Moderne trender og teknologiske utviklinger endrer gradvis mange av de tingene vi er vant til. En av disse endringene er overføring av en søknad via e-post, som har blitt et viktig skritt i jobbsøking og ansettelse. Bedrifter foretrekker til og med søknader via e-post fordi det eliminerer behovet for å returnere søknadsmappen med posten hvis det blir avslag.

Det er noen ting å huske på når du sender søknaden som e-post. Riktig formatering og sending av søknaden kan sterkt påvirke det første inntrykket arbeidsgiveren har av deg. I en e-post med søknadsdokumentene dine, er hvert detalj viktig, fra emnelinje til riktige vedlegg.

Hvorfor det er viktig å sende en søknad via e-post så nøyaktig som mulig?

Den korrekte overføringen av en søknad via e-post er starten på vellykket jobbsøking. For det første viser du at du er oppmerksom på detaljer og i stand til å følge instruksjoner fra starten av. Arbeidsgivere verdsetter søkere som utfører oppgaver nøye og kan reagere presist på krav. For det andre viser et godt skrevet følgebrev at du tar jobbsøkingen din alvorlig og profesjonelt. Det signaliserer til arbeidsgiveren at du virkelig er interessert i stillingen og er villig til å investere tid og krefter i forberedelsen av søknaden din.

Arbeidsgiverens første inntrykk dannes så snart han åpner e-posten din. Emnelinjen, hilsenen, innholdet og signaturen gir et bilde av deg før arbeidsgiveren leser CV-en din og følgebrevet ditt. En dårlig utformet eller slurvete skrevet e-post kan føre til et negativt inntrykk, selv om kvalifikasjonene og erfaringene dine samsvarer med stillingens krav. Derfor er riktig overføring av en søknad via e-post nøkkelen til en vellykket start på interaksjonen med en potensiell arbeidsgiver. Hvordan du gjør det riktig, avslører jeg nedenfor.

Oppbyggingen av en søknad via e-post

1. E-postmottaker
2. Skjult kopi
3. Emne for e-posten
4. Følgebrevtekst
5. Vedlagte filer

Viktig!

• PDF: Foretrukket format for dokumenter. PDF-er beholder formateringen sin og kan åpnes på alle enheter.
• DOC/DOCX: Akseptert, men PDF foretrekkes for å unngå formateringsproblemer.
• Størrelsesbegrensninger: Totalstørrelsen på alle vedleggene bør ikke overstige 5-10 MB. Noen bedrifter har egne grenser som kan angis i stillingsannonsen. Bare husk at mange postkasser ikke tillater e-poster med vedlegg over 10 MB.

Vår klare anbefaling er PDF-formatet fordi ikke alle bruker Microsoft Word, og det kan oppstå stilproblemer. Hvis du for eksempel bruker skrifttyper i Word-dokumentet ditt som mottakeren ikke har installert, vil de bli erstattet i dokumentet. Dette kan ødelegge layouten. Det skjer ikke med et PDF-dokument. Der sikres samme layout på alle enheter og systemer.

Forberedelse av en søknad via e-post

Forberedelse av en søknad via e-post krever grundighet og en grundig tilnærming til prosessen. Før du sender dokumentene, må du forsikre deg om at du er kjent med alle arbeidsgiverens krav. Dette inkluderer filformater, filnavn og innhold. Det er viktig at du tar hensyn til alle spesifikke instruksjoner som er oppgitt i stillingsannonsen. Ved å oppfylle disse kravene viser du at du er ansvarlig og kan følge instruksjoner. Videre øker korrekt forberedelse av dokumentene sjansene dine for suksess, da arbeidsgiveren vurderer både innholdet og formen på søknaden.

Gjennomgang av arbeidsgivers krav

Dette trinnet er ekstremt viktig, fordi den korrekte oppfyllelsen av alle krav viser at du er ansvarlig og oppmerksom. Denne gjennomgangen inkluderer følgende trinn:

E-posttekster for søknaden din - fire eksempler til deg

Forslag 1 - profesjonell og naturlig:

Emne: Søknad som [Stilling] - [Ditt Navn]

Kjære/frue [Navn],

Jeg sender deg herved mine søknadsdokumenter for stillingen som [Stilling] i ditt selskap. Jeg har med stor interesse lest annonsen deres og er overbevist om at mine kvalifikasjoner og erfaringer passer utmerket til kravene for denne stillingen.

