Effektiv logging av online møter med Otter.ai

Den effektive dokumentasjonen av møter er essensiell. Spesielt ved internasjonale eller engelskspråklige møter kan det være en utfordring å fange de viktigste informasjonene. Verktøyet Otter.ai tilbyr en praktisk løsning ved å automatisk spille inn samtaler og konvertere dem til tekst. I denne veiledningen viser jeg deg hvordan du kan bruke Otter.ai optimalt for å protokollføre dine online-møter.

Viktigste innsikter

Otter.ai er et kraftig verktøy som ikke bare logger samtaler under møter, men også identifiserer hvem som snakker og hva som blir sagt. Det fungerer med plattformer som Zoom, Google Meet og Microsoft Teams og muliggjør søk etter nøkkelord i opptakene. På denne måten beholder du alltid oversikten og kan til enhver tid få tilgang til informasjonen.

Trinn-for-trinn veiledning

Trinn 1: Registrering hos Otter.ai

For å bruke verktøyet må du først registrere deg hos Otter.ai. Gå til nettsiden til Otter.ai og klikk på "Sign Up". Nedenfor ser du hvordan påmeldingssiden ser ut.

Når du har logget deg på, får du tilgang til instrumentbordet ditt, som tilbyr alle nødvendige funksjoner. Her kan du administrere samtalene dine og planlegge nye møter.

Trinn 2: Koble til møteverktøyet ditt

Otter.ai kan integreres sømløst med vanlige møteverktøy. Etter pålogging har du muligheten til å for eksempel koble Zoom sammen med Otter.ai. Søk i innstillingene etter alternativet "Integrasjoner" og velg "Zoom". Det neste skjermbildet viser deg denne integrasjonsprosessen.

Følg instruksjonene som vises for å opprette forbindelsen. Dette tillater Otter.ai å automatisk delta i Zoom-møtene dine og ta opp dem så snart de starter.

Trinn 3: Forbered deg til møtet

Før du spiller inn et møte, er det nyttig å ha URLen til møtet klar. Gå enkelt inn i Zoom-møtet og kopier invitasjonslenken. Lim inn denne lenken i Otter.ai for å planlegge møtet. Skjermbildet viser hvordan inntastingsfeltet ser ut.

Her kan du legge til spesifikke detaljer for møtet, som dato og tid, for å sikre at opptaket starter til rett tid.

Trinn 4: Spill inn møtet

Nå er du klar til å spille inn møtet ditt. Forsikre deg om at opptaket er aktivert i Otter.ai før du starter møtet. Et enkelt klikk på "Record" er nok til å starte opptaket. Skjermbildet viser denne knappen i brukergrensesnittet.

Når møtet starter, begynner Otter.ai automatisk transkripsjonen og dokumenterer hvem som snakker og hva som blir sagt. Dette er spesielt nyttig for å forstå hvem som har bidratt med hvilken informasjon.

Trinn 5: Etter møtet

Etter møtet kan du se opptaket i Otter.ai. Du kan søke gjennom hele samtalen, søke etter spesifikke nøkkelord og redigere innholdet. Dette hjelper deg med å finne relevant informasjon raskt. Skjermbildet viser deg hvordan oppsettet for de lagrede samtalene ser ut.

Takket være søkefunksjonen kan du målrettet lete etter temaer som ble behandlet under møtene, for eksempel "kundehåndtering". Dette er en uvurderlig fordel når du ønsker å se tilbake på tidligere møter.

Trinn 6: Deling av opptak

Otter.ai lar deg også dele opptakene, hvis du ønsker å utveksle notater med kolleger eller teammedlemmer. Du kan enkelt kopiere lenken til opptaket ditt og sende den videre. Et eksempel på deleknappen vises i det neste skjermbildet.

Å dele informasjon er en flott måte å sikre at alle teammedlemmer har tilgang til de diskuterte emnene og at ingenting viktig går tapt.

Sammendrag

Otter.ai er et innovativt verktøy som lar deg effektivt ta opp og dokumentere online-møter. Med sin hjelp kan du spare tid på å ta notater under møtene og fokusere på innholdet. Ved å enkelt integrere det med møteplattformer som Zoom, kan du til enhver tid få tilgang til viktig informasjon.