Personalavdelingen høres tørt ut og undervurderes derfor ofte, selv om den spiller en avgjørende rolle i et selskaps suksess. En stor del av selskapets suksess avhenger av effektiv administrasjon og utvikling av ansatte, som er akkurat det personalavdelingen er ansvarlig for. Dette området sikrer at riktige ansatte blir ansatt, utviklet og motivert for å oppnå selskapets mål. Uten en velfungerende personalavdeling kunne ikke et selskap arbeide effektivt, siden det er ansatte som skaper den virkelige verdien.

Personalavdelingen: Hva er det?

Personalavdelingen er systemet for administrasjon av et selskaps personalressurser. Det omfatter alle prosesser relatert til rekruttering, utvikling, motivasjon og binding av ansatte. Det overordnede målet med personalavdelingen er å sikre at selskapet har nødvendige fagpersoner for å nå sine strategiske mål.

Enkelt sagt, tar personalavdelingen seg av at selskapet har riktig ansatte på riktige stillinger. For eksempel, når det opprettes en ny stilling, er personalavdelingen ansvarlig for å finne egnede kandidater, gjennomføre jobbintervjuer og ansette nye medarbeidere. Videre sørger dette området for at ansatte utvikler seg i henhold til selskapets behov, får passende betaling og arbeider i et trivelig arbeidsmiljø.

Personalavdeling og Personalavdelingen

Personalavdelingen er en overordnet term som omfatter hele spekteret av ansattforvaltning, mens Personalabteilung er en spesifikk del av dette. Personalavdelingen er ansvarlig for operative oppgaver, som å gjennomføre jobbintervjuer, utarbeide ansettelsesavtaler og administrere lønn. Personalavdelingen inkluderer også strategiske oppgaver som langtidsplanlegging for ansatte, ansattutvikling og bedriftskulturledelse.

For eksempel planlegger Personalavdelingen selskapets langsiktige mål med tanke på ansattutvikling, mens Personalavdelingen gjennomfører disse planene ved å organisere opplæring og føre medarbeidersamtaler.

Engelske termer som Human Resources (HR) eller Human Resource Management (HRM) har en lignende betydning som personalavdelingen. Disse termene brukes ofte synonymt, selv om "Human Resources" er mer vanlig internasjonalt, mens "Personalwesen" forekommer hyppigere i tyskspråklige områder.

Personalavdelingens Oppgaver

Personalavdelingen bekrefter sin rolle i selskapet ved å påta seg et bredt spekter av oppgaver som alle har som mål å effektivt håndtere ansatte og lede selskapet til suksess. Her er de viktigste oppgaveområdene til personalavdelingen i detalj:

1. Rekruttering av personell (Recruiting): Denne oppgaven begynner med å identifisere behovet for personell og omfatter å annonsere stillingsannonser, velge og evaluere kandidater samt gjennomføre jobbintervjuer. Målet er å tiltrekke de beste talentene til selskapet. Dette innebærer ikke bare å lete etter nye ansatte, men også nøye analysere hvilke kvalifikasjoner og ferdigheter som er nødvendige for de ledige stillingene. I tillegg spiller personalavdelingen en avgjørende rolle i onboarding-fasen for å sikre at nye ansatte integreres raskt og blir produktive.
2. Ansattutvikling (Employee Development): Kontinuerlig opplæring og utvikling av ansatte er en sentral oppgave for personalavdelingen. Dette inkluderer planlegging og gjennomføring av opplæringsprogrammer, seminarer og verksteder for å hjelpe ansatte med å forbedre sine faglige ferdigheter. I tillegg støtter personalavdelingen karriereplanleggingen ved å tilby muligheter for faglig utvikling og følger opp ansatte i deres karrierevei. Målet er å fremme ansatte slik at de ikke bare kan utføre sine nåværende oppgaver bedre, men også være forberedt på fremtidige utfordringer i selskapet.
3. Ytelsesvurdering (Performance Management): Regelmessige vurderinger av ansattes ytelse er nødvendige for å identifisere styrker og svakheter hos de ansatte. Personalavdelingen utvikler og implementerer ytelsessystemer som muliggjør en rettferdig og transparent vurdering. Basert på disse vurderingene utarbeides individuelle utviklingsplaner for å forbedre ansattes ytelse og målrettet hjelpe dem. Dette inkluderer også identifisering av ansatte med potensial for høyere stillinger i selskapet og å planlegge deres karriereutvikling.
4. Ansattbinding (Employee Retention): En av de største utfordringene for personalavdelingen er å øke ansattes tilfredshet og lojalitet for å minimere turnover. For å oppnå dette, utvikler personalavdelingen strategier som fremmer et positivt arbeidsmiljø og skaper attraktive insentiver, som fleksible arbeidstider, helseprogrammer eller opplæringsmuligheter. En annen viktig faktor er å fremme bedriftskulturen for å skape et arbeidsmiljø der ansatte føler seg verdsatt og motivert. Sterk ansattbinding bidrar vesentlig til selskapets stabilitet og effektivitet.
5. Arbeidsrett og etterlevelse av regelverk: Overholdelse av arbeidsrettslige forskrifter og interne retningslinjer er en essensiell oppgave for personalavdelingen. Dette inkluderer overvåking og administrasjon av ansettelsesavtaler, sikring av overholdelse av arbeidstidsregler samt beskyttelse av helse og sikkerhet på arbeidsplassen. Personalavdelingen må sikre at alle krav i arbeidsmiljøloven overholdes for å minimere juridiske risikoer samtidig som et sikkert og rettferdig arbeidsmiljø for alle ansatte sikres.
6. Personaladministrasjon (HR Administration): De administrative oppgavene til personalavdelingen inkluderer lønnsadministrasjon, feriehåndtering og vedlikehold av ansattmapper. Disse oppgavene er avgjørende for selskapets smidige drift. Personaladministrasjonen sørger for at alle data registreres og administreres korrekt slik at bedriftsdriften er effektiv og uten forstyrrelser. I tillegg spiller personaladministrasjonen en viktig rolle i organiseringen av medarbeiderfordeler og -ytelser samt behandlingen av ansattes henvendelser og anliggender.

