PowerPoint: Slik unngår du risikoer ved å bygge inn data

I det følgende vil du lære hvordan du kan sikre dine presentasjoner for å unngå å utilsiktet avsløre konfidensiell informasjon som potensielt kan ha alvorlige konsekvenser. Denne veiledningen vil hjelpe deg med å håndtere funksjonene til PowerPoint sikkert, spesielt når du legger inn data fra Excel.

Viktigste innsikter

• Å legge inn Excel-data i PowerPoint kan føre til uønsket datatap.
• Du bør alltid være oppmerksom på hvilke data du inkluderer i presentasjonene dine.
• Følsom informasjon, som ledelsens lønninger, bør ikke inkluderes i offentlig tilgjengelige presentasjoner.

Trinn-for-trinn-veiledning

Først vil vi se på hvordan du kan legge inn data fra Excel i PowerPoint uten å risikere sikkerheten til informasjonen din. Du vil lære om potensielle fallgruver og hvordan du kan unngå dem.

Trinn 1: Forbered Excel-data

Før du legger inn data i PowerPoint, bør du forsikre deg om at filen du ønsker å bruke inneholder riktig informasjon. Åpne Excel-filen din først og identifiser de relevante dataene.

I neste trinn kan du markere og kopiere området du ønsker å sette inn. Pass på at du ikke velger sensitive opplysninger.

Trinn 2: Sett inn data i PowerPoint

Åpne PowerPoint-presentasjonen din og velg lysbildet du ønsker å sette inn data på. Deretter velger du "Sett inn" og deretter "Innbygd data". Dette lar deg sette inn Excel-data i presentasjonen din.

Det er viktig å merke at PowerPoint er i stand til å redigere og vise data fra Excel. Når du redigerer dataene, gjøres dette direkte i PowerPoint uten at Excel-filen må åpnes.

Trinn 3: Gjennomgå sensitive data

Før du lagrer presentasjonen din eller deler den med andre, bør du gå gjennom all innlagt data. Spesielt bør du se etter om sensitive opplysninger som lønninger eller personlige data fra ledelsen er inkludert.

Det er avgjørende å gjennomgå alle lysbilder for potensielle sikkerhetsrisikoer og forsikre deg om at ingen konfidensielle data blir inkludert i presentasjonen. Dette kan i praksis bety at du betrakter data fra toppledelsens lønninger som spesielt sensitive.

Trinn 4: Lagre og del presentasjonen

Når du har gjennomført alle nødvendige kontroller, kan du lagre presentasjonen din og bestemme deg for om du vil dele den med andre. Pass på å bare dele filer som er sikkerhetssjekket.

Hvis du noen gang er i tvil om hvorvidt data er egnet til å brukes i presentasjonen din, kan det være lurt å vurdere å utelate denne informasjonen eller å holde temaet generelt for å unngå risiko.

Trinn 5: Kontinuerlig opplæring og bevisst håndtering

Til slutt er det anbefalt å alltid holde deg oppdatert på de nyeste utviklingene innen personvern. Sett deg inn i viktigheten av å bruke data på en personvernvennlig måte for å beskytte ikke bare din egen, men også dine kollegaers velferd.

Sammendrag

Å legge til Excel-data i PowerPoint kan være en praktisk funksjon, men det kan også innebære risikoer. Det er av største viktighet å forsikre seg om at ingen konfidensiell informasjon havner i presentasjonene dine. Du bør alltid dobbeltsjekke dataene dine og være klar over potensielle fallgruver for å beskytte deg selv og andre mot ubehagelige konsekvenser.