Hvordan kan jeg profesjonelt, effektivt, økonomisk vellykket og juridisk sikkert utføre mitt første fotooppdrag?
Tilbud
Dere bør aldri bare definere dere selv ut fra prisen, men alltid også ut fra kvaliteten på det fotografiske arbeidet deres! Derfor er det forholdet mellom pris og kvalitet som må stemme, og som bør være avgjørende for å få et oppdrag! I tillegg er det forbasket vanskelig, nesten umulig, å gå fra et lavt prisnivå til å øke prisene igjen.
Hvis en tilbudt honorar virker for lavt for meg, takker jeg også av og til nei til en fotojobb. Tiden min er rett og slett for verdifull til å brukes på dårlig betalte jobber, for i den samme tiden kan jeg heller ta bedre bilder som fri arbeid.
Det å legge frem et tilbud er ikke bundet av en bestemt form. En e-post med teksten "Hei herr XY, jeg vil fotografere de 10 produktene som beskrevet til prisen av 800,- Euro pluss MVA" er fullstendig tilstrekkelig for å være rettslig bindende. Det er imidlertid alltid bedre å så utførlig som mulig spesifisere tilbudet, for å unngå senere uenigheter med kunden dersom vedkommende hadde en annen oppfatning av hvordan oppgaven skulle løses enn dere hadde. Så skriv tilbudet så grundig som mulig, selv om dere gjentar kundens kravskatalog på nytt.
Hvis det påløper reisekostnader i forbindelse med fotooppdraget, skal disse (i forventet omfang) oppgis i tilbudet. Om kunden derimot aksepterer en Rolls-Royce som leiebil er nok mer tvilsomt ...
I et tilbud bør det vanligvis inkluderes:
• Navn, adresse og rettsform for mottakeren av tjenesten (oppdragsgiveren)
• Tilbudsdato, eventuelt med opplysning om hvor lenge dere bindes av tilbudet
• Tilbudsnummer
• Antall forberedelses- og fotodager
• Oppgavebeskrivelse
• Planlagt dato
• Estimerte kostnader for assistenter, modeller, makeup-artister, osv.
• Omfang av de overleverte fotografier til kunden
• Omfang av bruksrettigheter tildelt kunden
• Teknologi som brukes av dere
• Avtalte oppgaver (omfang) av den postproduksjonen dere utfører
• Reisekostnader (for modeller, osv.)
• Kostnader for catering
• Frister for betaling (med nøyaktig angivelse av dato)
• Anmerkning "Bruken av fotografier er kun mulig etter fullstendig betaling."
• Anmerkning "Prisene er oppgitt som nettopriser, merverdiavgift legges til."
• Anmerkning: "Eventuelle andre påløpte kostnader, for eksempel kostnader for expressforsendelse osv., vil faktureres til oppdragsgiver etter dokumentasjon."
• Pauschalpris for reise og overnatting(er) eller opplysning om de forventede reise- og overnattingskostnadene • Deres bankinformasjon
• Ditt momsregistreringsnummer
• Avtalt forskuddsbetaling (hvis en slik er avtalt).
I tilbudet bør dere skrive ned alt dere kunne finne ut om det planlagte fotoshootet fra kundens side. Disse opplysningene er avgjørende for at begge parter er enige, slik at ingen side har andre oppfatninger (for eksempel om typen fotografering eller omfanget). Med denne fotoserien av et datasenter var leken med uskarphet en vesentlig del av bildet mitt som jeg også kommuniserte til kunden i tilbudet.
Hvis det ikke fotograferes for privatpersoner, men bildene skal brukes kommersielt av oppdragsgiveren, består fotografens hovedoppgave ikke lenger i å ta (ofte flere tusen) bilder, men i å tildele bruksrettigheter. Fotografen "tillater" kunden å bruke bildene han har tatt innenfor et bestemt omfang og for bestemte formål.
Tildelingen av bruksrettigheter skjer under saklige, geografiske og tidsmessige hensyn:
• Saklig differensiering: " Hva har kunden lov til å bruke bildene til?" Mulige saklige bruksområder kan for eksempel være: for nettbutikk, for bedriftsbrosjyre, for messeplakat, for avisannonse, for reklameplakat, for produktforpakning, osv.