I de vedlagte dokumentene vil du finne mitt søknadsbrev, min CV og mine attester. Jeg ser frem til muligheten for å kunne presentere meg personlig for deg og avslutter

med vennlig hilsen

[Ditt Navn]

Forslag 2 - profesjonell og klassisk:

Emne: Søknad om stillingen [Stilling] - [Ditt Navn]

Kjære/frue [Navn],

Med denne e-posten søker jeg på stillingen du har lyst ut som [Stilling]. Vedlagt finner du mine komplette søknadsdokumenter, bestående av søknadsbrev, CV og relevante attester.

Jeg er svært interessert i å jobbe i selskapet deres og ser frem til muligheten for å presentere meg personlig for dere. Jeg er selvfølgelig tilgjengelig for spørsmål når som helst.

Med vennlig hilsen

[Ditt Navn]

Forslag 3 - kreativ og smart

Emne: Deres nye [Stilling] venter på dere!

Hei frue/herr [Navn],

Jeg er [Ditt Navn] og annonsen deres har straks fanget min interesse! Som lidenskapelig [Stilling] har jeg akkurat det dere leter etter. Vedlagt finner dere mine søknadsdokumenter, som forhåpentligvis vil overbevise dere like mye som annonsen deres overbeviste meg.

Jeg ser allerede frem til å vise dere personlig hvorfor jeg er den perfekte kandidaten for denne stillingen.

Hjertelig hilsen

[Ditt Navn]

Forslag 4 - kreativ og modig

Emne: Søknad som [Stilling] - Den perfekte kandidaten er klar!

Kjære/frue [Navn],

Hva skjer når lidenskap møter kompetanse? Min søknad til selskapet deres! Vedlagt sender jeg deg mine dokumenter for den åpne stillingen som [Stilling], som jeg med stor entusiasme oppdaget på karrieresiden deres.

Jeg er spent på å kunne bidra med mine ferdigheter og ideer i teamet deres og håper vi snart kan bli bedre kjent.

Beste hilsener

[Ditt navn]

Sørg for å tilpasse teksten i henhold til din personlighet og bedriftskulturen.

E-postadressen hvor søknaden skal sendes

Navnet på e-postadressen du bruker til å sende inn søknaden din, er veldig viktig og kan påvirke arbeidsgiverens førsteinntrykk. Den bør være profesjonell, enkel og i tråd med allment aksepterte standarder for forretningskommunikasjon. Husk følgende:

Professionalitet

Det beste er å bruke ditt fornavn og etternavn. For eksempel: "alex.schmitt@example.com" eller "anna.komarrmann@example.com". Denne adressen ser profesjonell ut og gjør det enklere for arbeidsgiveren å identifisere deg.

Unngå å bruke uformelle eller for kreative elementer i e-posttittelen din. For eksempel kan adresser som "cooldude@example.com" eller "princess_123@example.com" virke uprofesjonelle og gi et dårlig inntrykk.

Enkelhet og lesbarhet

E-postadressen din bør være så enkel og lett å huske som mulig.

Bruk ditt fulle navn eller en tydelig forkortelse.

For eksempel: "a.schmitt@example.com" eller "a.komarrmann@example.com".

Bruk tegn som punktum og bindestrek for å gjøre adressen lettere å lese.

For eksempel: "alex.schmitt@example.com" ser bedre ut enn "alexschmitt@example.com".

Ingen unødvendige tegn

Unngå tall eller spesialtegn når det er mulig. De kan gjøre adressen vanskeligere å lese og huske, eller tillate feil tolkninger.

For eksempel ser "anna.komarrmann1991@example.com" dårligere ut enn "anna.komarrmann@example.com".

I Tyskland kan "anna.komarrmann88@example.com" være problematisk på grunn av 88. Det kan antyde fødselsdatoen, men det kan også tolkes som en forkortelse for en høyreorientert bakgrunn (H = 8 ... den åttende bokstaven i alfabetet. 88 er et vanlig uttrykk i nazi-miljøet i Tyskland for "H..L H....r").

