en fakturamal (trinn 6): Når du har lagt til nye posisjoner i tabellen, må du også justere referansene til summene. Venstre: Felter med opprinnelige referanser (til F5). Høyre: Felter med justerte referanser (med en ny posisjon i linje 6).

Når du har tilpasset alle formler riktig, skjuler du feltfunksjonene igjen (høyreklikk > Vis/skjul feltfunksjoner) og oppdaterer feltene.

Skjul feltfunksjoner og oppdater alt. — Eksempel på redigering av en fakturamal (trinn 7): Når du har justert alle referanser riktig, skjuler du feltfunksjonene igjen og oppdaterer hele dokumentet.

Rediger alle feltene og oppdater alt – Tips for en rask arbeidsflyt

For å raskt tilpasse fakturamaler til fakturaposisjonene dine, anbefales følgende arbeidsflyt:

Åpne Word-malen og legg til linjene for alle nye posisjoner på fakturaen din samt informasjonen om alle posisjonene. Eller fjern overflødige linjer.

Fylle fakturamalen i Word med posisjoner. — Rask arbeidsflyt (trinn 1): Juster tabellen slik at du inkluderer alle ønskede posisjoner. Du kan fjerne eller legge til posisjoner.

Kopier nå ett av feltene fra kolonnen med totalpriser og lim det inn i alle nye linjer.

Kopier feltene i Word. — Rask arbeidsflyt (trinn 2): Ta en eksisterende felt og kopiere det for kolonnene med de nye posisjonene.

Marker med snarvei Ctrl + A det hele dokumentet. Klikk høyre museknapp og vis alle feltfunksjoner via kontekstmenyen.

Marker alt og vis feltfunksjoner i Word — Rask arbeidsflyt (trinn 3): Marker det hele dokumentet og vis feltfunksjoner.

Tilpass nå referansene for alle nylig tilføyde felter samt for netto-, omsetningsavgift- og totalbeløpet.

Juster referanser i felt i Word. — Rask arbeidsflyt (trinn 4): Juster referansene i feltene.

Marker igjen det hele dokumentet, skjul feltfunksjonene via kontekstmenyen og trykk F9, for å oppdatere alle feltene.

Oppdater alt og rediger feltene

Hjelpesenter startside Redigere maler Word: Malerier redigerer