• Geografisk differensiering: " Hvor, i hvilket område, har kunden lov til å bruke bildene?" Mulige geografiske bruksområder kan for eksempel være: i Düsseldorf, i Nordrhein-Westfalen, i Vest-Tyskland, i Tyskland, i Tyskland og Østerrike, i Europa, globalt, osv.
• Tidsmessig differensiering: " Hvor lenge har kunden lov til å bruke bildene?" Mulige tidsmessige bruksområder kan for eksempel være: den 24.12.2011, i desember 2011, i 3 måneder, i 1 år, i 5 år, osv.
Ved hjelp av bruksrettighetsskjemaet kan flotte tilbud skrives; det er til stor hjelp ved kalkulering, fordi det tillater differensieringer som tidligere, når man vanligvis kalkulerte etter tidsbruken, ikke var mulig.
Eksempel: Dere får en telefon. Dere skal fotografere telefonens venninne, i undertøy. Personen som ringer ønsker seg svart-hvitt bilder, fotograferingen skal vare i 4 timer. Dere aksepterer tilbudet om å gjøre fotograferingen for 300,- Euro (brutto). Dagen etter er det fotografering, bildene blir flotte, modellen får alle bildene deres på DVD med en gang. En uke senere får dere et nytt anrop. Personen som ringer er en venn av den første personen som ringte og samtidig markedsleder for en betydelig undertøysprodusent. Dere aner det allerede: Bildene falt i smak hos ham, nå skal dere fotografere en modell som selskapet stiller (og allerede er ferdig sminket på fotograferingsdagen) i undertøy, i svart-hvitt og i 4 timer. Når dere blir spurt om honorar, svarer dere med magefølelsen: 1.200,- Euro pluss merverdiavgift. Markedslederen er sjokkert; vennen hadde fortalt ham om fotokostnader på 300,- Euro brtto.
Hvordan forklarer dere nå forskjellen til markedslederen? Svaret er ganske enkelt: En privatperson viser bildene best i vennekretsen. Å publisere bildene, også på internett, er ikke lov med mindre det er uttrykkelig avtalt. En undertøysprodusent bruker bildene til reklame i magasiner og produktkataloger, på produktforpakninger, osv. Bildene blir altså publisert i betydelig omfang. Dermed er den høyere prisen for samme fotografiske arbeid og samme tidsbruk rettferdiggjort. I dette tilfellet må dere derfor før dere kan gi et tilbud, spørre om planlagt omfang av publisering, i en saklig, geografisk og tidsmessig kontekst. Deretter kan dere utarbeide et tilbud nøyaktig tilpasset de planlagte publiseringene.
Når dere kalkulerer et tilbud, er det ikke avgjørende hvor lang tid fotograferingen antas å ta, for da måtte en undertøysprodusent som vil bruke bildene til reklame betale akkurat det samme som en privatkunde, hvis begge fotograferingene skulle vare like lenge. Det viktigste er i hvilket omfang bildene senere blir brukt, altså publisert.
En svært god hjelp til å lage tilbud etter denne beregningsplanen er boken "Bildhonorare" fra Mittelstandsgemeinschaft Foto Marketing (MFM), utgitt av Bundesverband der Pressebild-Agenturen und Bildarchive e.V. (BVPA). Den koster (sammen med håndboken "Der Bildermarkt") 33,- euro.
Bekreftelsesbrev
Hvis du har blitt bedt om av kunden din (muntlig eller skriftlig), bør du oppsummere oppdraget i detalj igjen og sende det til kunden som et bekreftelsesbrev, helst per faks eller som et rekommandert brev. Her gjelder det å rydde opp eventuelle uklarheter og igjen informere kunden om betingelsene du vil arbeide med. Mens det er ofte rask enighet om de grunnleggende dataene for et oppdrag, lurer djevelen ofte i detaljene.
I de små bokstavene (altså i de generelle forretningsbetingelsene, AGBs) lurer det ofte mange uoverensstemmelser, og derfor tjener dette bekreftelsesbrevet til å informere kunden din på nytt om innholdet av dine AGB-er og samtidig gjøre dem til en del av kontrakten. Vesentlige punkter i AGB-ene kan være: fremgangsmåten ved forsinket betaling, kundens plikter etter å ha mottatt bildene, klageperiode, muligheter for forbedring, tvisteløsning, tilbakelevering av originaler/datamedier, bilderedigering, osv.