Bruk profesjonelle domener

Bruk kjente og profesjonelle domener som "gmail.com", "outlook.com" eller "yahoo.com". Dette gir e-postadressen ekstra troverdighet. For eksempel: "a.schmitt@gmail.com".

Unngå å bruke domener som kan virke mistenkelige eller lite profesjonelle. For eksempel kan "anna.komarrmann@coolmail.com" virke mindre seriøs.

Husk at valg av riktig e-postnavn for søknaden din er en del av profesjonell kommunikasjon. En profesjonell, enkel og lesbare e-postadresse bidrar til å gi et positivt inntrykk på arbeidsgiveren og øke sjansene for suksess.

Hva annet du bør være oppmerksom på når du sender en søknad på e-post

For å sende inn søknaden som e-post, bør du forberede alle nødvendige dokumenter for søknaden - CV-en din, motivasjonsbrevet og tilleggsdokumenter som attester og referanser. Alle dokumentene bør lagres i PDF-format for å sikre at de er riktig formatert og vises slik du har laget dem. Dette vil sikre at dokumentene åpnes riktig på arbeidsgiverens ulike enheter.

Hvordan vedlegge filer riktig

1. Vedlegg filer til en e-post: Åpne e-postprogrammet ditt og skriv en ny e-post. Klikk på knappen for å vedlegge fil eller på det tilsvarende symbolet i e-postprogrammet ditt. Velg PDF-filene fra datamaskinen din og legg dem ved i e-posten.
2. Sjekk vedleggene: Etter at du har vedlagt filene, dobbeltsjekk at alle nødvendige dokumenter er inkludert. Forsikre deg om at det ikke er noen ekstra eller irrelevante filer.

Kontroller før du sender en e-post

1. Slutt sjekk av e-post: Sjekk e-posten for skrive- og grammatikkfeil. Forsikre deg om at all informasjon (arbeidsgiverens e-postadresse, emne, e-posttekst) er korrekt og at e-posten ser profesjonell ut.
2. Test sending: Før du sender søknaden til arbeidsgiveren, send en test-e-post til deg selv. På denne måten kan du sjekke hvordan dokumentene og e-postteksten vil se ut for mottakeren. Forsikre deg om at filene åpnes riktig og at alt vises korrekt.
3. Spør vennene dine om mening: Send e-posten til venner eller kolleger og be dem se på den fra arbeidsgiverens perspektiv. Deres kommentarer og inntrykk kan hjelpe deg med å legge merke til detaljer du kanskje har oversett.

Sende søknaden til arbeidsgiveren

Etter at du har kontrollert brevet ditt og fått tilbakemelding fra venner eller kolleger, kan du trygt sende det til arbeidsgiveren. Forsikre deg om at e-postadressen og navnet på mottakeren samt bedriftens navn er korrekt skrevet og at alle dokumenter er vedlagt.

Vanlige feil ved å sende en søknad til en arbeidsgiver

Hvert detalj er viktig når du sender en søknad per e-post, for selv den minste feilen kan påvirke arbeidsgiverens førsteinntrykk og resultatet av søknaden din som helhet. Selv om kvalifikasjonene dine passer perfekt til stillingskravene, kan uforsiktighet føre til et negativt resultat.

Hva er da de vanligste feilene som søkere gjør under sending av søknader per e-post.

Feil filformat

Den vanligste feilen er å sende dokumenter i formater som er vanskelige eller umulige å åpne. Dokumenter bør være i PDF-format, da dette formatet beholder formateringen og er lett å åpne på enhver enhet. Arbeidsgiveren kan mangle nødvendig programvare for å åpne visse filformater, noe som kan føre til at dokumentene dine ikke kan leses. Sørg derfor for å lagre alle dokumenter i PDF-format før sending. Send en test-e-post til deg selv for å bekrefte at filene åpnes korrekt. Ikke send komprimerte filer i ZIP- eller RAR-format heller. Bedriftens brannmur blokkerer slike e-poster direkte.