Ansettelse (rekruttering) som en av hovedoppgavene innen personaladministrasjon

Det er en vanlig klisjé at personaladministrasjon hovedsakelig handler om å finne og ansette nye ansatte. Men nettopp fordi dette er en av de mest synlige oppgavene i personaladministrasjonen, har den en spesiell betydning, spesielt i dag, når det rett og slett mangler spesialister innen mange bransjer. Alle merker det når noen slutter og en ny kollega tar plassen deres. Noen ganger kan situasjonen til og med bli litt ubehagelig når noen blir sagt opp og du midlertidig må ta over arbeidet deres. Men dette viser bare hvor tilstedeværende ansettelse er i virksomhetenes hverdag.

Intern og ekstern rekruttering

Ansettelse kan skje på to måter: internt og eksternt. Begge metodene har sine egne fordeler og ulemper.

• Intern rekruttering: Ved intern rekruttering blir ledige stillinger innen virksomheten besatt av eksisterende ansatte. En av de største fordelene er at ansatte allerede er kjent med bedriftskulturen og kan raskt tilpasse seg sine nye roller. Videre motiverer utsikten til en forfremmelse ansatte til å utføre oppgavene sine med mer engasjement og lidenskap. En ulempe kan imidlertid være at kandidatpoolen er begrenset og at det kanskje ikke alltid er den beste personen tilgjengelig for den nye stillingen. Og det sies også ofte klisjéaktig: Hvis du fortsetter i bedriften etter utdannelsen, vil du alltid være lærlingen. Overført betyr dette at du må skille deg ut spesielt for å kvitte deg med den gamle rollen din og bli akseptert i den nye.
• Ekstern rekruttering: I denne tilnærmingen søkes nye medarbeidere utenfor virksomheten. Dette utvider kretsen av potensielle kandidater betydelig og gjør det mulig å bringe inn friske ideer og ny kunnskap i virksomheten. Imidlertid er ekstern rekruttering ofte mer tidkrevende og kostbar gjennom personalkonsulenter, headhuntere, stillingsannonseportaler osv. Det er også en risiko for at de nye medarbeiderne trenger lengre tid på å bli kjent med virksomheten.

Hvor leter man etter nye ansatte?

Fremfor alt er internett et sted hvor man leter. Plattformer som LinkedIn, XING eller StepStone er noen av de mest populære stedene der rekrutterere leter etter nye talenter. Disse plattformene har bred rekkevidde og muliggjør målrettet søk etter kandidater med spesifikke kvalifikasjoner. I tillegg benytter mange virksomheter egne karrieresider for å kunngjøre ledige stillinger og motta søknader.