Gjennomføring
Fotooppdraget bør forløpe jevnt, effektivt ("gjøre riktige ting") og effektivt ("gjøre ting riktig"). For å sikre dette, bør du ikke knappe inn tiden du har til rådighet. Dessuten er det lurt å ha minst en eller flere assistenter med deg, selv om du er vant til å jobbe alene. Ikke bare for å hjelpe deg med oppsettet av blitsanlegget eller settet, men også slik at noen kan sendes ut når det trengs for å skaffe en manglende rekvisitt, catering, passende antrekk, etc.
Selv om du heller er av kaotisk natur og helst gjør 25 ting samtidig - ved gjennomføring av oppdrag vil en strukturert tilnærming hjelpe deg med å beholde oversikten og jobbe effektivt. Assistenter kan bidra til å ta på seg små oppgaver slik at du kan fokusere helt på det vesentlige - fotografering og samarbeid med kunden.
Til forskjell fra mange av mine kolleger har jeg alltid opplevd det som berikende når kundene var til stede personlig under fotoshootingen på settet. Dette sikrer at kundenes interesser blir fotografisk gjenskapt av meg. Samtidig forhindrer tilstedeværelsen av kunden eller en fullmektig at oppdragsgiveren kan reklamere på fotoopptakene, for hvis jeg fotograferer etter anvisningene fra en tilstedeværende fullmektig, kan jeg senere ikke holdes ansvarlig hvis resultatene ikke er etter kundens smak.
Forutsetningen er selvfølgelig at jeg jevnlig viser de digitale resultatene til fullmektigen - nesten som en midtveisstatus - helst på dataskjermen, og at jeg følger hans anvisninger eller forbedringsforslag.
Hvis ingen av oppdragsgivers ansatte er til stede under fotoshootingen, er det for å sikre lurt å sende noen fotoresultater per e-post til oppdragsgiveren av og til, slik at han kan kontrollere fremskrittet av fotoshootingen og "godkjenner" det som er oppnådd til nå. Hvis det skulle oppstå noe uforutsett, er det alltid bra å kunne ringe oppdragsgiveren på kort varsel. Sørg derfor for å også få mobilnummeret til kunden for alle tilfeller.
Etter at oppdraget er avsluttet, må bildene dine bli gjennomgått av deg før du sender dem til kunden. Den personlige gjennomgangen av fotografen hjelper deg med å oppdage eventuelle feil, for det er ingenting flautere enn når kunden ringer og har funnet feil mens du fremdeles ikke har peiling.
Gjør alltid 1-2 sikkerhetskopier på eksterne harddisker før du sender resultatene til kunden. Så enkelt som å legge de originale minnekortene i en konvolutt og sende den per post til kunden, går ikke!
Det ville være synd hvis resultatene av en oppdragsshooting gikk tapt. Lag alltid tilstrekkelige sikkerhetskopier!
Oftest vil oppdragsgiveren være til stede under fotoshootingen og ta med sin egen bærbare datamaskin. I dette tilfellet vil han ivrig forvente at du bytter det fulle minnekortet ditt med et tomt, slik at han kan laste ned og sjekke bildene på datamaskinen sin mens fotoshootingen fortsatt pågår.
Fakturering
Fakturaer med en fakturabeløp på 100 euro eller mer må oppfylle følgende krav for å bli godkjent av skatteetaten. Hvis fakturaen ikke oppfyller kravene, kan det hende at kunden din, med rette, nekter å betale den. Betaler han den likevel, kan det hende at skatteetaten nekter ham fradrag for inngående merverdiavgift eller ikke godtar fradragsberettigelsen for hele fakturabeløpet. Og det samme gjelder for deg: Pass på før du betaler en kreditorfaktura at følgende punkter er til stede:
• Betegnelse "Faktura"
• fullt navn og full adresse til faktura- og tjenestemottaker
• ditt navn og din adresse (adresse til fakturautsteder; kan også være virksomhetsadresse)
• ditt skatte- eller alternativt merverdiavgiftsidentifikasjonsnummer
• fakturadato (utstedelsesdato)
• fakturanummer (dette må tildeles i stigende rekkefølge og må være entydig; et bestemt format må ikke følges)
• utført ytelse (mengde og type levert materiale eller omfang og art av annen ytelse)
• leveringsdato (eventuelt standardformulering "Leveringsdato er fakturadato" brukes hvis ingen separat leveringsdato kan oppgis)
• vederlaget for fototjenesten spesifisert etter skattesatser
• merverdiavgiftssatsen som skal brukes (med mindre du er en "avgiftspliktig småforetak"; se nedenfor)
• det resulterende merverdiavgiftsbeløpet
• total fakturabeløp (anbefalt; er imidlertid ikke et lovpålagt element)
• bankinformasjon for utstederen (anbefalt; er imidlertid ikke et lovpålagt element)
• betalingsfrist (anbefalt; er imidlertid ikke et lovpålagt element).