Feil emnefelt

Når du skriver emnefeltet i søknaden din per e-post, er det viktig å være presis og informerende. Et godt emnefelt inneholder navnet ditt og den eksakte stillingen du søker på. Om mulig bør også referansenummeret for stillingsannonsen oppgis. Dette gjør det lettere for arbeidsgiveren å tildele søknaden din og viser at du har studert stillingsannonsen nøye.

Unngå generelle eller uklare emnefelt som "Spørsmål om stillingsannonsen deres". Disse gir ikke arbeidsgiveren konkrete opplysninger og kan føre til at søknaden din overses. Emnefelt bør alltid være spesifikke og relevante, som for eksempel "Søknad som Markedsføringsansvarlig – Max Mustermann" eller "Søknad på deres stillingsannonse: Prosjektleder (Referansenummer 12345) – Lisa Schmidt".

Positive eksempler:

1. Søknad som Markedsføringsansvarlig – Max Mustermann
2. Initiativsøknad som Programvareutvikler – Anna Müller
3. Søknad på deres stillingsannonse: Prosjektleder (Referansenummer 12345) – Lisa Schmidt
4. Søknad om lærlingplass som Mediegrafiker – Jonas Becker
5. Søknad om praksisplass innen HR – Laura Fischer

Negative eksempler:

1. Søknad
2. Jobb
3. Spørsmål om deres stillingsannonse
4. Cv fra Max Mustermann
5. Interessert i ledig stilling

Feil i e-postteksten

Husk at uavhengig av metoden du velger, vil skrivefeil og grammatikkfeil i e-postene dine, også i stillingsannonsen din, skape et inntrykk av uoppmerksomhet og slurv. De undergraver arbeidsgiverens tillit til din faglige kompetanse. Før du sender e-posten din, bruk automatisk stavekontroll i tekstbehandleren din. Les gjennom teksten flere ganger eller be en annen person om å sjekke den.

Manglende eller feil vedlagte dokumenter

Noen ganger kan det skje at dokumenter ikke er vedlagt eller er feil vedlagt. Derfor kan mangelen på nødvendige vedlegg føre til automatisk avvisning av søknaden din. Etter at du har vedlagt filene, sjekk igjen om alle nødvendige dokumenter er inkludert. Send en test-e-post til deg selv for å bekrefte at alle filer er korrekt vedlagt og åpnes på riktig måte.

Feil mottaker e-postadresse

En enkel feil som feilinntasting av en feil e-postadresse kan føre til at en e-post ikke når frem til riktig mottaker. Dette betyr at den ikke når arbeidsgiveren og at du mister sjansen til jobben. Når du fyller ut mottakerfeltet, bør du dobbeltsjekke det nøye før du sender det. Det beste er å kopiere adressen fra stillingsannonsen for å unngå feil.

Feil hilsen

Hvis du ikke kjenner en kontaktperson, skriv "Kjære damer og herrer". Det er optimalt å undersøke hvem som er den rette kontaktpersonen. I små bedrifter er det ofte administrerende direktør. I større selskaper er det personalansvarlige. Én telefonsamtale er nok, og du får vite hvem du bør henvende deg til. Pass på å stave navnet riktig. Sjekk det helst en gang til ved å sammenligne dataene med informasjon fra nettsiden.

De dårligste hilsenene vi har opplevd i vår bedrift ved søknader, var forresten "Hallo," uten noen kontaktperson.

Bruk en uformell e-postadresse

En useriøs e-postadresse, som f.eks. "cooldude123@example.com", kan gi et negativt inntrykk hos mange arbeidsgivere. Den kan oppfattes som et tegn på uprofesjonalitet og mangel på seriøsitet. Det kan også få tanken til å komme opp om at det er en spammelding. Pass på å bruke en profesjonell e-postadresse med ditt navn, f.eks. "alex.schmitt@example.com".

Manglende avslutningsfrase

Mangelen på signatur i tekstfeltet i en e-post kan få en e-post til å virke mindre offisiell og ufullstendig. Videre kan en tilsynelatende ubetydelig detalj som dette gi arbeidsgiveren inntrykk av dårlig kommunikasjon. Legg alltid til en høflig signatur på slutten av din forretnings-e-postkorrespondanse, for eksempel "Med vennlig hilsen, [ditt navn]".