Effektivt overføre formater fra Word til InDesign

Å jobbe med Adobe InDesign blir betydelig lettere hvis du har gjort de riktige forberedelsene i Word på forhånd. Overføringen av formater og stiler fra Word kan være en utfordring, spesielt når dokumentene ikke er ordentlig forberedt. I denne guiden lærer du hvordan overføring av avsnitt og tegnformater fungerer og hvordan disse trinnene kan optimalisere arbeidet ditt i InDesign.

Viktigste funn

• En ordentlig forberedelse av Word-dokumentene påvirker kvaliteten på formatoverføringen til InDesign.
• Eksakte navneoverensstemmelser mellom Word- og InDesign-formater gjør importen betydelig enklere.
• Du kan effektivt parsere formatert tekst og tilpasse tekst som ikke er korrekt behandlet på noen få trinn.

Trinn-for-trinn-guide

Når du importerer Word-dokumenter til InDesign, er det avgjørende at forarbeidet i Word-dokumentet er godt gjort. Dette gjør det lettere å overføre formater og sikrer at arbeidet i InDesign går som smurt. La oss gå gjennom de nødvendige trinnene.

Først importerer du Word-dokumentet ditt til InDesign. Dette gjøres enkelt via menyen "Fil" og deretter "Plassere". Dette trinnet er spesielt viktig for at InDesign skal kunne registrere alle tegn- og avsnittsformater riktig.

Når filen er importert, bør du oppdage at InDesign allerede har overført en rekke formater fra Word. Det er spesielt fordelaktig når disse formatene i Word har samme navn som i InDesign. Dette fører til at InDesign automatisk bruker de riktige stilene, noe som i stor grad letter arbeidet.

Men hvis du arbeider med et uorganisert Word-dokument, kan det hende at effektiviteten lider. Det er sjelden at dokumenter i praksis er perfekt forberedt. Likevel kan du jobbe godt med mindre ideelle formater.

En nyttig funksjon i InDesign er muligheten til å tilordne importerte formater i etterkant. Anta at du har importert formatene "Overskrift 1", "Overskrift 2" og "Overskrift 3" fra Word. Disse formatene er lett gjenkjennelige ved det lille symbolet som signaliserer at det er importerte formater. Du kan da problemfritt tilordne disse formatene til overskriften din.

For å tilordne formatene, gjøres dette enklest gjennom slettingen. Sørg for at du ikke har valgt noe, og klikk deretter på det lille søppelbøtte-symbolet i hjørnet. InDesign vil deretter spørre deg hvilket format som skal slettes. På dette tidspunktet kan du velge "Overskrift 1".

Gjenta prosessen for "Overskrift 2" og "Overskrift 3". Du vil umiddelbart se en forbedring i formateringen, da farger og stiler nå blir anvendt mer konsistent.

Hvis du var klar til å gjøre noen innstillinger direkte ved importen, finnes det en måte å åpne importalternativene. For å gjøre dette, trykker du "Ctrl + D" for å plassere RTF-dokumentet ditt og holder nede Shift-tasten for å åpne importalternativene. Her kan du allerede på forhånd tilordne spesifikke formater til bestemte InDesign-formater.

Hvis du støter på noen problemer når du arbeider med InDesign og Word, kan det skyldes utilstrekkelig arbeid med tegnformater. Hvis det brukt fet skrift i Word-dokumentet, men det ikke er noe passende tegnformat tilgjengelig, kan tildelingen av disse formatene være vanskelig. Noen ganger, hvis forfatteren ikke gir tegnformater, må du midlertidig fjerne avsnittsformatet.

Løsningen ligger i å rydde opp i de skitne dataene i InDesign-dokumentet ditt. Noen ganger har man en tendens til å bruke enkle formateringer som fet eller kursiv skrift direkte i Word, noe som fører til avvik i formatet. InDesign viser dette med det lille pluss-tegnet ved siden av avsnittsformatet. Det betyr at ikke alt er registrert i det tildelte formatet og at du kanskje må gjøre noen justeringer.

Ved å følge disse trinnene kan du sikre at importen av Word-dokumentene dine til InDesign går så smidig som mulig. Den ryddige forberedelsen og anvendelsen av de riktige formateringen er nøkkelen til en vellykket layoutprosess.

Oppsummering – Overføring av formater fra Word til Adobe InDesign

I denne guiden har du lært hvor viktig en klar og presis forberedelse av Word-dokumentene er for import til InDesign. Du har sett hvordan du kan tilordne formater, justere dem manuelt og jobbe effektivt i forskjellige scenarier. Utfordringen med et uorganisert Word-dokument kan du imidlertid mestre ved å ta de riktige stegene for formatopprydding.