For fotografer er det også tilrådelig å skriftlig dokumentere omfanget av bruksrettighetene som er tildelt på fakturaen. Bare som en påminnelse. På denne måten kan det ikke oppstå misforståelser hos kunden.
På fakturaen oppgis nettobeløpene for de enkelte fakturapostene, deretter opprinnelsesavgiften som totalt påløper, samt den totale bruttosummen som betalbar fakturasum. Hvis det ble avtalt en betalingsfrist i tilbudet eller under kontraktsforhandlingene, er det vanlig å oppgi dette igjen på fakturaen.
Hvis du er en momspliktig småbedrift i henhold til § 19 UStG (hvis du forble under en årsomsetning på 17 500 euro i fjor og forventes ikke å overstige 50 000 euro i inneværende år), er du fritatt fra å betale merverdiavgift til skattemyndighetene, så du trenger bare å oppgi beløpene for de enkelte postene og totalbeløpet. Ifølge loven er merverdiavgiften inkludert i disse postene; den trenger bare ikke spesifiseres og heller ikke betales til skattemyndighetene.
Maningsprosess
La oss håpe at kundene deres betaler i tide! Men dessverre skjer det ofte nok at fakturaer ikke blir betalt. Dette kan ha ulike årsaker. Noen selskaper betaler generelt fakturaer med flere måneders forsinkelse, noe som fører til renteinntekter. Andre vil gjerne, men kan ikke betale, for eksempel fordi de selv har begrenset likviditet. Mange venter selv på en betaling, for eksempel fra skattemyndighetene for en skatterefusjon. Andre prøver igjen å ikke betale eller bare delvis betale fakturasummen ved å påstå feil i det fotografiske arbeidet.
Hvis kunden deres ikke betaler fakturaen i tide, bør dere ikke true med en gang. Kanskje har fakturaen virkelig forsvunnet i papirarbeidet. Spør først høflig hva som har ført til forsinkelsen i betalingen. Hvis betalingen fortsatt ikke skjer, bør dere sette en passende frist (2-3 uker), etter at fristen har gått ut, bør dere gå til advokat.
Generelt sett er fakturaer forfaller umiddelbart, med mindre noe annet er avtalt. Hvis kunden deres ikke betaler innen fristen, er det ikke nødvendig med en ekstra purring for å komme i forsinkelse, han havner automatisk i forsinkelse ved fristoverskridelse. For å kunne bevise at kunden deres mottok fakturaen, anbefales det derfor å sende den på faks i tillegg til originalen. Eller direkte per rekommandert sending. Dette vil imidlertid ikke være god kutyme hvis man allerede mistenker på forhånd at kunden ikke vil betale.
Hvis kunden ikke betalte etter fristoverskridelse, bør man i praksis vente 1-2 uker før man høflig spør hvorfor fakturaen ennå ikke er betalt. Hvis dere nå innser at betalingen ikke er skjedd med vilje, vil man etter ytterligere en ukes utløp sende en purring, med forespørsel om betaling av det utestående beløpet. Påløpte purregebyrer (disse må være realistiske, så de vil være på nivå av ca. 3 til 5 euro) samt renter for overskridelse kan faktureres ekstra.
Renter for overskridelse beregnes med en sats på 5% (p.a.) over den europeiske sentralbankens (ECB) basisrente.
Etter en mislykket betalingspåminnelse bør dere oppsøke en advokat som vil, om nødvendig også gå til retten, for å kreve deres krav. Kostnadene som oppstår i forbindelse med dette, må skyldneren, altså kunden deres, dekke, med mindre det viser seg at han hadde en berettiget grunn til å nekte betaling, noe som er nesten umulig hvis dere har levert brukbare bilder av «middels art og kvalitet».
