I vår hjelpeartikkel vil vi vie oppmerksomhet til en essensiell del av profesjonell dokumentasjon: innholdsfortegnelsen. En godt strukturert innholdsfortegnelse i Word er ikke bare ansiktet utad for ethvert dokument, men det letter også navigasjonen betydelig og forbedrer lesbarheten. Enten det dreier seg om vitenskapelige arbeider, årsrapporter eller personlige prosjekter, evnen til å lage en innholdsfortegnelse effektivt er en essensiell ferdighet.

I denne artikkelen presenterer vi to hovedmetoder for å lage innholdsfortegnelser i Microsoft Word: manuelt og automatisk. Hver metode har sine egne fordeler og bruksområder, avhengig av de spesifikke kravene til dokumentet ditt og dine personlige preferanser.

Manuelle innholdsfortegnelser gir deg full kontroll over utformingen og innholdet i oversikten din. Denne tilnærmingen er ideell hvis dokumentet ditt har en unik struktur eller hvis du trenger spesifikke formateringer som går utover Word-standardalternativene.

Automatiske innholdsfortegnelser, derimot, bruker de innebygde funksjonene i Word til å gjenkjenne overskrifter og undertitler og generere en innholdsfortegnelse basert på dette. Denne metoden sparer tid og er spesielt nyttig når du jobber med omfattende dokumenter, da endringer i dokumentstrukturen automatisk oppdateres i innholdsfortegnelsen.

For å belyse begge metodene omfattende, tilbyr vi ikke bare en skriftlig veiledning, men også en visuell video tutorial. Vårt mål er å gi deg verktøyene du trenger for å kunne lage en innholdsfortegnelse etter dine ønsker uavhengig av din tidligere kunnskap. Uansett om du er nybegynner eller en erfaren Word-bruker, vil vår hjelpeartikkel hjelpe deg med å ta dokumentene dine til neste nivå.

Lag en manuell innholdsfortegnelse i Word

En manuell innholdsfortegnelse i et dokument er en egenlaget oversikt over strukturen og innholdet i dokumentet. I motsetning til en automatisk innholdsfortegnelse som Word genererer ved å gjenkjenne og oppsummere overskrifter og undertitler, blir den manuelle innholdsfortegnelsen helt laget av brukeren. Dette betyr at brukeren selv skriver inn og formaterer kapittel- eller deltitlene samt de tilhørende sidetallene. Dette muliggjør full tilpasning når det gjelder design og innhold, men krever mer innsats, siden endringer i dokumentet ikke automatisk oppdateres i innholdsfortegnelsen. Manuelle innholdsfortegnelser er spesielt nyttige for dokumenter som krever en spesifikk eller ukonvensjonell struktur som automatiske innholdsfortegnelser ikke kan fange nøyaktig opp. I de fleste tilfeller brukes imidlertid automatiske innholdsfortegnelser for enkelhetens skyld.

Vi har laget en video om hvordan du lager en manuell innholdsfortegnelse her (den er en del av Trening Word-kurs for nybegynnere: Lær grunnleggende fra A til Å):

Tekstveiledning for manuell innholdsfortegnelse

Trinn 1: Forbered dokumentet

• Strukturer teksten: Før du begynner med innholdsfortegnelsen, bør du strukturere teksten din. Bruk overskrifter og undertitler for å definere strukturen i dokumentet ditt.
• Formater overskrifter: Marker overskriftene og bruk formatmalene "Overskrift 1", "Overskrift 2" osv. Dette hjelper Word med å gjenkjenne strukturen i dokumentet ditt.

Trinn 2: Velg posisjonen til innholdsfortegnelsen

• Forside: Bestem hvor innholdsfortegnelsen din skal vises. Vanligvis er den i begynnelsen av dokumentet.
• Ny side: Legg eventuelt til en ny side ved å trykke Ctrl + Enter på ønsket sted.

Trinn 3: Sett inn manuell innholdsfortegnelse

• Gå til fanen Referanser.
• Klikk på rullegardinmenyen i Innholdsfortegnelse-delen og velg Manuell innholdsfortegnelse.

Trinn 4: Legg til oppføringer manuelt

• Etter at du har satt inn den manuelle innholdsfortegnelsen, er det på tide å legge til oppføringene manuelt.
• Skriv inn tekst: Skriv inn titlene på kapitlene eller delene slik de vises i dokumentet.
• Tildel sidetallene: Legg til riktig sidetall ved siden av hver tittel.
• Formatering: Bruk tabstopp eller tabulatortasten for å justere sidetallene til høyre, og legg til en ledelinje hvis du vil.