Hvis oppgaven er kompleks eller den interne rekrutteringsavdelingen er overbelastet, tyr virksomheter ofte til private rekrutteringsbyråer. Disse byråene er spesialisert på å søke og velge kandidater og utfører oppgaven vanligvis effektivt, men mot en ekstra avgift. Kostnadene for denne tjenesten ligger vanligvis på 10-30% av den årlige lønnen til den nyansatte, avhengig av søkens kompleksitet og stillingen. Headhunter Heiko Mühle gir i intervjuet med oss innblikk i søknadsprosesser om ham.

Slik blir det klart at ansettelse, selv om det er en av de mest kjente oppgavene innen personaladministrasjon, samtidig er en av de mest krevende og allsidige.

Målsetninger for personaladministrasjon

Målsetningene innen personaladministrasjon kan deles inn i to hovedkategorier: økonomiske og sosiale mål. Begge er tett knyttet til hverandre og bidrar til slutt til å oppnå virksomhetens overordnede mål – nemlig å maksimere profitten.

Økonomiske mål

Hovedmålet med personaladministrasjon fra en økonomisk synsvinkel er å gjøre virksomheten lønnsom. Dette innebærer at personaladministrasjonen må sørge for at de rette ansatte er på rett sted til rett tid og at de jobber effektivt og produktivt. Det handler om å minimere kostnader og samtidig maksimere ytelsen. Konkret betyr dette:

• Optimal personaleplanlegging: Sikre at alle stillinger i virksomheten er riktig besatt og unngå over- eller underbemanning for å redusere unødvendige kostnader.
• Kostnadsbevisst personalutvikling: Opplærings- og videreutviklingsprogrammer må utformes slik at de gir høy avkastning og gjør ansatte i stand til å jobbe mer produktivt.
• Effektive lønns- og personalfordeler: Lønns- og personalfordelene må utformes slik at de motiverer de ansatte, samtidig som de er økonomisk bærekraftige for virksomheten.

Sosiale mål

I tillegg til de økonomiske målene har personaladministrasjonen også sosiale mål som tar sikte på å skape et positivt arbeidsmiljø og fremme de ansattes trivsel. Dette er ikke bare til fordel for de ansatte, men bidrar også indirekte til å oppnå økonomiske mål, da tilfredse ansatte vanligvis er mer produktive og lojale. De sosiale målene inkluderer:

• Tilrettelegging for ansattetilfredshet: Skape et arbeidsmiljø der ansatte føler seg verdsatt og godt støttet. Dette kan oppnås gjennom fleksible arbeidstider, helseprogrammer eller en åpen bedriftskultur.
• Støtte for arbeidslivsbalanse: Ved tiltak som lar ansatte balansere jobb og privatliv, bidrar HR til å redusere stress og forebygge utbrenthet.
• Sikre like muligheter og mangfold: Et mangfoldig og inkluderende arbeidsmiljø fremmer innovasjon og kreativitet. HR er ansvarlig for at alle ansatte behandles rettferdig og har like muligheter, uavhengig av kjønn, opprinnelse, seksuell orientering eller andre personlige egenskaper.

Selv om disse sosiale målene primært ser ut til å tjene interessene til de ansatte, støtter de til syvende og sist bedriftens overordnede økonomiske mål. Et harmonisk og støttende arbeidsmiljø bidrar til å redusere gjennomtrekken og binde ansatte til bedriften på lang sikt, noe som igjen sparer kostnader og øker effektiviteten.

Avslutningsvis kan man si at HR ikke bare administrerer ansatte, men spiller en strategisk rolle som avgjørende bidrar til bedriftens suksess. Ved å balansere mellom økonomiske og sosiale mål sørger HR for at bedriften er lønnsom samtidig som den skaper en bedriftskultur som lar alle se seg selv i en attraktiv arbeidsmiljø.

Mitt konklusjon for deg

Selv om noen kolleger kanskje betrakter HR som et område der det skjer lite, er virkeligheten en helt annen. Arbeidet innen HR er komplekst og krever høye kvalifikasjoner, omfattende kunnskap og mye erfaring med sosial omgang med mennesker. Dette området sikrer at bedriften fungerer sømløst ved å plassere riktig person på rett sted og sørge for kontinuerlig utvikling og motivasjon.

Forestill deg bedriften som en bil: De synlige delene som rattet eller dekkene er de ansatte som driver bedriften fremover. Men HR er som olje og bensin i kjøretøyet, som får alt til å fungere knirkefritt. Uten disse stoffene kan en bil ikke komme langt – akkurat som en bedrift uten en sterk HR-avdeling.

Vi er takknemlige for at du, kjære leser, har lest helt til slutten, og ønsker deg stor suksess i arbeidet ditt!