Trinn 5: Oppdater og sjekk

• Selv om innholdsfortegnelsen din er manuell, bør du jevnlig sjekke og oppdatere den, spesielt hvis du gjør endringer i dokumentet som kan påvirke sidetallene.
• For å oppdatere innholdsfortegnelsen må du manuelt justere oppføringene og sidetallene, siden dette ikke skjer automatisk.

Tips til innholdsfortegnelsen i håndboken:

• Behold konsistensen: Pass på at formateringen av innholdsfortegnelsen din er konsistent for å opprettholde profesjonalitet.
• Bruk hyperkoblinger: For digitale dokumenter kan du legge til hyperkoblinger til overskriftene i teksten for å lette navigasjonen. Dette må imidlertid gjøres manuelt for hver oppføring.

Med disse stegene kan du opprette en manuell innholdsfortegnelse i Word som er perfekt tilpasset dokumentet ditt. Denne prosessen gir deg full kontroll over utseendet og strukturen til innholdsfortegnelsen din. Det er fornuftig å lagre innholdsfortegnelsen din slik at du alltid har den tilgjengelig sammen med flere profesjonelle Word-maler.

Opprette automatisk innholdsfortegnelse i Word

En automatisk innholdsfortegnelse i Microsoft Word er en funksjon som gjør det mulig å opprette og oppdatere en innholdsfortegnelse automatisk basert på overskriftsformatene som brukes i dokumentet. Word identifiserer de brukerdefinerte overskriftsnivåene (som Overskrift 1, Overskrift 2 osv.) og genererer en strukturert innholdsfortegnelse som inneholder titlene og sidetallene til avsnittene. Denne oversikten kan oppdateres når som helst for å gjenspeile endringer i dokumentet, for eksempel tillegg eller fjerning av tekst, flytting av avsnitt eller endring av sidetall. Den automatiske innholdsfortegnelsen forenkler betydelig dokumentopprettelsen, forbedrer navigasjonen i dokumentet og gir det et profesjonelt utseende.

Vi har en video om opprettelse av automatisk innholdsfortegnelse tilgjengelig her (den er en del av Opplæring Word-kurs for nybegynnere: Lære grunnleggende fra A til Å):

Text-veiledning for automatisk innholdsfortegnelse

Trinn 1: Formater overskrifter

Før du oppretter en automatisk innholdsfortegnelse, må du sikre at alle overskriftene i dokumentet ditt er riktig formatert med Word sine innebygde maler. Word bruker disse formateringene for å identifisere hvilke tekstdeler som skal vises i innholdsfortegnelsen.

• Merk kapitteloverskriftene dine og bruk malen "Overskrift 1".
• For underkapitler, bruk "Overskrift 2", "Overskrift 3" osv.
• Du finner disse malene under Start-fanen under "Formatmaler".

Trinn 2: Sett inn innholdsfortegnelse

Når overskriftene dine er formatert, kan du sette inn innholdsfortegnelsen:

• Gå til fanen "Referanser".
• Klikk på "Innholdsfortegnelse" og velg et format blant de tilbydde designene, eller klikk på "Tilpasset innholdsfortegnelse" for å tilpasse ytterligere alternativer.

Trinn 3: Tilpass innholdsfortegnelsen

Hvis du velger "Tilpasset innholdsfortegnelse", kan du tilpasse ulike innstillinger:

• Bestem om sidetallene skal vises og om de skal vises høyrejustert med lederlinjer.
• Velg hvor mange nivåer med overskrifter som skal være inkludert i innholdsfortegnelsen.

Etter at du har tatt dine valg, klikk på "OK", og Word setter inn en innholdsfortegnelse basert på overskriftene dine.

Trinn 4: Oppdater innholdsfortegnelsen

Hvis du gjør endringer i dokumentet ditt etter at du har satt inn innholdsfortegnelse, for eksempel legge til eller fjerne overskrifter eller endre teksten, må du oppdatere innholdsfortegnelsen:

• Klikk rett og slett på innholdsfortegnelsen.
• En knapp "Oppdater innholdsfortegnelse" vises. Klikk på den.
• Velg om du bare vil oppdatere sidetallene eller hele oversikten.

Tips:

• Sjekk formatmalene dine: Forsikre deg om at alle overskriftene er konsistente med Word sine formatmaler for å unngå feil i innholdsfortegnelse.
• Bruk forhåndsvisningen: Før du setter inn innholdsfortegnelse, kan du se en forhåndsvisning av innholdsfortegnelsen din i alternativene. Dette hjelper deg med å få en ide om hvordan den vil se ut.

Med disse stegene kan du opprette en profesjonell utseende, automatisk innholdsfortegnelse i Word-dokumentet ditt som letter navigasjonen og gir en strukturert oversikt over dokumentet.